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Créer un planning avec Excel 2016

Mettre en place des formules simples

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La table d'entrée doit procéder à certains calculs automatiquement. Abordez les fonctions simples qui peuvent être utilisées pour faire le travail de base sans utiliser VBA.
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Transcription

Nous allons maintenant faire les premières formules de la table d'entrée des tâches avant de faire la planification qui est à droite. Donc il y a plein de manières de faire et de gérer les formules de cette table ; malheureusement, sans VBA, on est quand même très vite limité parce qu'il faut savoir que les logiciels de gestion de projet, par exemple, on peut changer la durée et les dates et respectivement l'un et l'autre se calculent à partir des données modifiées de l'autre. Je m'explique : si je change, ici, la durée, les deux dates peuvent se recalculer ; si je change une des deux dates, la durée peut se recalculer dans les logiciels de gestion de projet. Dans Excel, c'est très difficile de faire ça sans du VBA ou sans faire des bricolages très tordus avec des formules. Donc, là, dans le cas présent, on va commencer tranquillement. Déjà la colonne « Travail », c'est simple. Pourquoi ? Parce que, au niveau des phases, c'est simplement la somme des heures de travail et, au niveau du projet, c'est la somme des heures des phases. Là, il n'y a rien d'extraordinaire. La durée calendaire, alors là, celle-là n'est pas une somme parce que, en fait, dans les logiciels de gestion de projet, du moins dans la majorité, c'est la différence entre la fin planifiée et le début planifié. Donc, comme vous pouvez le voir, ça ne donne pas du tout la même chose que de faire la somme des durées des tâches, ce qu'on appelle, en gestion de projet, la durée cumulée. Maintenant, les phases, c'est pareil : les phases, leurs dates, dans les logiciels de gestion de projet, se calculent à partir de l'intérieur de ce qu'elles auront fait, des tâches qu'elles contiennent. Donc déjà leur durée calendaire est égale à la fin planifiée, moins le début planifié. Voilà, ça, c'est une chose. Puis, pour la durée calendaire des tâches, là on va faire un choix. On va décider que c'est la durée qui contrôle les dates, et pas l'inverse. Donc, ça, c'est assez cohérent, car souvent les gens tapent en durée. Maintenant, le pourcent achevé. Alors le pourcent achevé du projet ne doit pas être saisi à la main parce que, si on le saisit à la main, dans les logiciels de gestion de projet, c'est ce qu'on appelle le pourcent physique achevé, qui n'est la même chose que le pourcent achevé ; et d'ailleurs qui n'est pas la même chose que le travail achevé. Mais là on va faire en pourcent achevé, et la question c'est : comment est-ce qu'on peut faire le pourcent achevé, par exemple, déjà des phases ? Alors, au fait, il va falloir faire une sorte de pondération. On ouvre la parenthèse parce que, évidemment, on va anticiper, cette fois-ci, qu'on divise par la somme des durées, donc cette durée fois son pourcentage, plus cette durée fois son pourcentage. J'avoue qu'on pourrait faire la même manip. avec une multiplication matricielle, mais ça deviendrait un peu trop abstrait pour ceux qui ont oublié les notions qu'ils ont vues au lycée, donc les notions de maths, on s'entend. Donc on va éviter d'utiliser les fonctions matricielles. On continue donc notre somme des produits et on divise par la somme des durées, comme ceci. Maintenant, on valide, et évidemment il dit qu'on a oublié de fermer une parenthèse, voilà, et puis, pour le coup, il y a une erreur de nom, parce que j'ai écrit « somme » en anglais. Et puis, on a 56 %. Maintenant, bien évidemment, pour chaque phase, il n'y a pas le même nombre de tâches, donc c'est assez laborieux de préparer la formule, mais ça n'empêche pas qu'on peut quand même copier/coller, par exemple, cette formule, qui est là, en bas. Et ensuite, il suffit d'adapter et d'ajouter ce qu'il manque parce que, comme vous pouvez le voir, il a déjà les premières lignes, pour le coup. Maintenant, la chose étant, c'est qu'il faut le pourcent achevé du projet. Et là, c'est pareil, c'est-à-dire que soit on fait la somme des produits ici de toutes les tâches, ça c'est une possibilité, soit ce qu'on le fait, c'est qu'on fait la somme des produits des pourcentages multipliée par les durées des tâches sommées divisée par l'ensemble des durées, donc très vite ça fait quelque chose d'assez tordu, mais je vais vous faire un exemple, et après dans le prochain tutorial, ces formules seront déjà écrites, que vous le sachiez. Donc, là, il faudrait faire ouvrir une parenthèse, ce pourcentage qui multiplie la somme de toutes les durées qui sont là, ensuite plus le pourcentage, qui est ici, fois la somme des durées des tâches qui sont là-dedans, et ainsi de suite, et ainsi de suite. Donc, somme... Et ensuite, on divise par la somme de la durée de toutes les tâches. Là, évidemment, comme je vous l'ai dit, on va s'arrêter uniquement à la deuxième phase puisque je ferais les formules dans leur totalité, mais, comme vous pouvez le voir, c'est relativement laborieux, donc là je fais exprès de m'arrêter là. Et quand on fait ça avec du VBA, c'est beaucoup plus rapide pour le coup. Donc, là, on valide par Entrée, et le projet est achevé à 63 %. Maintenant, on poursuit un petit peu, donc il y a ici la date de début planifié et la fin planifiée ; le début planifié, qui est ici, au fait, doit être égal à la valeur minimale de toutes les dates qu'il y a en-dessous. Donc, ça, on peut prendre toute la colonne, et la fin planifiée est égale au niveau de la ligne du projet, donc de cette fameuse ligne une à tout ce qu'il y a en-dessous. Et en réalité, pour une phase, c'est aussi pareil ; ça veut dire qu'on a toujours le minimum de ce qu'il y a en-dessous, mais, par contre, qu'au niveau de la phase. Pareil, ici, pour la date de fin parce que c'est comme ça que fonctionnent les logiciels de gestion de projet et d'ailleurs, c'est comme ça que c'est logique. Maintenant, évidemment, je ne vais pas vous imposer le fait de vous montrer que je vais faire ça pour toutes les phases, ce sera simplement fait dans le prochain tutorial où j'aurai mis toutes les formules pour toutes les phases pour le coup, dans la joie et la bonne humeur. Ceci ayant été fait, maintenant, on va s'arrêter là en disant que ça a été la première étape de formules et on va passer, dans le deuxième tutorial, à la deuxième étape, qui est un petit peu plus compliquée, et bien évidemment, entre temps, j'aurai pris soin de faire en sorte que, dans cette table, toutes les formules soient déjà bonnes.

Créer un planning avec Excel 2016

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Date de parution :7 sept. 2016

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