Les fondements de la gestion de projet : Les équipes

Obéir à des règles

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En tant que chef de projet et d'équipe, prenez le temps d'orienter les conversations sur les méthodes, les attentes et les styles professionnels. Vous en tirerez des règles pour votre équipe.
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Repensez à un jour où vous avez intégré un nouveau groupe pour travailler sur un projet. Durant votre première réunion, vous aviez des questions. Par où commencer, qui fera quoi, comment procéder ? Pour commencer du bon pied, il est capital que les membres de votre équipe puissent faire connaissance. En tant que chef de projet et d'équipe, prenez le temps d'orienter les conversations sur les méthodes, attentes et styles professionnels. Vous en tirerez des règles pour votre équipe. Ces règles permettent de veiller à ce que chacun soit préparé, soit bien organisé, fasse sa part, soutienne ses collègues et obtienne les résultats voulus. A ces cinq intentions correspondent différentes catégories de règles d'équipe. D'abord, les normes : il s'agit des outils à la disposition de l'équipe ainsi que de ses heures et lieux de travail. Voici un exemple tout simple de normes : « Nous collaborerons à l'aide de la dernière version de Microsoft SharePoint. Rendez-vous du lundi au vendredi à 8 heure pile dans ou près de la salle de réunion du siège social. » Les normes comportementales telles que traiter les problèmes sans agressivité peuvent faire partie des normes d'équipe. Passons aux processus de communication. Ces règles définissent les façons de communiquer, selon la situation ainsi que la réactivité escomptée. Par exemple : aucun appel sur les portables, sauf urgence auquel cas une réponse est attendue dans l'heure. Les SMS sont réservés aux informations brèves. La réponse doit arriver dans un délai de quatre heures. Les processus de reconnaissance peuvent être utiles. Comment se remercier entre collègues ? Ces règles indiquent quoi faire en dehors de se donner une petite tape dans le dos. Par exemple, offrir des jetons gratuits pour le café ou des souvenirs à afficher dans le bureau. La définition de processus de mentorat permet de renforcer les compétences de votre équipe. Pour encourager le perfectionnement et le partage, il est donc intéressant d'établir des règles de mentorat. Tout domaine peut être concerné y compris la gestion de projet. Votre rôle de mentor vous permet de déléguer et de former votre relève afin de pouvoir vous consacrer à des projets plus ardus. Comme votre équipe se réunit souvent, il est sage de fixer des règles concernant les réunions. La durée de chaque réunion est un point capital. Par exemple, une réunion dure cinquante minutes et non une heure. Cela laisse le temps d'arriver à la réunion suivante. L'ordre du jour est à définir à l'avance et aucune réunion ne sera programmée après 15h le vendredi. Certaines réunions officielles auxquelles tout le monde doit assister, dans ce cas, évitez de vous réunir à ces moments-là afin de pouvoir remplir vos obligations officielles. Les processus de virtualisation comptent aussi dans une optique d'intégration. Si certains de vous se trouvent à l'étranger, discutez ensemble des heures et outils de travail de l'équipe afin d'inclure les collaborateurs virtuels dans le déroulement du projet. Par exemple, à l'aide d'un blog. Envisagez toutes ces catégories et encouragez les membres de votre équipe à fixer leurs règles et déterminer comment vérifier leur application. Pas besoin d'artillerie lourde. Une contribution d'un euro à la prochaine sortie de l'équipe peut suffire. Les règles d'équipe n'ont qu'un but : définir les attentes de chacun à l'égard de ses collègues dans le cadre du projet. Prenez deux ou trois heures pour y réfléchir, dès le début. Vous en constaterez les effets bénéfiques sur les performances tout au long du projet.

Les fondements de la gestion de projet : Les équipes

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Date de parution :28 févr. 2017

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