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Pour éviter que les collègues ou le créateur du modèle Excel de planification saisisse des bêtises il est fortement recommandé de mettre en place des contrôles de saisie via l'outil de Validation de Microsoft Excel.
07:02

Transcription

Les logiciels de gestion de projets, lorsqu’on saisit les données des tâches, contrôlent un tant soit peu que les utilisateurs ne saisissent pas trop n’importe quoi. Et là, ça va être l’idée de ce tutoriel qu’on va faire maintenant. Il va s’agir de mettre en place des contrôles minimaux au niveau des saisies des informations dans les colonnes. Alors, commençons avec la colonne Travail. On va d’abord partir de C7 et faire un CTRL MAJ+ flèche vers le bas pour aller dans l’onglet Données ensuite dans l'onglet Données, il y a un groupe Outils de données avec un outil sur lequel une formation a déjà été consacrée qui s’appelle l'outil Validation de données. Donc on y va. Puis on va dire que, pour le travail qui est en heure, l’idée c’est d’autoriser un nombre décimal et qui doit être strictement supérieur à zéro. Ensuite, s'il y a une erreur, on va mettre une alerte d’erreur de type arrêt. Et là, on va mettre « Incohérence de saisie » comme message et le travail doit être un nombre strictement poisitif. On valide par OK et puis, maintenant, on peut déjà tester si quelqu’un pourrait mettre quelque chose d’absurde avec un 'moins un' et on voit que ce n’est pas possible ; il devra resaisir jusqu’à ce qu’il saisisse une valeur juste. Il va être de même pour la durée calendaire. On va tout sélectionner, retourner encore une fois dans Données Validation de données Options Autoriser une valeur décimale qui doit être supérieure ou égale à. Et ensuite, au niveau du minimum, on va mettre zéro. Pour Alerte d’erreur, dans le cas présent, encore une fois, on va mettre « Erreur de saisie ». Et on va mettre ici, « La durée doit être supérieure ou égale à zéro ». On valide par OK. Et là, on peut tester. Si on remonte au niveau de notre planning, si tout d’un coup, Identifier les besoins clients, on met à zéro, on voit que ça passe, si on met à moins un, on voit qu’on a un message. Ça, c’est très bien. Maintenant, le pourcent achevé, on sélectionne encore une fois, on va dans l’onglet Données, dans le bouton Validation des données, dans Options, on va autoriser un nombre décimal mais compris, cette fois-ci, entre zéro et un, parce qu’un pourcentage ne peut pas être inférieur à zéro, dans le cas de l’avancement d’une tâche. Il ne peut pas être supérieur à 100 %, dans le cas de l’avancement d’une tâche, du moins, c’est l’idée, c’est-à-dire qu’on renormalise le travail dépassé à 100. Pour l’alerte d’erreur, encore fois, le style d’arrêt est Arrêt. Pour le titre, on va mettre « Erreur de saisie ». Et on va mettre ici « Nombre doit être compris entre 0 et 100 % ». On valide par OK. Maintenant, pour le début planifié qui est ici, on veut absolument des dates, donc on va sélectionner tout ce qu’il y a là, on retourne, encore une fois, dans Données et on va dire qu’on autorise uniquement des dates comprises entre -- Et là, l’idée, c’est que ce soit compris entre la date de début du projet et la date de fin du projet. Si le collègue ne respecte pas ces deux dates, il y aura un message « Erreur de saisie ». « La date de début ou de fin de la tâche doit être comprise entre la date de début ou de fin du projet lui-même », comme ceci. Alors, bien évidemment, ça imposera que nos collaborateurs aient le réflexe de d’abord aller saisir, ici, une information. Par exemple, on va mettre 01.01.2007 08:00, et au niveau de la date de fin du projet, si vous regardez ici, on voit que ça ne se termine pas plus tard que le mois de janvier, mais le 31.01.2007 17:00. Si maintenant, on essaie, par exemple, de mettre la date de début, on va mettre ici le 31.12.2006 ; ça servira d'exemple. On fait un OK. Et ici, dans le cas présent, on voit qu'il gère, qu’il l’accepte alors qu’il ne le devrait pas puisque cette date n’est pas comprise entre la date de début et de fin du projet. Donc on resélectionne notre zone de date de début, on va dans Validation de données Options. Ici, on va bien vérifier qu’on a date de début, c'est bon, et date de fin, c'est bon. Là, visiblement, il nous laisse saisir, pourtant ce n’est pas conforme, parce que, encore une fois, le 30.12.2006 ne se trouve pas dans ce qui a été spécifié. Et le petit piège c’est que, quand on définit les dates de début et de fin, il ne faut pas oublier de les mettre avec des $ sinon chaque date du tableau fait référence à une cellule décalée par rapport à E2 et E3. Donc maintenant, si on retourne dans « Début planifié » et qu’on fait Entrée, on voit que ça ne marche plus, mais si on écrit 07.01.2006, -- là, il n’est pas content, ce qui n’est pas du tout normal, on va aller voir pourquoi. Validation de données, E2, E3, c’est juste. J’ai mis 2006, ce qui est une erreur de saisie de ma part. On va remettre 07.01.2007 et voilà, ça passe. Maintenant, pareil pour la fin planifiée, donc, la fin planifiée, on va sélectionner toute la zone, on va dans Validation de données et on va dire ici qu’on autorise une date, mais qui doit être inférieure ou égale à la date de fin du projet. Encore une fois, on peut mettre un message « Erreur de saisie », puis là, tout ce qu’on veut. On va arrêter d’écrire parce que, de toute façon, c’est toujours le même principe.

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Date de parution :7 sept. 2016

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