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L'essentiel de Project 2013

Organiser les calendriers

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Renommez ou supprimez un calendrier. Puis, transférez-la dans un autre fichier dans un contexte de gestion de portefeuilles de projets.
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Transcription

Nous allons voir maintenant comment organiser les calendriers dans Microsoft Project. Alors, il faut bien comprendre ce qu'on entend par « organiser » dans ce logiciel. C'est, premièrement, de pouvoir renommer des calendriers, de les supprimer à condition qu'ils ne soient pas utilisés par une tâche ou une ressource sinon, on ne peut pas supprimer le calendrier. Et troisièmement, de pouvoir copier un calendrier d'un fichier à l'autre. Parce qu'effectivement, il faut savoir que si vous n'avez pas Project Server, ou vous n'avez pas acheté d'Add in, ou vous n'avez pas fait de macros ou de VBA, eh bien, les calendriers ne se mettent pas à jour automatiquement, de façon centralisée à travers tous les fichiers de votre organisation. Si par exemple, vous ajoutez un jour férié dans un calendrier donné, eh bien, si vous avez des centaines de fichiers de projets en cours, eh bien, vous allez devoir ajouter, soit à la main, ce jour férié dans tous les autres fichiers, soit aller dans l'outil « Organisateur » et aller passer le calendrier d'un fichier à l'autre à la main, un par un. Alors, voyons comment ça se passe. Pour aller dans l'« Organisateur », vous allez dans « Fichier », premièrement. Ensuite, il y a ici un gros bouton qui s'appelle « Organisateur ». Bon, on peut y accéder par ailleurs, mais c'est une des options. Quand on clique sur « Organisateur », on arrive ici dans une boîte de dialogue qui nous montre tous les types d'objets que l'on peut créer et gérer dans Microsoft Project. Il y a les « affichages », les « rapports », les « modules », les « tables », les « filtres », etcetera. Et paf, il y a les « calendriers ». Là, on remarque que actuellement, il y a, à droite, le nom de notre fichier avec le calendrier « 24 heures », « Équipe de nuit », etcetera. Donc, par exemple, le « 24 heures », je souhaiterais pouvoir le supprimer, je le peux. Le « Équipe de nuit » aussi, je le peux. Et maintenant, notre calendrier que j'avais mal nommé tout à l'heure, eh bien, je peux en profiter pour le renommer. Donc, là, par exemple « Filiale », je vais le réécrire correctement. Ok. Et comme vous pouvez le voir, mon calendrier, pour le coup, a un nom correct. Maintenant, la chose étant, c'est que l'Organisateur est rarement utilisé pour supprimer et renommer, mais surtout, pour passer un calendrier d'un fichier à un autre. Et comment se passe la technique ? Au fait, elle est très simple. Vous devez avoir votre fichier qui contient le calendrier de référence d'ouvert, c'est le cas. Imaginez que ce soit Micro-planning. Et vous devez avoir au moins un autre fichier ouvert. Ça peut être un fichier projets en cours où vous pouvez déjà avoir ouvert tous les fichiers de votre entreprise. À ce moment-là, vous choisissez le fichier qui apparaîtra ici dans la liste. Parce qu'en fait, ce que montre Project à gauche dans cette liste, c'est tous les autres fichiers ouverts même le modèle système qu'il y a sur votre ordinateur qui s'appelle : le « Global MPT ». Et par exemple, imaginez que je souhaiterais mettre maintenant ce « Organisation-Filiale » et ici, l'« Organisation-Filiale-Français », donc le suisse et le français, dans le modèle système de mon ordinateur. Je les copie. Évidemment, si un jour, je mets à jour le calendrier suisse et français avec des nouveaux jours fériés je peux tout à fait écraser les calendriers qu'il y a dans le modèle, Global MPT ou dans l'autre fichier de destination de votre choix. Si je fais « Copier », il va me dire : voulez-vous écraser ? Puis on fera oui. Et si maintenant, je fais « Fermer » et que je veux tester que ça fonctionne bien, regardez, je vais dans « FichierNouveau », ce fichier « Nouveau Projet » que vous avez là, c'est le Global MPT, en réalité. C'est ce fichier modèle que, normalement, les informaticiens remplacent par le modèle d'entreprise que vous avez créé. Mais là, ce n'est pas le cas, c'est le modèle vide de Microsoft. Et si je clique là-dessus, regardez, c'est un nouveau fichier vierge. Mais si on va dans l'onglet « Projet Modifier les horaires de travail », ici, je retrouve bien « Organisation-Filiale-CHE-VD » et « Organisation-Filiale-FRA-78 ». Donc, effectivement, on peut organiser les calendriers d'un fichier à l'autre, les renommer, ou même les supprimer, puisque je vous en ai fait la démonstration de toutes ces différentes manipulations. N'oubliez surtout pas une chose : c'est que ceci ne peut pas être automatisé sans Project Server ou sans l'achat d'un Add in, ou sans créer une macro, ou du VBA.

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Date de parution :28 juil. 2016

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