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Les fondements de la gestion du temps

Optimiser sa to-do list

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Nul doute que vous utilisiez ou que vous ayez déjà utilisé une to-do list. Mais savez-vous réellement comment faire une to-do list efficace et motivante pour atteindre vos objectifs ? C'est ce que vous allez voir ici.
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Transcription

Nous sommes nombreux à avoir déjà utilisé ou à utiliser une liste de tâches à faire, appelée le plus souvent « to do list ». C’est une méthode d’organisation simple qui permet de noter les choses à faire pour ne pas les oublier. La « to do list » est un moyen de vider sa tête et de se rassurer sur le fait qu’on ne va rien oublier. C’est un aide-mémoire qui nous aide à atteindre nos objectifs et qui est sensé nous éviter de procrastiner. Mais en réalité, ce n’est pas toujours le cas et nombreux sont ceux qui se plaignent d’être découragés, démotivés par le fait de ne jamais réussir à aller au bout de leur « to do list ». Pourtant dans la plupart des cas, si les « to do list » ne fonctionnent pas, c’est qu’elles ne sont pas faites correctement. L’erreur la plus souvent commise est de simplement noter les unes après les autres l’ensemble des tâches que vous avez à réaliser. La seule utilité à cela, est de vous donner une vision d’ensemble de tout ce que vous avez à faire mais sans ordre de priorité, sans « deadline », sans idée du temps que ça va prendre, ni de quel serait le meilleur moment pour faire les tâches. Alors, comment faire une « to do list » efficace ? Il suffit de respecter les cinq étapes suivantes. Tout d’abord, listez votre stock de tâches. Il est intéressant de déjà structurer cette première liste de tâches en ayant une trame de prête pour les tâches les plus récurrentes comme par exemple, les coups de fil à passer, les mails à envoyer, les dossiers à rendre ou les rendez-vous à fixer. Dans un second temps, notez une estimation du temps nécessaire pour accomplir chacune de ces tâches en essayant d’être le plus réaliste possible. Pour les tâches récurrentes, n’hésitez pas à sortir votre chronomètre, cela vous permettra d’avoir une idée précise du temps que prend chaque tâche en condition réelle. Troisièmement, fixez des échéances, des « deadline » pour chaque tâche. Cela vous permettra de les classer par ordre d’urgence. La quatrième étape est de définir les priorités. Vous avez une idée de l’urgence, maintenant il faut intégrer la notion d’importance pour classer vos tâches par priorité et donc dans l’ordre de réalisation le plus efficace. Pour cela, consultez votre agenda et prenez en compte les conditions requises pour pouvoir atteindre votre objectif et ainsi, définissez quand vous pourrez la réaliser dans les meilleures conditions possibles et donc de la manière la plus efficace, rapide et qualitative. Vous pouvez faire chaque soir faire votre « to do list » pour le lendemain mais rien ne vous oblige à faire une « to do list » journalière et vous pouvez également faire une « to do list » hebdomadaire que vous préparerez le vendredi pour la semaine suivante. En réalisant votre « to do list », en suivant ces cinq étapes, vous aurez la satisfaction de constater en fin de journée que votre « to do list » est vide, ce qui vous permettra d’être fier, serein et de maintenir votre motivation. Maintenant que vous avez la bonne méthode, vous avez la possibilité de choisir votre support. Vous pouvez décider de faire une « to do list papier » ou de faire une « to do list  électronique ». La « to do list papier » a certains avantages. Elle est toujours visible et à portée de mains. Vous pouvez la compléter à tout moment où que vous soyez. C’est facile et motivant. De plus, écrire permet de transférer l’idée de votre cerveau au papier. Ainsi matérialisée, la tâche est évacuée de votre tête et vous pouvez vous concentrer sur la tâche en cours. La « to do list papier » associe la satisfaction de finir et le plaisir de rayer une tâche. Mais vous pouvez aussi décider d’utiliser une « to do list numérique », telle que Outlook ou bien OneNote. La « to do list numérique » a l’avantage d’avoir des alertes pour vous rappeler vos tâches, d’être modifiable en un clic ou en un simple copier-coller. Si vous travaillez en groupe de projet, c’est également une excellente façon pour tout le monde de ne rien oublier et de savoir qui fait quoi, à quel moment et pour quand. On peut également parler de Trello, un outil très intuitif et simple avec les glisser-déposer et un bon mode de visualisation. On y a accès facilement sur mobile. C’est une interface graphique vraiment sympa mais en anglais uniquement et il n’y a pas de rappels. On peut également citer « Remember the milk » qui malgré son nom est un outil français qui a fait ses preuves depuis longtemps. Simple et efficace, avec un accès sur mobile, il a de plus une liaison avec Google Calendar, Outlook, Gmail et Evernote. Pour résumer, utiliser une « to do list » vous facilitera votre quotidien. Vous éviterez les oublis malencontreux et par conséquent, vous gérerez mieux votre temps.

Les fondements de la gestion du temps

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Date de parution :30 mai 2017

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