Word 2016 : Astuces et techniques

Optimiser la gestion de longs documents

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Utilisez une autre vue des documents permettant de restructurer rapidement un document (volets de navigation). Vous allez aussi pouvoir y effectuer des recherches multiples.
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Transcription

Lorsqu'on a des documents assez conséquents, là mon document va avoir 11 pages mais imaginez un rapport de, je ne sais pas, de 100, de 150 pages, il peut être très intéressant aussi de pouvoir travailler rapidement sur la structure, sans être obligé de passer sur la génération de table des matières, que ce soit avec le mode plan ou par l'intermédiaire de style mais juste en visualisation. C'est ce qu'on va pouvoir réaliser à partir d'un affichage, donc qui dit affichage dit onglet « Affichage » et cet affichage s'appelle le « Volet de navigation ». Alors ce volet de navigation, il va me permettre de faire plusieurs choses. D'abord, de naviguer plus rapidement dans mon document, histoire de vous donner quelques petites indications : là c'est un traité sur la peinture, avec les différentes époques et donc je peux aller regarder directement ce qui correspond au fauvisme, en sélectionnant la partie structurelle ici, de mon document sur le côté. Mais s'il n'y avait que la partie navigation, ça ne serait pas vraiment très intéressant. Il y a également toute la partie travail sur la structure, parce que dans ce document, je vais avoir la possibilité de visualiser par niveau encore une fois ici, et lui demander de tout réduire ou de tout développer ou de développer à la volée. Donc si je voulais voir en fin de compte ce qui correspond aux parties Baroque et Classicisme, bah voilà, il suffit que je fasse ça pour arriver à cette partie-là. Et puis, visualisation, structuration, bah regardez, je m'aperçois à la relecture, que toute la partie Baroque avec tout ce que ça comporte hein : partie texte, image, visuel, n'est pas au bon positionnement en fin de compte dans mon document. Je vais pouvoir, sans avoir à utiliser le copier ou le couper-coller et la gestion de « comment est-ce que ça va être collé » utiliser simplement la fonctionnalité de cliquer-glisser. Donc regarde, je prends le Baroque ici et je le fais glisser en deuxième point en fin de compte. Voilà, tout ce qui était contenu à l'heure actuelle dans le Baroque, c'est-à-dire la totalité hein, de mes pages y compris toute la partie visuelle avec les différentes pages, les différentes images, les graphiques si j'en suis avais etc., a été automatiquement déplacé. Qu'est-ce que WORD a fait également ? Automatiquement, il a refait tout ce qui est numérotation et bien évidemment tout ce qui est pagination. Donc je vais revenir en arrière parce que je ne tiens pas à déranger en fin de compte la structure correcte de mon document, mais voilà un premier travail sur la structure directement à partir de ce volet de navigation. Deuxième travail sur la structure, c'est de pouvoir travailler sur ce qui s'appelle les niveaux hiérarchiques. Je m'explique : ici j'ai le « 3.3.1 » qui se trouve en dessous du « 3.3 », or je voudrais qu'il soit au même niveau. Bah je vais pouvoir simplement en venant utiliser le clic-droit à ce niveau-là, dire que je veux le promouvoir ou l'abaisser. Et si je veux le promouvoir vous voyez que je suis bien venue travailler sur la partie hiérarchisation de mon document sans être obligée de passer réellement dans le document. À nouveau, je fais machine arrière, donc je lui demande de l'abaisser, deuxième niveau sur la partie structurelle. Et puis, je continue parce qu'on a d'autres possibilités également, par l'intermédiaire de ce volet de navigation, c'est d'exploiter ce qu'on appelle la recherche. Alors cette recherche, elle est ici et je vais pouvoir la visionner de différentes façons. Premièrement, c'est une recherche à la volée, donc regardez, je commence à taper « fran », je n'ai même pas eu le temps de continuer ma saisie, puisque moi, ce que je cherchais c'était le mot « français », mais WORD m'a automatiquement identifié les sections du document, et bien évidemment les occurrences, directement dans mon document. Mais comme c'est une recherche à la volée, bah il suffit que je continue ma saisie pour qu’automatiquement, là il restreigne en fin de compte son périmètre. Et voyez que là il ne m'a bien montré en fin de compte que les sections qui contiennent le mot. Alors, même ces sections je vais pouvoir les visualiser de différentes façons, parce que je vais pouvoir les voir sous forme de titre, c'est-à-dire ici le texte, mais je pourrais également demander à ne visualiser que les pages avec les miniatures, ce qui va me permettre de faire quoi ? Bah de voir rapidement notamment si j'ai les parties visuelles, vous voyez qu'au départ j'avais 11 pages, là il ne m'en montre plus que quatre et pour la bonne et simple raison, ce sont les quatre pages qui correspondent à l'occurrence de ma recherche. Continuons à affiner et regardons ce qui va se passer si je passe sur le troisième volet de recherche, et là c'est uniquement le paragraphe qui contient l'occurrence du mot recherché que je vais pouvoir trouver, que ça soit du texte ou que ça soit à proprement parler comme des insertions de légendes par rapport à des images. Donc voilà ce qu'il est possible de faire rapidement à partir d'une structure de navigation.

Word 2016 : Astuces et techniques

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Date de parution :14 avr. 2016

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