Office 365 : L'essentiel d'Outlook

Organiser une réunion

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Transcription

Je vous propose maintenant de voir comment mettre en place une réunion, à partir de Outlook sur iPad ou sur iPhone. Alors je suis actuellement sur la messagerie de Outlook qu'est j'ai reçu une invitation pour une réunion de Sylvie Martin. Si je pose mon doight dessus, je vois que j'ai la possibilité de répondre. On me dit donc voilà, enfin le projet est presque terminé. C'est une réunion qui pas se passer avec, si je fais afficher plus, Antoine Maloin, et moi-même et Sylvie Martin. Si j'appuie sur réponse ici, je peux accepter. Je peux dire c'est provisoire, je peux refuser l'invitation. Si je fais accepter, automatiquement un mail est envoyé. Et si je vais dans mon calendrier, à la date du premier, je vais trouver puisque c'est le jour de la réunion, je vais trouver ma réunion inscrite dans mon calendrier. Donc ça c'est quand même extrêmement pratique. Maintenant si je veux moi créer une réunion, comment je fais ? Et bien, curieusement je ne passe pas par le calendrier, je passe par le mail, regardez ! Je vais y créer un nouveau mail que je vais envoyer à une personne quelconque. On va dire, par exemple, justement, tiens, à Sylvie Martin. Je pose mon doight sur son nom, je viens ici dans la partie texte, j'écris le texte correspondant à ma réunion ce qu'on va faire dans cette réunion. Ici je mets un petit objet, on va marquer qu'il y a test. Et donc, je dis que c'est moi Jean-Luc Delon qui l'envoit. Donc maintenant je suis là pour dire que je veux faire une réunion. Regardez bien comment je vais pratiquer. Je vais appuyer sur la troisième icône qui est à droite. Vous avez un trombone, vous avez une petite photo, et ensuite vous avez une petite torlux sur une feuille de calendrier. Lorsque je pose mon doight dessus, je peux envoyer les informations de disponibilité, dire quand est-ce que j'suis disponible pour faire une réunion. Ou je peux créer une invitation, on va faire les deux. On va commencer par envoyer des informations de disponibilité. Alors on va dire que:on va être disponible quand et par quand. Par exemple ici je pose mon doight, et puis ici je pose mon doight. Si je repose mon doight sur un des choix, ce choix disparaît bien évidemment. Donc comme ça, je peux choisir plusieurs dates avec des heures différentes, pour indiquer quand est-ce que je suis disponible. Une fois que ceci est fait, il me reste plus qu'à valider avec la petite coche. Regardez bien ce qui se passe dans le cours de mon mail. On me dit, ben voilà, j'ai des disponibilités le mercredi 21 septembre, le jeudi 22 septembre, etc. Donc c'est quand même assez pratique. Autre possibilité, bien sûr, c'est appuyer toujours sur la même icône et d'aller ce coup-là dans créer une invitation. Là je veux vraiment faire une réunion. Donc je vais marquer qu'il s'agit de réunion de fin d'année, de fin de saison par exemple, voilà ! En portant le texte, je peux donc indiquer jour entier pas jour entier etc. On va donner des heures, on va...être gentil, on va mettre des heures quelque part, vers 11:00 jusqu'à 12:15, et voilà. Le 21 semptembre, sûrement pas, on va prendre cette réunion pour par exemple, on va dire le dit, si si, octobre, je valide. Ensuite, c'est adressé à Sylvie Martin, j'appuie, mais pas que. Il y a Sylvie Martin mais y a aussi Antoine Maloin, et y a aussi...etc. Je peux choisir donc plusieurs contacts. C'est une réunion que je veux la faire, dans quel lieu? Je viens sur lieu et je vais indiquer un emplacement, on va marquer par exemple salle qui est la salle de réunion qui s'appelle la b153 chez nous, voilà. Et donc emplacement personnalisé, je choisis ça, salle b153. Est-ce que c'est une réunion Skype ? Non; je veux une alerte, oui ! 30 minutes avant, je valide. Et il me reste plus maintenant qu'à envoyer mon mail, mais... remarquez bien que j'ai en haut, au dessus du texte, je suis disponible aux horaires suivants: lundi 10 octobre dans la salle b153, je le fais une réunion. Donc à partir de là, je vais peut-être mettre un petit espace avant, par ici. On va faire un espace: je suis disponible aux horaires suivants. Voilà maintenant, il me reste plus qu'à envoyer donc tout simplement le mail. Et puis, la personne verra ce qu'elle peut faire avec ça. Si elle accepte, si elle refuse, si elle me propose d'autres dates, etc, je valide. Voilà le message est envoyé, et donc on me dit, dans un message de retour, déjà qu'il y a un conflit par rapport à une autre date qui a été prise. Peu importe, vous avez là le principe pour créer une réunion. Donc ce qu'il faut bien retenir, c'est que dans un calendrier, vous prenez des rendez-vous, mais si vous voulez faire une réunion, il faut passer par la messagerie.

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Date de parution :30 sept. 2016
Mis à jour le:30 sept. 2016

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