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L'essentiel d'Outlook 2016 pour Mac

Optimiser la gestion des messages

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Il vous est possible de déclarer un courrier comme indésirable. Créez également une règle simple de gestion de messages sur un ou plusieurs éléments.
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Transcription

Revenons donc voir un peu plus dans le détail, et en profondeur certaines options supplémentaires. Et on va recommencer avec le courrier indésirable. Voyez que j'ai reçu un mail d'un collègue qui s'appelle Gérard Lambert, qui me demande systématiquement de faire certaines actions, de lui rendre certains services. J'avoue que au fur et à mesure, j'en ai assez, donc ce que je vais faire, c'est venir ici définir que je veux bloquer l'expéditeur ou le mettre comme étant courrier indésirable. Alors étant donné qu'il fait partie de la même entreprise que moi, si je décide de faire bloquer l'expéditeur, vous voyez, j'aurais automatiquement un message me disant que je ne peux pas bloquer les utilisateurs qui font partie de ma propre entreprise, de ma propre organisation. Par contre, ce que je peux faire, c'est venir ici, et lui dire moi je vais te marquer comme étant indésirable. Ce qui veux dire qu'automatiquement, le mail de Gérard Lambert, est parti se mettre ici dans le courrier indésirable. Maintenant prenons un autre petit exemple, j'ai reçu à nouveau un mail de Nathalie Roussel qui ne fait pas partie par contre de mon entreprise, ce que je vais décider de faire, c'est de bloquer l'expéditeur. Vous allez pouvoir constater que le mail lui est resté là, il n'est pas venu se mettre comme c'était le cas tout à l'heure pour Gérard Lambert dans les courriers indésirables, Par contre lorsque je vais recevoir un autre mail de Nathalie Roussel, vous allez pouvoir constater vous-même, ce qu'il se passe. Voilà, donc le mail de Nathalie Roussel vient de partir, je vais donc constater où est-ce que ce mail va venir se ranger automatiquement. Mais vous pouvez le constater avec moi, Il a été plus rapide que moi, il est venu se mettre directement ici, puisque j'ai décidé de bloquer l'expéditeur. Ce qui fait que les mails de Nathalie Roussel ne vont plus du tout passer par la boite de réception mais vont être automatiquement redirigés ici. d'où l'importance peut-être effectivement de regarder parce que peut-être vous avez bloqué un expéditeur à un instant t, mais que vous décidez de recommencer à communiquer avec lui. Donc ce que j'ai fait précédemment, je peux tout à fait le changer, à savoir que je peux revenir ici et dire : non, je définis maintenant que Nathalie Roussel, ses mails sont considérés comme étant légitimes, là mon mail est bien reparti se mettre ici dans ma boite de réception, et je vais donc notamment recevoir maintenant les nouveaux mails de Nathalie à leur emplacement initial, c'est à dire dans la boite de réception. Bien évidemment j'aurais pu faire la même chose avec mon collègue qui me sollicite sans arrêt, à savoir que j'aurais pu revenir ici lui dire que je définis ici même si tu me demandes sans arrêt des choses, je veux à nouveau avoir tes mails qui arrivent d'abord dans la boite de réception. En fin de compte ce n'est ni plus ni moins qu'une règle de routage automatique de mail. Alors ça tombe bien, puisque je suis au routage automatique de mails, peut-être que j'aimerais faire des choses un peu plus automatisées, plutôt que de dire que tous les mails qui proviennent de Nathalie Roussel je voudrais les mettre dans la formation qui concerne ici Outlook. Donc on a vu qu'on pouvait le faire manuellement, mais nous allons voir également, que que se soit par l'intermédiaire du clic droit et ce qui s'appelle ici les règles ou que se soit ici en définissant des règles de façon globale, je vais pouvoir définir que tous les mails de Nathalie Roussel doivent dorénavant arriver dans un dossier en particulier. C'est ce que je vais choisir, je choisis donc le dossier dans lequel je veux envoyer les mails qui sont de Nathalie, voilà. Automatiquement il m'a déplacé les éléments mails qui étaient déjà dans ma boite de réception dans le dossier mais maintenant ce qui est intéressant nous allons voir ce qu'il va se passer lorsque Nathalie Roussel va à nouveau m'envoyer un mail. Et c'est ce que nous allons voir tout de suite. Voilà, Nathalie Roussel vient de nous envoyer un nouveau mail, et regardez que je peux très vite voir que le mail est automatiquement arrivé ici dans son dossier de destination, c'est à dire qu'il n'est même pas passé par la boite de réception. Il m'indique bien que j'ai un élément non lu dans ce sous-dossier, et c'est effectivement le mail que Nathalie m'a envoyé après la création de la règle de déplacement, ce qui veut dire que dorénavant, tant que je ne viendrais pas modifier ou supprimer cette règle, tous les mails venant de Nathalie Roussel vont aller se placer directement dans ce dossier. Mais ce n'est pas la seule possibilité pour créer des règles de gestion automatique Je peux également venir créer une règle de but en blanc. Donc regardez, je ne fais même pas attention à l'emplacement sur lequel je suis, je vais me contenter de faire créer une règle. Lui effectivement, par rapport à l'emplacement où je suis, il a déjà défini les éléments, comme quoi l'expéditeur peut être Gérard Lambert moi cette condition ne m'intéresse absolument pas. C'est pas ça qui m'intéresse, regardez la condition je vais la supprimer, Qui est envoyé à Robert Redford, ça ne m'intéresse pas non plus. Par contre moi ce qui m'intéresse c'est quand l'objet du mail que je vais recevoir va contenir non pas l'objet du mail de Gérard Lambert sur lequel j'étais, mais autre chose. Donc c'est ce que je vais faire ici, je vais dire que cette partie là ne m'intéressant pas je la supprime, mais par contre je veux que chaque fois que j'ai un mail qui arrive avec le mot "Projet" dans l'objet, que ce mail ait une action particulière. Regardez qu'il m'a automatiquement changé le nom de ma règle. Il m'a dit l'objet qui contient le mot "Projet", ou... j'en ai pas d'autres. J'aurais pu avoir plusieurs items, plusieurs mots et puis je vais définir en fin de compte ce que je veux. Je veux par exemple le déplacer. Mais regardez c'était pas une obligation j'aurais pu le supprimer, j'aurais pu le transférer à quelqu'un le transférer en tant que pièce jointe, le classer par type de priorité, ou catégore, ça on le verra un peu plus loin. Mais vous voyez j'aurais pu très bien dire tous les mails qui contiennent dans l'objet le mot projet, je vais les transférer à mon collègue. Donc histoire de vous montrer rapidement ce qui se passe avec ma seule boite au lettre je vais le déplacer vers un dossier. Quel dossier ? Eh bien tant qu'à faire ça sera le dossier "Projet". Donc ça c'est bien la ou les conditions, là c'est ce qui correspond aux actions. J'aurais pu également dire sauf si, et rajouter en fin de compte ce qu'on appelle des exceptions, sauf l'expéditeur est, sauf le corps du message contient, sauf si c'est compris à une date, à une plage de dates, sauf s'il contient des pièces jointes. Bref, se sont toutes les exceptions possibles Moi je ne veux pas mettre d'exceptions, donc je vais me contenter de faire ok, tous les mails qui arrivent dont l'objet contient projet, je veux les déplacer vers un dossier, quel dossier ? Le dossier qui s'appelle projet formation. Je n'ai plus qu'à valider, et voir maintenant ce qu'il va se passer, lorsque je vais recevoir un mail avec ce mot à l'intérieur Voilà, nous venons de recevoir un petit mail supplémentaire qui est allé se mettre directement dans le dossier projet formation, je vais voir s'il correspond bien à ce que j'ai choisi de mettre en place comme règle, oui, effectivement dans l'objet il y a bien le mot projet de formation en ligne mais au moins le mot projet. Donc ça veut dire que ma gestion d'automatismes de règle fonctionne bien. Ça c'est ce que j'ai décidé de mettre en place, Maintenant, j'ai peut-être envie au bout d'un certain temps de les modifier, voire de les supprimer. Donc quel que soit le dossier sur lequel je me trouve, j'ai ici dans le ruban, la gestion de mes différentes règles à partir du moment où je vais lui demander de modifier les règles il va me présenter en fin de compte toutes les règles que j'ai mises en place. Alors je ne suis pas obligé de les supprimer directement en disant tiens si je prends ici le projet je vais la supprimer je peux me contenter d'abord de la désactiver, De dire voilà ça c'est une règle qui ne doit plus fonctionner pendant un certain temps. Bien évidemment, si je reçois à nouveau le même mail, de Gérard Lambert avec le mot projet, ce mail, tant que la fonction sera désactivée, ira se mettre dans la boite de réception. Par contre si je le supprime, là ça sera définitif, ça veut dire qu'il faudra que je refasse ma règle quand j'en aurai besoin. Donc n'oubliez pas cette possibilité de désactiver en fin de compte les règles avant de les supprimer.

L'essentiel d'Outlook 2016 pour Mac

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Date de parution :17 nov. 2015
Mis à jour le:7 nov. 2016

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