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Optimiser le budget

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Parmi les compétences clés du responsable figure la capacité à gérer convenablement un budget. Il est donc utile d'apprendre à l'optimiser.
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Parmi les compétences clés du responsable figure la capacité à gérer convenablement un budget. Problème, le budget dont vous disposez ne semble jamais vraiment suffisant. Il est donc utile d'apprendre à l'optimiser. Il existe plusieurs techniques mais la première est la base de tout : faire régulièrement des prévisions. Certes, le budget est établi et communiqué aux employés une fois par an mais cela ne vous empêche pas de réviser la partie qui vous concerne. Voici une certitude commune à tous les budgets. Ils sont fondés sur des prévisions qui restent des approximations, des estimations. Chaque semaine, selon l'évolution constatée, réfléchissez aux sommes d'argent, aux outils ainsi qu'au personnel dont vous avez besoin. La fréquence et la précision de cette révision dépendent de votre lieu de travail. Avec des outils informatiques ou sur un bout de papier, actualisez vos prévisions et tenez-en votre équipe informée. Il est capital que votre processus budgétaire reste ouvert et transparent. Si vous avez des raisons d'anticiper un problème financier, indiquez-le à votre équipe en amont et veillez à ce que cette transparence n'incite personne à engager des dépenses inconsidérées. D'ailleurs, le moment où vous communiquez vos révisions budgétaires est idéal pour indiquer à votre équipe toute décision de restrictions en la matière. En revanche, les choses prennent parfois une tournure qui vous procure un excédent budgétaire. Attention, il vous sera généralement demandé de restituer cette somme à la direction qui avait établi le budget. Je ne vous incite pas à faire des dépenses superflues mais à vraiment chercher des façons crédibles d'épuiser votre enveloppe sous peine de voir votre allocation réduite l'année suivante. Si vous pouvez vous constituer une réserve en toute légalité, cela peut s'avérer utile. Je parle ici d'un petit pécule permettant de parer aux coups durs à venir. Si c'est impossible, recourez à des mises à niveau officielles, des occasionnelles ou à des activités de formation et de perfectionnement. Demandez-vous comment vous pouvez aider votre équipe avec l'argent qui vous reste. Nous connaissons tous les méthodes traditionnelles strictes d'optimisation du budget : suspendre ou révoquer un avantage et limiter de façon permanente ou non certaines dépenses. Les restrictions courantes sont l'annulation des événements, la limitation des voyages et le gel des salaires d'embauche. Mais avant de choisir la manière forte, il vous reste une méthode créative : l'argent des autres. Vous savez, un budget est généralement alloué à une équipe mais certains sont plutôt alloués à un concept ou un objectif. Par exemple, il existe peut-être un fonds d'innovation qui encourage les responsables à soumettre des idées à la validation de la direction. Et si vous deviez excéder votre budget pour satisfaire un gros client au point que votre équipe se verrait privée de plusieurs formations capitales, vous pourriez vous rapprocher du gestionnaire de ce fonds pour faire valoir que votre équipe contribue à l'effort général d'innovation et requiert à ce titre certaines formations. Peut-être accédera-t-il à votre requête pour cette fois. Préparez-vous à déployer des trésors de persuasion. Il faut parfois savoir être imaginatif pour joindre les deux bouts. L'optimisation du budget est une tâche ardue pour tout responsable. Avant d'envisager des restrictions ou des gels, mettez en place un processus ouvert pour éviter les mauvaises surprises. Pensez aussi à exploiter de façon proactive tout éventuel excédent ainsi que l'argent des autres. N'oubliez pas qu'en cas de restrictions ou gel mieux vaut que vous fassiez autant voire plus d'efforts que vous n'en exigez de votre équipe. Vous pourrez ainsi régler vos problèmes budgétaires tout en renforçant la cohésion de vos collaborateurs.

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Date de parution :23 mars 2017

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