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L'essentiel de SharePoint 2016

Modifier les propriétés d'un document

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Découvrez comment modifier les propriétés des documents. Apprenez également à renseigner les métadonnées de ces documents.
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Transcription

Maintenant que nous avons commencé à mettre du contenu dans notre bibliothèque de documents, voyons, en plus du fichier j'entends, quelles sont les informations que j'ai automatiquement à l'affichage dans un premier temps ? Vous pouvez constater ici dans cette bibliothèque que j'ai la colonne qui correspond au nom, une colonne qui correspond à quand ça a été modifié, et modifié par qui. Qu'est-ce que ça veut dire ? Ça veut dire que mon document est associé à ce qu'on appelle les caractéristiques, bref des propriétés qui sont un peu l'équivalent de ce qu'on avait lorsqu'on travaillait avec des documents sur notre ordinateur. Lorsque vous avez un document enregistré sur votre bureau, ce qu'il ne faut jamais faire, si vous faisiez un clic avec le bouton droit, vous pourriez bien demander à accéder à ces propriétés, ne serait-ce que pour voir qui l'avait créé, quel jour, quelle heure, quel poids il faisait. Côté SharePoint, ces informations associées à des documents s'appellent des métadonnées. On va dire que ce sont en quelque sorte des colonnes. Qu'avons-nous comme colonnes ? Celles qui sont présentes à l'affichage, c'est sûr. Mais il peut exister également des colonnes supplémentaires qui sont des colonnes système, à savoir : qui a créé le document, à quel moment, quel poids il fait ? Tout ça, ce sont des colonnes qui existent par défaut que notre administrateur, en l'occurrence Sabine Paris, a peut-être décidé de ne pas mettre à l'affichage. Mais il peut exister également des besoins spécifiques pour lesquels Sabine aurait créé des colonnes supplémentaires, donc des métadonnées supplémentaires. À partir du moment où j'ai un fichier qui a des propriétés, ce serait peut-être intéressant de les afficher et voire même si j'en ai le droit bien évidemment de les modifier. C'est ce qu'on va voir dans un tout premier temps et pour un cas de figure très simple. Rappelez-vous que nous avons créé ensemble par l'intermédiaire d'Excel Online un fichier. Je n'ai pas pris le temps de donner un nom à ce fichier. Donc il s'est appelé automatiquement *Classeur*, Classeur1, Classeur2, Classeur3. J'aurai renommé ce document. C'est bien ici une de ses propriétés. Comment est-ce que je vais pouvoir faire pour afficher et peut-être modifier les propriétés d'un document ? Toujours pareil, il y a plusieurs possibilités. Alors, je vous donnerai mon avis. Rappelez-vous que vous avez la possibilité lorsque vous vous placez sur un document d'avoir accès à son menu contextuel, les fameux trois petits points. Alors, qu'est-ce que je vois ici ? Je vois des informations comme quoi j'aurais modifié le document mais ce n'est pas mon document que je veux réellement modifier, c'est toute la ligne associée, le *PARTAGER*, *SUIVRE*, etc. Ça veut dire que je n'ai pas toutes les informations mais j'ai à nouveau ici trois petits points qui me permettent d'avoir accès à plus d'actions. À nouveau j'ai un menu et vous voyez que j'ai encore des options ici et je vais trouver ces propriétés ici. Alors, c'est possible. Je trouve personnellement que c'est un peu long. Donc vous avez, rappelez-vous, toujours plusieurs possibilités ici mais vous avez aussi la possibilité de le faire via l'onglet *FICHIERS*. Vous trouverez chacun votre meilleure méthode. Je trouve qu'il est plus simple de sélectionner le fichier ici, d'ouvrir l'onglet *FICHIERS* et de choisir si on veut dans un premier temps *Afficher* ou *Modifier les propriétés*. On va commencer par afficher les propriétés du document sélectionné et vous voyez qu'il y a ici des informations que je peux visualiser, à savoir le nom du fichier, le titre peut-être, puis j'ai ici différentes informations supplémentaires et notamment l'accès à *Modifier l'élément*. Alors, je reviens un petit peu en arrière puisque l'objectif c'était de modifier le nom du fichier. J'aurais pu éviter cette étape de passer sur *Afficher les propriétés* simplement dans un premier temps en sélectionnant le document en question ici et en venant choisir directement *Modifier les propriétés*. J'actualise, deux petites secondes, la page, voilà. Je viens choisir mon fichier et je viens faire *Modifier les propriétés* directement. Et là, effectivement, je peux lui donner un nom. Ça va être *Fichier... client*. Je viens de lui donner un nom mais vous pouvez constater également que j'ai ici une notion supplémentaire qui n'est peut-être pas présente à l'affichage, qui concerne ici le titre. Donc je peux choisir un nom de fichier et un titre différents comme bien évidemment je peux choisir de remettre le même mais ça permet surtout si on utilise le titre par la suite d'avoir quelque chose qui est un petit peu plus évolué en termes de convention de nommage que les noms des fichiers, notamment ceux qu'on avait déjà créés sur notre ordinateur ou les partages réseau. Voilà. Quand dans un tout premier temps je peux venir changer, modifier les propriétés d'un document. Donc regardez ici, je suis bien passée à *Fichier client*. Je vous montre également un autre petit cas de figure un peu plus évolué puisque je vous ai parlé de métadonnées qui existaient par défaut, ce qu'on appelle les métadonnées système mais Sabine a également créé ici dans le site d'équipe une bibliothèque pour mettre des plans de cours. Concernant ces plans de cours, j'ai besoin de la catégoriser et elle m'a créé, nous verrons comment par la suite, une colonne avec des thèmes. Seulement, lorsque j'ai importé mes documents, j'ai fait un cliquer-glisser comme on l'a vu précédemment et donc je n'ai pas renseigné ces informations. Comment vais-je pouvoir faire ça ? Rapidement. Première possibilité, je sélectionne le fichier, je viens sur l'onglet *FICHIERS* et je lui demande de modifier les propriétés et voyez que je retrouve bien le titre et ici un petit menu déroulant pour me permettre d'aller chercher les différentes options. J'aurais pu le faire comme ceci mais imaginez en fin de compte que j'ai déjà là une dizaine de fichiers. Comment vais-je pouvoir faire rapidement pour modifier ces caractéristiques liées aux documents, que ce soit une ou dix colonnes supplémentaires ? Si c'est encore autorisé, tout dépend en fin de compte du paramétrage, vous avez commencé à le réaliser car il y a plein de choses qu'on va pouvoir autoriser ou pas, c'est venir ici sur le deuxième onglet qui s'appelle *Bibliothèque*. Ce deuxième onglet qui s'appelle *Bibliothèque* est fourni avec un mode d'affichage qui est par défaut l'affichage standard, l'affichage Web, mais un autre qui s'appelle *Modification rapide*. Le terme est intéressant. Voyons voir ce qu'il me propose. Lorsque je passe ici sur *Modification rapide*, je vais avoir un affichage de type grille, un petit peu comme si j'étais dans une table côté Excel avec la possibilité de modifier ou d'alimenter directement via des différentes colonnes ce qui m'intéresse. C'est en l'occurrence ici *Communication*. Ici, je veux *Management*. J'aurais même eu la possibilité, si les deux catégories étaient les mêmes, d'utiliser la poignée de recopier exactement tel qu'on peut le faire, par exemple, dans Excel. Vous voyez qu'on a plusieurs possibilités pour venir ajouter ou modifier des valeurs associées à des métadonnées. Nous verrons par la suite comment Sabine Paris est venue personnaliser tout ça.

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Date de parution :29 mars 2017

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