Les fondements de la gestion de projet : La communication

Négocier avec les parties prenantes

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Transcription

Dans le cadre de la communication de projet, il arrive qu'une partie prenante ne soit pas d'accord avec notre communication. Chaque partie prenante essaye de défendre ses besoins et ses objectifs et il n'est pas rare que des divergences apparaissent. Ce n'est pas une fatalité. Il va simplement falloir apprendre à gérer le désaccord. La négociation est un processus de gestion des désaccords en vue d'une satisfaction mutuelle. La négociation est un processus méthodique, une démarche qui comporte des étapes. Elle se résume en un magnifique paradoxe : c'est une confrontation entre deux parties qui veulent travailler ensemble. La capacité à négocier est une aptitude très importante chez un gestionnaire de projet. La négociation est utilisée pendant toutes les phases du projet. Les gens avec qui nous négocions comprennent finalement toutes les parties prenantes, directement ou indirectement. En communication, il existe deux sources de désaccord : le désaccord sur le fond du message, son contenu et le désaccord sur la forme du message, son encodage, son support. Il va de soi qu'une stratégie initiale claire et une ligne de conduite cohérente limitent considérablement les désaccords. Nous abordons ici la négociation comme un processus simple décomposé en trois étapes : la première étape concerne la préparation de la négociation. En somme, savoir où nous pouvons aller et où nous ne pouvons pas aller. Il est essentiel de connaître précisément nos limites, avant la négociation, sous peine de les dépasser, emportés par l'enjeu. Une méthode simple consiste à établir quatre hypothèses : une hypothèse hyper-haute, c'est le but qui nous satisfait pleinement, une hypothèse haute, c'est ce que nous souhaitons obtenir, une hypothèse basse, qui est le seuil à ne pas dépasser et une hypothèse hyper-basse, en dessous de laquelle la négociation ne vaut pas la peine d'être menée. Notre objectif sera donc de négocier au plus proche de notre hypothèse haute, sans dépasser le seuil de notre hypothèse basse, en dessous duquel il conviendra de faire une pause dans la négociation afin de faire le point sur la situation. Dans cette phase de préparation, nous devons également préparer soigneusement des arguments persuasifs et convaincants qui viendront appuyer directement notre position. La deuxième étape concerne la négociation elle-même. Il existe une méthode qui facilite la compréhension mutuelle lors d'une communication. Il s'agit de l'assertivité. C'est un processus de satisfaction mutuelle où l'émetteur et le récepteur sont gagnants. Ainsi, lorsque nous sommes ok et que notre interlocuteur est ok, la situation est optimale. C'est la situation que nous recherchons en négociation. La relation est durable dans le temps. Si nous sommes ok et que le récepteur n'est pas ok, il peut y avoir une volonté de domination de notre interlocuteur. Si nous ne sommes pas ok et que le récepteur est ok, il peut y avoir une volonté de soumission de notre part. Si les deux ne sont pas ok, il se produit en général l'abandon de la transaction. En somme, les jeux de manipulation, de passage en force, de guerre de positions, se produisent lorsque l'un des deux acteurs, ou les deux acteurs, ne sont pas ok. Comment dès lors, se positionner ? Si notre partie prenante est en désaccord, nous devons lui demander les raisons de son désaccord en les justifiant. Si nous sommes en désaccord, nous devons également avancer des arguments concrets et motivés. Ensuite, il nous faut établir une stratégie en fonction de différents facteurs : négocions-nous pour gagner ou négocions-nous pour ne pas perdre ? Qui est en position de force ? Qui joue avec le temps ? Qui joue contre le temps ? En répondant à toutes ces questions, nous pouvons établir une des cinq stratégies suivantes : si le rapport de force est en notre faveur, et que nous négocions pour ne pas perdre, nous choisissons la stratégie « Résister », nous laissons l'initiative, nous avons le rôle de leader, nous allons vite. Si le rapport de force est en notre faveur et que nous négocions pour gagner, nous choisissons la stratégie « Mettre la pression », nous prenons l'initiative, nous avons le rôle de leader et nous allons vite. Si le rapport de force est en la faveur de notre interlocuteur et que nous négocions pour ne pas perdre, nous choisissons la stratégie « Donner une victoire » nous laissons l'initiative, nous avons le rôle de suiveur, nous allons lentement. Si le rapport de force est en la faveur de notre interlocuteur et que nous négocions pour gagner, nous choisissons la stratégie « Séduire », nous prenons l'initiative, nous avons le rôle de suiveur, nous prenons le temps. Et maintenant si le rapport de force est neutre et que nous souhaitons établir une négociation gagnante-gagnante sur le long terme, nous choisissons la stratégie « Coopérer », nous prenons l'initiative, nous avons le rôle de partenaire et nous prenons le temps. La dernière stratégie est celle qui nous intéresse et que nous devons développer avec nos collaborateurs. La troisième étape concerne la conclusion d'un accord. Il faut que cet accord soit ok-ok, gagnant-gagnant et soit validé par les deux parties. Pour une négociation importante, une trace écrite signée par les deux parties cristallise concrètement cet accord. Alors, comprenez-vous l'utilité de la négociation en communication ? Pouvez-vous établir des stratégies efficaces sur le long terme ?

Les fondements de la gestion de projet : La communication

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