Créer un tableau de bord interactif avec Excel 2016

Paramétrer le logiciel

Testez gratuitement nos 1300 formations

pendant 10 jours !

Tester maintenant Afficher tous les abonnements
Vous verrez ici la présentation et les rappels des quelques options à activer ou à désactiver lors de la construction de tableaux de bord.
05:51

Transcription

Nous allons maintenant parler de certaines options qui peuvent être utiles suivant les situations dans lesquelles vous vous trouvez avec vos Dashbords et vos business Scorecards. Ce sont des options ; Il faut quand même faire attention lorsqu'on les manipule, parce que certaines s'appliquent ensuite à tous vos fichiers. Ce qui veut dire qu'il faut aller les recocher suivant les situations et sachez que je ne ferai pas dans le cadre de cette formation, le code VBA qui gère le fait que ça doit les recocher quand le fichier est fermé. Et je vous explique pourquoi : lorsque des collègues à vous vont ouvrir votre fichier, vous ne pouvez pas tout recocher parce que peut-être que eux, ils auront eu au préalable, des paramétrages particuliers. Donc, en réalité, quand vos collègues ouvrent votre fichier avec un code, il faudra lire les paramètres qu'ils ont et les stocker dans des variables. Et ensuite, lorsqu'ils ferment le fichier eh bien allez analyser ces variables avec des structures conditionnelles, réactiver ce qui doit être réactivé. Donc, très vite, à expliquer et à faire d'ailleurs, ça va nous prendre entre dix, quinze minutes et en fait c'est plus l'objet d'une formation VBA qu'une formation Dashboard et business Scorecard. Donc, on va laisser ça de côté. Mais voyons les options en question. Donc, on va dans fichiers, options et on va commencer par l'onglet formules. Effectivement, il faut savoir que dès qu'on fait des Dashboards ou des business Scorecard avec Excel, on a des formules un tantinet compliquées. et suivant l'entourage qu'elle ont, les cellules avec les formules compliquées Excel va considérer qu'il y a des erreurs. Également, lorsque l'on protège nos feuilles, d'une certaine manière, Excel va considérer qu'il y a des erreurs. Et vous savez peut-être, du moins normalement, vous devriez le savoir à ce niveau-là d'Excel que lorsqu'une cellule a une erreur, il y a un petit indicateur qui apparaît en haut, à gauche de la cellule. Un petit indicateur vert qui va faire apparaître une balise de gestions des erreurs. Dans le cadres des business Scorecards et des Dashboards, on sait ce qu'on fait et on sait que ces erreurs n'en sont pas. En fait, on va désactiver, la détection des erreurs les plus courantes. Donc, c'est ce que je viens de décocher à l'instant. Et comme ça, on sera tranquilles. Mais il ne faudra pas oublier, du moins, tant que vous ne faites pas de VBA, de recocher par la suite, ceci quand vous fermez votre fichier et que vous travaillez dans d'autres fichiers. Ensuite, également, un problème qui arrive parfois avec certains Dashboards et business Scorecard, c'est que vous pouvez avoir des fichiers Xl avec une quantité massive de données. Donc quand je dis massive, on compte en quelques milliards. Et à ce moment là, avoir l'enregistrement automatique d'activé, ce n'est pas subtil. Ça va bloquer votre fichier Xl pendant des dizaines de minutes. Donc, il vaut mieux décocher cette option. Là dans le cas présent, on ne va pas dans cette formation, traiter de grosses quantités de données donc on va laisser ceci coché. Mais, c'est quand même une option à considérer suivant les situations, j'insiste. Ensuite, dans options avancées, pour ceux qui ont suivis la formation sur les fonctions de dates ou qui ont des connaissances équivalentes, je vous conseille fortement d'activer l'option utiliser calendrier depuis 1904 qui vous permettra comme vous le savez peut-être, de faire des calculs avec des heures négatives. Voilà, ça c'est tout pour les options qu'il y a dans cette boîte de dialogue. Et maintenant, peut-être un dernier mot : c'est qu'il y a parfois des gens qui font des formules complexes et qui sont très longues à calculer pour Excel ou qui font des formules moyennement complexes mais sur énormément de lignes. Ce qui fait qu'à chaque fois qu'une valeur est changée dans une des feuilles, ou que les sources de données sont mises à jour, (donc pour gérer les sources de données externes, je vous renvoie à la formation sur l'import/export d'Excel), eh bien, dès qu'une des infos est mise à jour, Excel, par défaut, recalcule et met à jour toutes les feuilles. Or, si une des feuilles vous pose problème parfois, il vaut mieux passer en mode de calcul manuel, ce qui se trouve dans l'onglet formules, options de calcul, manuel. Par contre, ce qu'il faut savoir quand vous êtes en manuel, pour le coup, il ne calculera plus rien ; je veux bien vous faire la preuve. Par exemple 2 et 2, je fais la somme ici, je valide par Entrer, puis ici, j'écris par exemple 3. Voyez, on a maintenant quelque chose d'extraordinaire : c'est que 2 + 3 = 4. Et en fait, comme il est en mode de calcul manuel, soit on appuie sur la touche F9 du clavier ce qui force la mise à jour ; soit on va aller dans le bouton ici qui s'appelle calculer maintenant, on clique là-dessus et comme vous pouvez le voir, ça met à jour. Le bouton calculer la feuille ne va activer et faire le recalcul que pour la feuille en cours. Alors que le bouton qui est au-dessus, fait pour toutes les feuilles. Donc, ça, c'est une option à considérer. Là, comme on ne va pas faire de techniques statistiques avancées du type Bootstrapping ou Jackknife ou test de permutation (j'en passe et des meilleurs), eh bien on va rester en mode automatique. Bon, là, je vais supprimer ces quelques données. Donc, voilà ce que je considère comme quelques options fondamentales à connaître avant de commencer à faire le business Scorecard ou le Dashboard et également avant, éventuellement de déployer votre fichier.

Créer un tableau de bord interactif avec Excel 2016

Concevez des tableaux de bord pertinents, qu’ils soient dynamiques ou non, avec Excel. Utilisez pour cela les fonctions, les graphiques, les segments, les macros, etc.

2h42 (27 vidéos)
Aucun commentaire n´est disponible actuellement
 
Logiciel :
Spécial abonnés
Date de parution :18 août 2016

Votre formation est disponible en ligne avec option de téléchargement. Bonne nouvelle : vous ne devez pas choisir entre les deux. Dès que vous achetez une formation, vous disposez des deux options de consultation !

Le téléchargement vous permet de consulter la formation hors ligne et offre une interface plus conviviale. Si vous travaillez sur différents ordinateurs ou que vous ne voulez pas regarder la formation en une seule fois, connectez-vous sur cette page pour consulter en ligne les vidéos de la formation. Nous vous souhaitons un excellent apprentissage avec cette formation vidéo.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !