Outlook 2010 : Astuces et techniques

Nettoyer les messages de conversation

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De réponse en réponse, nous gardons souvent, et plusieurs fois, les messages contenus dans les messages. Découvrez comment nettoyer les messages de conversation, les dossiers, et voyez où les ranger.
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Transcription

C'est le cas de tout le monde, effectivement, en utilisant la messagerie, on est plus ou moins la cible de messages qui ne sont pas toujours à garder, et même certains messages que l'on voudrait plutôt ignorer. Alors évidemment, dans l'entreprise, il est facile, à travers la messagerie, d'envoyer un message à plusieurs personnes. Toutes ces personnes-là font des réponses à tous et on se retrouve, comme ça, avec énormément de messages qui nous passionnent plus ou moins. En tous les cas, si sur une série de messages, comme par exemple celui-ci, je décide d'ignorer cette conversation, parce que je ne veux pas rentrer dans le flux, j'ai alors, en sélectionnant, la possibilité ici d'ignorer cette conversation, et en cliquant sur le bouton Ignorer la conversation, je ne vais donc plus voir aucun message contenant le même sujet. De ce sujet, il va être mis directement dans les éléments supprimés. Si jamais je ne voulais plus ignorer ces messages, il suffit d'enlever le bouton Ignorer et d'arrêter d'ignorer la conversation. Il sera donc, de nouveau, placé dans la boîte de réception ou à l'endroit où il était. De la même manière, si je regarde les différentes conversations avec le contenu des messages, en double-cliquant par exemple pour ouvrir ce message, je vois qu'à l'intérieur il y a non seulement le message de réponse, mais mon message à moi, puis, il y avait le message que j'avais envoyé précédemment, puis, le message qu'il m'avait renvoyé, etc. C'est-à-dire qu'à l'intérieur de ce message, il y a, en réalité, tout l'historique des échanges. Ayant déjà l'historique des échanges à l'intérieur de ce message, quelle est l'utilité de garder le précédent, voire les éléments précédents qui sont également dans la boîte d'envoi ? Alors, pour cela, j'ai possibilité, ici, d'utiliser le bouton Nettoyer, qui me permet de nettoyer la conversation sur laquelle je me trouve, nettoyer tout le dossier dans lequel je me trouve, ou nettoyer le dossier et les sous-dossiers à partir duquel je me trouve. Par exemple, dans le cas présent, la boîte de réception. Si je fais Nettoyer la conversation, le système va donc me proposer de nettoyer tous les messages redondants de cette conversation. En cliquant sur le bouton Nettoyer, j'ai perdu donc un message, et quand je dis perdu, simplement, il est passé dans les éléments supprimés. Étant donné que j'ai, dans le dernier, la totalité de la conversation qui est contenue, cet élément a, tout à fait justement, matière à être supprimé. Néanmoins, si jamais c'était pas le cas, je peux toujours reprendre ce message, et faire un glisser-déplacer pour le remettre au niveau de la boîte de réception. Au même titre que j'ai utilisé ici la fonction Nettoyer la conversation, je pourrais très bien nettoyer le dossier complet. Pour cela, je clique sur le bouton Nettoyer le dossier complet de toutes les conversations qu'il pourrait y avoir redondantes, tous les messages redondants dans ce dossier. Alors, ça fera, dans mon cas, le même résultat, puisque je n'ai qu'une seule conversation. Néanmoins, je vous invite à aller dans Paramètres, pour voir quelles sont les règles que je pourrais appliquer dans ce nettoyage. Je clique donc sur Paramètres. Je suis projeté dans un dialogue qui m'amène sur les options d'Outlook et le courrier et je vais me déplacer un petit peu sur le bas pour avoir la partie Nettoyage de conversation. Alors, un des premiers paramètres, c'est de dire que les éléments nettoyés seront placés dans ce dossier. Pour l'instant, rien de défini. À moi d'aller cliquer sur le bouton Parcourir et de sélectionner où seront déplacés les éléments nettoyés. C'est donc ici les éléments supprimés, comme on l'a vu précédemment, qui est la cible. Je pourrais très bien me placer dans Boîte de réception et créer un nouveau sous-dossier. Attention : c'est bien un sous-dossier de Boîte de réception. N'allez pas créer, par exemple, un sous-dossier sous les éléments supprimés, puisque quand vous videriez la corbeille, ce dossier serait également supprimé. Donc, je me positionne ici dans la boîte de réception. Et je vais donc choisir le nom du dossier qui va recevoir le nettoyage de la conversation. Je vais appeler, par exemple, ce dossier Conversations. Je clique sur OK. Il a donc créé un dossier dans la boîte de réception. Je fais également OK, et je vois que les éléments nettoyés seront placés dans ce dossier. J'ai la possibilité maintenant de cocher que lors du nettoyage il va falloir recréer la hiérarchie des dossiers dans le dossier de destination, ce que je trouve assez logique. Je vais donc cocher ce choix, et je vais également cocher le choix de ne pas déplacer les messages non lus. C'est vrai que dans le cas du nettoyage de conversation, si je n'ai encore pas ouvert le contenu, ne faisons pas encore le nettoyage. Par contre, le reste, les options me semblent bien positionnées : Ne pas déplacer les messages classés, Ne pas déplacer les messages avec indicateur, ou Ne pas déplacer les messages signés numériquement. Lorsqu'une réponse modifie un message, ne pas déplacer le message d'origine, également, je trouve que cette option est tout à fait judicieuse d'être cochée. Je fais donc OK. Maintenant, si je dis : je veux nettoyer le dossier, c'est donc un nettoyage qui a été fait à l'intérieur de Boîte de réception. En ouvrant le petit chevron sur le côté, je vois qu'il y a bien, effectivement, une boîte Conversations, qui contient une arborescence Boîte de réception, comme je lui ai demandé, à partir de laquelle il a bien mis ce dossier. J'ai donc possibilité de le récupérer, si besoin est, ou donc, pourquoi pas, de le supprimer, si, au bout d'un moment, je me dis qu'il n'est pas nécessaire de le garder. Ça me permet d'avoir une sécurité par rapport au fait de l'avoir mis directement dans la corbeille. Je reviens donc ici dans ma boîte de réception et je n'ai plus que le dernier message qui apparaît, alors que le reste a bien été nettoyé. Je pourrai faire exactement la même chose dans Éléments envoyés, afin de nettoyer les différentes conversations, puisque moi-même j'ai répondu à plusieurs reprises à ce message. Pour cela, je vais pouvoir faire également dans les éléments envoyés, un Nettoyer le dossier. Nettoyer le dossier. Les éléments vont donc bien se placer également dans la conversation, mais cette fois dans un sous-dossier Éléments envoyés. Vous voyez qu'il a gardé l'arborescence, comme indiqué dans les options. Vous allez donc maintenant avoir une boîte de réception toute propre, avec la liste des messages redondants directement déplacée dans le dossier que vous voulez.

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