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L'essentiel de SharePoint 2016

Mettre en place la gestion de versions

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Découvrez la notion de versions et constatez les modifications que les versions peuvent entraîner. Saisissez également le principe d'incrémentation du nombre de versions conservées.
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Transcription

Nous allons parler maintenant de pouvoir garder en mémoire les différentes modifications apportées à un document et de garder une certaine historique en fin de compte, une certaine traçabilité. C’est ce que l’on appelle la gestion de version. Déjà dans un tout premier temps, je vais vous montrer ce qui se passe lorsque l’on crée une bibliothèque de document sans venir qualifier quoi que ce soit d’autre. Donc je vais juste à la bibliothèque de document, je ne passe pas dans les Options avancées et je viens juste donner ici un nom qui va être versions et je crée ma bibliothèque de document. J’ai créé cette bibliothèque. Elle apparait dans tout le contenu du site. Rappelez vous que l’on peut, à tout moment, venir par l’intermédiaire de ces trois petits points directement dans les Paramètres dans cette bibliothèque, ce qui m’intéresse. Je vérifie, je suis bien ici dans la bibliothèque qui s’appelle versions et dans ses paramètres. Et cette fois-ci, je vais commencer à exploiter la deuxième entrée qui se trouve sur les paramètres généraux, cette deuxième entrée qui s’appelle paramètres de contrôle de version, ne serait-ce que pour vous expliquer que, par défaut, les bibliothèques que vous créez à partir de SharePoint 2016 sont créées avec des gestions de version, ce qu’on appelle la version principale, v1, v2, v3, v4 et avec un nombre de versions principales de 500. Donc moi je vais me repositionner au point de départ, c'est-à-dire je ne veux pas, dans cette bibliothèque, créer deux versions. C’est le comportement que l’on avait sur les versions antérieures de SharePoint, c'est-à-dire que les bibliothèques étaient créées sans mettre en place du versioning. Je suis dans cette bibliothèque, je viens dans un tout premier temps mettre en ligne un document. Donc vous voyez qu’ici, il y a bien marqué Télécharger des fichiers à l’aide de Windows Explorer et si j’ai déjà un fichier existant dans la bibliothèque et que je retélécharge le fichier qui porte le même nom il va être remplacé, pourquoi ? Parce que je n’ai pas géré deux versions pour l’instant. Je prends ici mon Numéro de page, mon document, je télécharge le document. Je peux vous montrer par la même occasion, quand je sélectionne le document que ça soit dans le menu contextuel ici, dans les Options, que ça soit ici dans celui-là ou que ça soit au niveau de l’onglet Fichiers, ce qui concerne les gestions de version, en l’occurrence ici, n’apparaissent pas ou sont grisées. Et pour cause, j’ai pas mis en place de versioning. Maintenant je désire revenir dans les Paramètres de la bibliothèque et je vais revenir développer le Paramètres de contrôle de version pour lui dire : oui je veux Créer des versions principales. Et je veux conserver, pour notre exemple ça suffira largement, deux versions principales. Alors attention, le fait de marquer le nombre ici ne suffit pas à dire : je veux conserver, il faut que cette petite case soit cochée. Ok, une fois que je lui ai dit ça, je valide. J’ai donc mis en place du contrôle de version dans ma bibliothèque. Par contre, est-ce que je vois quelque chose encore ? Non, je ne vois rien. Tout simplement, pourquoi ? Parce que dans l’affichage qui me sert à l’heure actuelle, je n’ai pas la colonne qui m’indique sur quelle version je me trouve. Alors, exceptionnellement et pour aller plus vite en termes d’action, je vais Modifier cet affichage et je décide de rajouter à l’affichage ici la colonne qui s’appelle Version. Et je valide. Donc je vois bien qu’ici, pour l’instant, je suis à la version 1.0. Maintenant je vais venir également modifier une petite chose, c'est-à-dire que je vais créer une nouvelle colonne que je vais rajouter à l’affichage. Donc je vais venir ici dans les paramètres de ma bibliothèque, créer une colonne c’est simple, je vais rajouter une colonne de Nombre qui va être le seuil de données. Alors le seuil ça ira très bien et ce nombre doit être inférieur à 20, par exemple, et je ne veux pas de décimales. Et je le rajoute à l’affichage par défaut, exceptionnellement je le dis bien. Ok, donc j’ai bien ici des éléments. Maintenant, qu’est ce qui va déclencher une nouvelle version ? Toute modification apportée au document lui-même ou à la globalité de ses métadonnées. Je m’explique. Je viens ici sélectionner le document, je reviens sur Fichiers et je fais Modifier les propriétés, je viens rajouter un Seuil qui va être à 7 ici, j’enregistre, c’est une modification. Donc, automatiquement je passe à la version 2.0. Où est ce que je peux voir cette historique de version ? Je vous l'ai expliqué, vous le retrouvez à plusieurs endroits, le menu contextuel, vous l’avez également ici dorénavant. Voyez qu’il y a une chose qui n’apparaissait pas tout à l’heure qui s’appelle Historique des versions comme vous l’aurez eu à partir de l’onglet Fichiers également et quand je viens charger ici l’historique de version, je vois la première version qui est la version 1.0 et la version 2.0 où une métadonnée a été modifiée et on voit quelle métadonnées a été modifiée. Qui peut faire des modifications ? Toute personne qui a le droit de modifier, en fin de compte, le contenu de la bibliothèque. Donc je vais continuer à faire une modification avec le compte de Nicolas ici. Donc je vais réactualiser son affichage de page pour ouvrir cette fameuse bibliothèque et cette fois-ci, je pourrai commencer à faire une modification dans le document, à proprement parler. Je décide de modifier ça dans le navigateur, et je vais rajouter ou mettre ici, par exemple, en gras et en rouge le titre. Rappelez-vous, pas d’enregistrement, ça se fait automatiquement, et donc quand je vais revenir ici, je suis bien passé avec une version 3.0, côté Nicolas, bien évidement, je vais avoir la même chose, côté Sabine, je vais bien passer, dès que j’aurai à réactualiser ma page, à la version 3.0. Alors, rappelez vous, j’ai dit que je limitais à deux les mêmes versions. Si je reviens voir ici ce qui se passe, ou là ce sera plus simple, on va voir ce qui se passe en termes d’historique. J’ai pourtant ici la vision de la 1.0, de la 2.0 et de la 3.0. À tout moment, je peux me placer sur une version, décider de l’afficher, décider de la supprimer parce je ne voulais pas le garder ni la restaurer, ce qu'on verra plus tard. Mais premièrement, ce que je voudrais vous faire avec vous comme constat, c’est que j’avais bien demandé à garder deux versions, or je suis à la 3.0, et il m’a gardé la 1.0. Ça veut dire quoi ? Ça veut dire tout simplement que lorsque je définis le nombre de version, c’est le nombre de version plus la version courante, voilà pourquoi j’ai quand même le 1, 2, et 3. Par contre, je ferai une autre modification, là maintenant, allez je reviens à nouveau sélectionner ce document, afficher ici la possibilité de modifier ses métadonnées, et je rajoute ici un titre qui va s’appeler Titre. Je fais une modification, je suis bien passée à la version 4.0, ce qui fait que dorénavant, lorsque je vais venir voir ici ce qui correspond à l’historique des versions, j’ai le 4.0 certes, mais regardez que j’ai le 3.0, le 2.0, mais quand j’ai demandé qu’à ne garder que 2 plus 1, le 1.0 a été écrasé. Et puis si je disais, en fin de compte j’aurais modifié et reprendre le document tel qu’il était à la version précédente, donc je prends le 3.0 et je demande de restaurer le document, mais automatiquement le fait de restaurer c’est que je vais bien remplacer la version actuelle mais comme je garde toute trace des modifications, j’ai bien maintenant une 5.0, je viens de perdre la 2.0. Voilà comment on gère ce qui s’appelle du versioning mais du versioning avec une notion simplement de ce qu’on appelle les versions principales. Donc je reviens ici vous montrer ce qui avait été mis en place en termes de versioning Créer des versions principales. Nous verrons tout de suite après comment est ce que l’on peut gérer ce qu’on appelle les versions principales et des versions secondaires ou brouillons.

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Date de parution :29 mars 2017

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