L'essentiel d'Outlook 2016

Nettoyer sa boîte de réception

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Vous avez la possibilité d'optimiser un gros volume de données dans Outlook 2016. Apprenez alors à nettoyer votre boîte de réception.
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Transcription

Si vous utilisez à outrance Outlook, que vous recevez énormément de mails, que vous avez énormément de contacts, de rendez-vous, de tâches, il est opportun, de temps en temps peut-être, en plus de l'archivage, de nettoyer votre boite mail. Par contre, si vous êtes un petit consommateur de Outlook, ma foi, ce tutoriel ne vous apportera rien de plus. Les gains que vous allez obtenir seront tellement imperceptibles que ça ne sert à rien de faire la manipulation ou les manipulations que je vais vous montrer. Si par contre, vous avez de gros volumes, cela peut prendre tout son intérêt. Alors comment fait-on pour nettoyer la boite mail ? Eh bien, on vient sur l'onglet Fichier toujours, ce fameux onglet Fichier et là, on va venir sur Informations. Dans Informations, nous trouvons une icône qui s'appelle Outils de nettoyage, nettoyer la boite aux lettres, gérer la taille de votre boite aux lettres en vidant les éléments supprimés et en procédant à un archivage. Je clique sur cette icône et là, j'ai trois choix. Le premier choix, c'est Nettoyer la boite aux lettres. Je clique dessus. J'ai ce dialogue qui fait son apparition, dans lequel on me propose d'utiliser un outil me permettant de voir en détail ce qu'il y a très exactement dans Outlook dans la base de données. Si je clique sur Afficher la taille de la boite aux lettres, je trouve tous les dossiers et sous-dossiers, rappelez-vous des sous-dossiers que nous avons créés, je trouve tous les dossiers et sous-dossiers qu'il y a dans l'arborescence de Outlook et je trouve pour chacun d'entre eux la taille exprimée en kilo octet. J'ai à côté la taille totale et j'ai la taille globale de toute ma base de données Outlook. Donc déjà, ça, ça me permet de voir à quel endroit il y a du monde. Non là, ce n'est pas vrai, c'est tout petit. Mais, je veux dire tiens, cet élément-là est très très rempli. je vais peut-être pouvoir agir dessus pour le nettoyer et gagner un petit peu en vélocité. Je fais fermer. J'ai ensuite, une fois que j'ai fait le constat, la possibilité d'agir. Agir sur quoi ? Là par exemple, je peux dire recherche les éléments antérieurs à 90 jours ou à ce que je veux jours, c'est à moi de régler. Je peux aussi lui dire Recherche les éléments supérieurs à 250 kilo-octets. Si je fais Rechercher, l'ordinateur part, il balaye tout de ma base de données. Et là, il me dit voilà, tu vois, il y a ici et là des éléments dont la taille dépasse 250 Ko. Si ces éléments, je trouve qu'ils sont trop gros que je veux gagner de la place, eh bien, il me suffit de les supprimer en cliquant sur la petite croix rouge de manière à les faire disparaitre. Là, je ne fais rien, je ferme la fenêtre, Je reviens sur nettoyage de la boite aux lettres. Donc, grâce à ça, je peux demander l'effacement d'éléments qui ont un poids important. Ensuite, j'ai la possibilité de lancer l'archivage. Lorsque vous cliquez sur Archiver automatiquement, les anciens éléments sont déplacés vers le dossier d'archivage de cet ordinateur. Donc là, tous les réglages qu'on a faits en amont, dans le tutoriel précédent, je peux les déclencher à volonté. Plutôt que d'attendre 60 jours, eh bien il suffit de cliquer sur ce bouton et l'archivage va s'effectuer. Donc, je vais revenir en arrière pour voir un peu ce que ça donne et j'ai déjà mon lien archives qui a fait son apparition à ce niveau-là. Donc là, je trouve les différents éléments qui ont été archivés à partir donc de cet emplacement. Je reviens en arrière. Je reviens sur nettoyage de la boite. Donc je peux forcer l'archivage. Je peux aussi dire que je veux vider le dossier des éléments supprimés une fois pour toute. Je peux aussi Afficher la taille des éléments supprimés. Je vois donc la taille de tous ces éléments. Bon là, c'est tout petit, 4 KB, 39 KB, ce n'est rien ! Mais lorsque tous ces éléments commencent à devenir très importants en poids, forcer le vidage de la boite, c'est irrémédiable bien sûr mais ça permet de compacter la base de données donc d'aller au final plus vite. Voilà donc pour tous les éléments de cette fenêtre, je fais Fermer. Autre possibilité, je peux vider directement par là, sans passer par le lien que je viens de vous montrer, sans passer par ce bouton-là, j'ai la possibilité d'aller directement au vidage ici. Et enfin, on a le Archiver qui me permet de lancer l'archivage. Mais là, un archivage manuel je dirai, un archivage qui ne va pas être l'archivage automatique que j'ai paramétré Je vais avoir la possibilité de dire ce que je souhaite archiver, quels dossiers je souhaite archiver, où est-ce que je souhaite l'archiver et à partir de quelle date je souhaite archiver les informations. Donc ça, ça peut être des archives intermédiaires si le besoin s'en fait sentir. Je fais maintenant Annuler. Voilà donc en quelques mots comment nettoyer votre boite mail, ceci afin de garder un Outlook frais et dispo et en bonne santé.

L'essentiel d'Outlook 2016

Apprenez à envoyer, recevoir, et gérer des e-mails. Abordez les fonctions Contacts, Calendrier, Tâches et Notes, etc. afin de tirer pleinement parti d’Outlook 2016.

4h48 (67 vidéos)
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Date de parution :23 févr. 2016
Mis à jour le:30 sept. 2016

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