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L'essentiel de SharePoint 2016

Optimiser les workflows natifs

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Ici, vous optimiserez les workflows selon les versions, qu'elles soient principales ou secondaires. Vous améliorerez également la visibilité des documents grâce aux types de contenu.
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Il existe également une autre méthode pour continuer à enrichir ces flux de travail natifs SharePoint. Je dis bien natif, c'est-à-dire sans être obligé de passer sur des produits connexes, partenaires ou tel que SharePoint Designer voire même de faire du développement. Rien qu'avec les fonctionnalités natives, en imbriquant plusieurs fonctionnalités. On a vu ça avec le versioning, avec l'approbation. Maintenant je vais vous parler des flux de travail et des types de contenus. Vous vous souvenez quels sont en fin de compte les avantages des types de contenus. On en avait créé dans cette bibliothèque qui étaient : « Plan de cours communication », « Plan de cours management ». Ça me permet d'avoir des modèles documentaires et également des colonnes spécifiques pour chaque type de contenu. L'avantage dont je vais me servir là avec les flux de travail c'est que la grosse problématique que jusqu'à présent nous avons rencontrée, c'est que le flux de travail porte sur tout type de documents que je mets dans une bibliothèque. Il n'y a pas si vous voulez, de conditions de déclenchement. Alors que si j'utilise des types de contenus et différents types de contenus dans une bibliothèque, vous allez voir les options supplémentaires que je vais avoir à ma disposition. Je suis ici sur une bibliothèque qui contient au moins deux types de contenus. Je repasse dans les paramètres de la bibliothèque, pour venir chercher, non pas les paramètres mais venir chercher la possibilité de créer un nouveau flux de travail. La première option que je vais trouver c'est celle-là qui est intéressante, c'est le fait de dire : « ça ne va pas concerner tous les éléments de la liste ». Ce qui m'intéresse, c'est de créer un flux de travail spécifique pour la communication. Ça ne sera pas les mêmes personnes qui vont le valider que pour la partie management, donc je vais dans un tout premier temps choisir quel est le type de contenu auquel je vais associer la partie flux de travail. Je reprends les plans de cours de communication. Plans de cours de communication auxquels je vais associer un workflow d'approbation. Je vais lui donner un nom. Ça va être : « Appro Communication ». Je vais lui demander de créer une nouvelle liste des tâches. Toujours garder un historique. Je lui demande ça à la création de mon type de document, donc de mon document, à partir du moment où ça sera par contre, un type de contenu de type communication. Ok. Et pour celui-ci, je vais dire que c'est Nicolas qui doit être signataire. Je vais rajouter ici : « c'est pour la validation de cours de communication ». Comme ça je verrai ce qui arrivera dans le mail notamment qui va être fait pour Sabine Paris. Je lui dis : je veux refuser automatiquement le document s'il est rejeté par la première personne. Je ne veux pas gérer le statut de visibilité. J'aurais pu et j'aurais en fin de compte, rajouter une fonctionnalité supplémentaire tel qu'on l'a vu précédemment. J'enregistre. J'ai créé ce premier workflow. Maintenant, je peux en ajouter un autre que je vais démarrer cette fois-ci sur les plans de cours management. C'est fait. Je vais l'appeler : « Appro Management ». Correctement. Voilà qui est fait. Je vais lui demander qu'il me crée une nouvelle liste des tâches pour ne pas mélanger les tâches des deux workflows. Ok à la création d'un nouvel élément. Cette fois-ci, on va dire que c'est Sabine qui sera signataire. De la même façon, ici c'est pour « une validation cours Management ». Je choisis d'arrêter le workflow dès que le document est refusé par une personne. J'ai donc dans cette bibliothèque deux flux de travail différents. Ces flux de travail vont être initiés en fonction de quoi ? En fonction du type de contenu qui va être choisi par mon utilisateur. Je reviens me positionner en tant que Diana puisque c'est elle qui peut, vraiment j'allais dire, créer du contenu, elle est collaboratrice, n'oubliez pas. Hélène ne peut que voir. Elle se place donc dans la bibliothèque qui s'appelle « Plan de cours » et elle décide de créer un nouveau document basé sur quoi ? Un plan de cours Communication. Il ne lui reste plus maintenant qu'à venir enregistrer le document après avoir fait les modifications qu'elle voulait bien évidemment. On va faire « REF 01 ». Elle revient ici sur le site. Ce qui veut dire qu'elle a créé un plan de cours à partir du type de contenu qui était de communication, ce qui veut dire automatiquement que le flux de travail qui a été initié et qui est en cours c'est bien le flux de travail concernant la communication. La communication, c'est notre utilisateur Nicolas Tesla qui s'en occupe donc je vais revenir en tant que Nicolas. Rafraîchir bien évidemment la page. Il a bien ici ce document qui apparaît. Mais bien évidemment, il a une notification mail qui est partie et puis une tâche dans la liste des tâches spécifiques que j'ai créée pour la communication. Ici il n'a plus qu'à ouvrir cette tâche lui dire : « Ok j'approuve le document ». Voilà notre circuit d'approbation pour un type de contenu qui était de communication terminé. Maintenant imaginons que je reprenne mon utilisatrice au départ qui était Diana. Je vais réactualiser la page que vous vérifiez bien que le document pour la communication c'est bon il l'a fini en fin de compte. Et il recommence, ou elle recommence plus exactement à faire cette fois-ci un plan de cours Management. Ok. Même chose. On va faire « REF 02 ». Et du coup, REF 02 ça va déclencher automatiquement quoi ? Un workflow qui cette fois-ci est un workflow de Management. Je vais actualiser. Je vais passer voir qui est en charge du Management. C'est Sabine. Je vais réactualiser ma page. Et je viens de recevoir l'élément mail. Je viens ici directement dans la liste des tâches qui concerne la partie Management. Je peux ouvrir cette tâche comme j'aurais pu ouvrir à partir du mail et approuver en fin de compte ce document ou le rejeter, peu importe. Ça veut dire quoi ? C'est assez simple : ça veut dire qu'imaginez qu'on ne parle pas de plan de cours là mais qu'on parle de demande d'investissement, de demande d'achat, de note de frais... Ça veut dire tout simplement que suivant le type de contenu, je vais avoir des déclenchements de flux de travail différents. Voilà comment est-ce que l'on peut contrebalancer ce que j'entends souvent comme critique en disant qu'avec les workflow natifs de SharePoint on n'a pas de condition de déclenchement. Si. On a des conditions de déclenchement à partir du moment où on associe des flux de travail avec des types de contenus. Voilà encore une fois un exemple assez simple. On aurait pu continuer, bien évidemment, à rajouter du versioning, à rajouter de l'approbation par dessus et donc mixer toutes ces fonctionnalités. Nous avons terminé le chapitre concernant les flux de travail, et je le répète bien : natif SharePoint 2016 Bien évidemment, il y en a d'autres qu'on n'a pas pu tester et il y a toute la partie supplémentaire que l'on peut continuer à améliorer ne serait-ce qu'avec SharePoint Designer.

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Date de parution :29 mars 2017

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