Office 365 : L'essentiel d'Outlook

Organiser par catégories

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Comment ajouter une ou plusieurs catégories à vos contacts ? Jean-Luc Delon vous donne la marche à suivre.
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Transcription

Nous savons qu'il est possible pour les messages notamment sur une boite mail de type POP3, de cataloguer nos différents messages à l'aide de catégories comme est-il au niveau des contacts. On va falloir se pencher un peu sur la question pour appliquer le même raisonnement aux contacts que aux messages. Nous savons que les contacts, nous pouvons les scinder dans différents dossiers. Maintenant, comme est-il des catégories, bien il suffit, dans un premier temps, de venir sur Liste de téléphone ou Liste tout court. Il n'y a que dans ces deux options que nous pourrons agir sur les catégories. Je vais venir par exemple sur Liste. Là, je m'aperçois que j'ai des colonnes qui font leurs apparitions et en haut de ces colonnes j'en trouve une qui s'appelle Catégories. Normalement je prends le tapis roulant bas de l'écran. Catégories, c'est la dernière colonne, celle qui se situe ici. Donc, c'est pas très très pratique plus ou moins pour moi. Donc, j'ai déplacé cette colonne. Alors, me direz vous comment fait-on pour déplacer une colonne ? Tout bêtement, je me positionne sur l'intitulé de la colonne, je maintiens le bouton gauche de ma sourie en foncé et là je glisse à l'horizontal pour amener finalement la colonne où je le souhaite. Donc, bah là je la ramène là où elle est actuellement c'est-à-dire à cet emplacement. Donc, vous voyez que on peut déplacer les colonnes absolument comme on le souhaite, il suffit tout simplement de glisser horizontalement. Autre petite chose au niveau des colonnes, on peut faire des tris sur les colonnes. Lorsque par exemple je clique sur FONCTION, vous remarquez que j'ai en premier les lignes vides et en dernier les lignes pleines, les lignes remplies. Si je reclique une autre fois, c'est exactement l'inverse. Donc ça veut dire quoi, ça veut dire j'ai fait un tri en ordre croissant ou en ordre décroissant tout simplement en cliquant sur l'intitulé d'une colonne. Ce que je vous montre là sur les colonnes dans les fiches Contacts Outlook, vous allez les retrouvez à l'identique dans l'explorateur Windows. Par exemple, vous allez le retrouver à l'identique dans pas mal de logiciels. Alors revenons dans nos catégories, je souhaite maintenant dire que Mme Nathalie Moudras, c'est la catégorie client. Comment est-ce que je peux faire cela ? Bien, je fais un clic droit sur le lien Mme Moudras dans la colonne Catégories, et là, je vais dire Définir le clic rapide clic gauche. Je vois apparaître cette petite boite dans laquelle je trouve Aucune catégorie, la Catégorie rouge, la verte, la violette ce sont les catégories que je n'ai pas modifier précédemment. Par contre là, je retrouve mes catégories à moi, catégorie Clients, Fournisseurs, Prospects, je vais dire que c'est un client, je clique dessus et je valide avec OK. Et donc, que se passe-t-il ? Et bien, il se passe que Mme Moudras, lorsque je clique dessus, maintenant, devient un client, mais il en va de même pour Hélène To, lorsque je clique dessus ça devient un client ou Florian Durand qui devient un client. Si je veux faire autre chose, si je veux affubler les autres personnes d'un autre thème en terme de Catégorie, je fais un clic droit, je reviens sur Définir le clic rapide, clic gauche. Je vais choisir maintenant, par exemple, Prospects, je fais OK. Et donc, les fiches sur lesquelles je clique se retrouvent affublées de la catégorie Prospects. Voilà donc, comment on peut jouer sur ces éléments. On peut bien sûr après faire un tri en cliquant tout simplement sur Catégories. Vous voyez que à ce moment là, tout ce qui est prospect est regroupé dans une catégories Prospects, tout ce qui est client dans une catégorie Clients. À tout moment je peux changer d'avis, si je clique sur Mme Hélène To, je retire sa catégorie. Et donc de par le fait, elle retombe dans les sans catégories, sans grades. Si maintenant je reclique dessus, et bien elle devient prospect puisque le dernier choix que j'ai fait c'est Prospects. Lorsque je change de présentation puis je viens en Téléphone, je vais aller complètement au bout. Là je retrouve mes catégories. Comme je vous l'ai l'indiqué tout à l'heure, on a la possibilité de déplacer ces catégories pour les amener à un endroit où elles sont un petit peu plus visible, si tel est votre besoin. Maintenant, je change d'affichage, je viens en mode Carte. En mode Carte, ben ma foi, je ne vois plus de catégorie, si je double clic sur une fiche, je revois ma catégorie à ce niveau là. Mais dans la fiche, je ne le vois pas dans l'affichage Carte, ni d'ailleurs dans l'affichage Carte de visite. Par contre, si je double clic dessus, bien évidemment, je le retrouve ici. Je ferme la fenêtre. Et si je viens en mode Contacts, bien à ma foi, je ne vois absolument rien et il faut que je double clic dessus et là même en double cliquant, je ne vois toujours rien. Donc, mode Contacts c'est vraiment un mode résumée, je n'ai pas du tout cette information. Donc, en Carte de visite, je peux la voir. J'ai la possibilité lorsque je la vois cette information de faire un clic droit dessus et de marquer, Effacer Prospects, ou de dire je veux changer la catégorie, je veux par exemple mettre en tant que Fournisseurs, je me suis trompé. Et bien voilà, j'ai Fournisseurs maintenant, donc là il est Prospects-Fournisseurs. Si je veux retirer Prospects, je fais clic droit, je fais Effacer Prospects, clic gauche. Et là, il n'est plus que Fournisseurs. Et donc une fois qu'on a donné une catégorie, on peut jouer sur ces éléments pour donc rajouter des informations au fur et à mesure des besoins. Voilà donc en quelques mots, comment travailler avec des catégories dans vos fiches Contacts.

Office 365 : L'essentiel d'Outlook

Envoyer, recevez, et gérez des e-mails et tirez pleinement parti d’Outlook dans sa version Office 365. Abordez les fonctions Contacts, Calendrier, Tâches et Notes, etc.

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Date de parution :30 sept. 2016
Mis à jour le:30 sept. 2016

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