Créer un planning avec Excel 2016

Mettre en place des formules complexes

TESTEZ LINKEDIN LEARNING GRATUITEMENT ET SANS ENGAGEMENT

Tester maintenant Afficher tous les abonnements
Dans la continuité du tutoriel précédent, mettez en place une formule un peu plus complexe. Mettez à jour en cascade les dates de toutes les tâches à l'aide des fonctions EQUIV et INDEX.
09:50

Transcription

Nous allons maintenant passer à la deuxième étape de mise en place des formules de notre table avant de faire le diagramme à barres qui est ici, à droite, et il va s'agir d'une phase un petit peu délicate parce que les formules à utiliser ne sont guère simples. Pour ceux qui ont suivi la formation sur les fonctions de recherche et base de données qui est dans le catalogue, ce sera peut-être plus facile puisqu'on va faire usage maintenant de la fonction EQUIV et INDEX, sans, toutefois, les expliquer aussi longuement qu'on l'a fait dans la formation que je viens de mentionner. Alors, allons-y, l'idée est la suivante : observez bien que chaque tâche a un prédécesseur, donc, là par exemple, la phase qui est ici, elle, c'est clair que, objectivement, elle n'a pas de prédécesseur, donc on peut toujours enlever les prédécesseurs aux phases puisqu'il n'est pas censé y en avoir. Maintenant, "identifier besoins clients", c'est la première tâche, donc elle n'a pas de prédécesseur non plus. Maintenant, "développer charte projet" a un prédécesseur ; c'est la tâche trois. Donc, c'est clair que, la date de début, on pourra mettre "SI=" la fin de la tâche qui est juste au-dessus. Et puis, bien évidemment, on pourrait, à cette valeur, dire : « oui, mais plus le délai, qui est dans la colonne K », puisqu'il y a un délai en jours là-dedans. D'ailleurs, vu que le délai est en jours, on pourrait tout à fait sélectionner, ici, notre zone et mettre le format de nom de jour ; d'ailleurs, allez, faisons-le rapidement parce que, sinon, ce n'est pas élégant. Donc là j'ouvre juste une petite parenthèse, alors "Personnalisée", voilà, "j.". Donc, revenons à nos moutons. Oui, on peut mettre ici une formule dans le début de celle-là qui dit "prends" puisqu'on ne peut faire que des relations fin/début avec un tableur, du moins sans faire de VBA, donc, enfin, au début, c'est-à-dire la tâche "développer charte projet" ne peut que commencer lorsque "identifier besoins clients" est terminé, et ce, avec une marge de deux jours. Mais, le hic, c'est que, là, ce n'est pas forcément trois ; ça peut être autre chose. Et pour le coup, la valeur qui est ici, il faut qu'on aille la chercher quelque part, et non qu'on aille l'écrire. Alors, là, il y a une fonction qu'on connaît, qui s'appelle la fonction EQUIV. Donc, la fonction EQUIV, elle dit quelle est la valeur recherchée, donc c'est clair que je vais chercher la valeur qui est ici. Ensuite, il dit : « Oui, mais tu la cherches dans quel tableau ? » Je cherche le numéro de cette tâche ici, dans cette colonne qui est là, donc, évidemment, on peut aller jusque tout en bas de la feuille. Une fois qu'on a fait ça, on regarde le prochain paramètre de EQUIV, qui est le type, et évidemment on veut une correspondance exacte. EQUIV va renvoyer le numéro de ligne où la fonction a trouvé la valeur trois, alors c'est chouette parce que, par rapport à notre zone, ça veut dire, par exemple ici, que, la troisième tâche, il va la trouver à la troisième ligne. Bon, voilà, c'est le hasard, parce que, pour l'instant, les numéros, qui sont là, sont dans l'ordre, mais ce n'est pas forcément toujours le cas. Donc, ça va renvoyer le numéro de ligne, donc, là, on va dire ici "INDEX". On ouvre ici la parenthèse, et INDEX est une fonction qui permet, à partir d'une plage, d'un numéro de ligne et d'un numéro de colonne, d'aller chercher ce qui se trouve dans une plage, à l'intersection de cette ligne et de cette colonne. Or, nous, ce que l'on veut, c'est que, à partir du moment où EQUIV a trouvé le numéro de ligne où se trouve la tâche qui est le prédécesseur, qu'il aille chercher la date de fin équivalente. Or, notre plage est donc la colonne "Fin planifiée", et donc on va aller prendre "Fin planifiée" jusqu'au bout. Ensuite, comme c'est une plage fixe, on fait des "F4, point-virgule". Et maintenant, le numéro de ligne, justement il va être donné par EQUIV. Et ensuite, on fait un point-virgule, et là, il veut le numéro de colonne, mais il n'y a pas besoin de mettre le numéro de colonne, comme vous pouvez le voir, c'est un paramètre facultatif parce qu'il est entre crochets, car, de toute façon, on utilise la colonne de la matrice elle-même, donc, là, on peut simplement fermer la fonction INDEX. Si on valide par "entrée", on se retrouve actuellement avec le 8 du 1, comme vous pouvez le voir, ça correspond, c'est tout juste, le 8 du 1 2007, donc, là, il n'y a pas de souci majeur. Et puis, maintenant qu'on a ça, on va vraiment faire un contrôle fin. Donc, 8 du 1 2007, huit heures. Et là, on se dit : « tiens donc, quand même c'est bizarre parce que, si on regarde ce qu'on a, on a un délai de deux jours ». Or, le 8 du 1 2007, ici, plus deux jours, ça ne devrait rien faire et, au fait, ce n'est pas une question de plus de jours parce que la marge qu'on a ici, donc le "+K10", c'est le délai avec la tâche qui précède. Donc, là, la tâche qui précède, pour le coup, c'est évidemment celle-là, donc c'est-à-dire le délai qui est là-haut et, pour le coup, pour le délai, il nous faut la même chose, c'est-à-dire la même fonction INDEX, qui va chercher le délai dans la bonne tâche. Simplement, ça ne va pas prendre la colonne de "Fin planifiée" pour ce qui est ici, mais ça va aller prendre la colonne K, qui est la colonne des délais. Si on valide par "entrée", maintenant, on est tout bon, on a effectivement cette tâche "Développer charte projet" qui commence le 10 du 1, c'est-à-dire deux jours après la fin. Vous allez me dire : « Comment on peut contrer que c'est juste ? » Regardez, là par exemple, dans "Prédécesseur", je vais mettre la tâche sept, je tape sept et regardez ici 7, cette tâche finit le 19. Or, regardez maintenant le début de notre tâche quatre, elle commence le 19, sachant que la tâche 7 n'a pas de délai. Si on lui met un délai d'un jour, notre tâche, ici, commence le un. Donc, bref, là, on a gagné le jackpot, c'est bon, on a la formule qui permet de tout faire. Et, bien évidemment, il suffit de la tirer correctement et on a, à ce moment-là, un "#REF" qui apparaît, et là, on se dit : « Qu'est-ce qui se passe ? » Eh bien, allons voir ici cette première formule et observons. On voit qu'on a un "#REF" au niveau du paramètre de EQUIV, qui est ici, c'est-à-dire du tableau de recherche. Et si on va regarder notre tableau de recherche, c'était la zone avec les numéros de ligne, et là, on n'a pas mis de "$", donc il fallait aussi mettre un "$" parce que c'était aussi une zone fixe, donc on a deux fois à mettre des "$" sur la zone de la colonne A. Maintenant, on peut tirer ça. Et pour le coup, on a les dates qui sont bonnes, et bien évidemment, le faire pour toutes les tâches de toutes les phases. Voilà, comme ceci. Donc, maintenant, on s'approche de la finalité, on a un système qui recalcule le planning automatiquement, à la condition qu'il y ait un prédécesseur, mais souvent les gens me disent : « Oui, mais nous, des fois, on a plusieurs prédécesseurs, donc comment est-ce qu'on peut faire ça ? » Bien, imaginez effectivement que, dans le cas présent -- et là pour ne pas faire des formules immenses, il faut se fixer une règle -- que vous exigez de vos collègues qu'ils tapent toujours les prédécesseurs avec quatre chiffres et que, quand il y en a deux, de les séparer par un point-virgule. Donc, là, évidemment, il faut changer la validation. Je vais vous expliquer quel est le système, mais on ne va pas le faire. Je vais vous dire pourquoi : parce que, jamais, dans les cours Excel, on m'a demandé de le faire avec deux prédécesseurs, mais je vous en parle. L'idée, c'est que, les gens, il faut leur demander de faire, pour faire des formules pas trop complexes, de mettre les numéros de tâches avec quatre chiffres. Comme ça, ça vous donnera une limite avec 9 999 tâches, et de les séparer par un point-virgule. Ensuite, dans la formule qui est là, vous allez prendre un INDEX de ça, c'est-à-dire vous gardez cette formule à l'identique, mais vous n'allez pas aller lire simplement J10 ; vous allez prendre, avec les fonctions de texte, les quatre premiers caractères de J10 puisque les quatre premiers caractères, ce sera le numéro des tâches. Évidemment, il faudra aussi, ici, mettre le numéro des tâches avec "0004", et cetera, et cetera, et cetera. Ensuite, bien évidemment, il faudra faire la même chose pour le J10 qui est ici, en écrivant "à gauche de 4" puisque, à nouveau, le numéro des tâches fera quatre numéros, donc quatre digits. Maintenant, comme après le point-virgule il pourrait y avoir un deuxième numéro de tâche, il faudra choisir laquelle des deux tâches prendre. Et pour ceci, il faut toujours prendre le maximum quand c'est des relations fin/début, donc il y aura un max, point-virgule, et au fait, là, vous allez copier/coller tout l'INDEX et finalement, là, au niveau du "gauche J10-4", vous n'allez pas prendre à gauche, mais vous allez prendre la fonction "Droite". Pourquoi ? Parce que la deuxième tâche, qui est après le point-virgule, elle aura aussi quatre digits et, évidemment, on va partir de la droite pour prendre ce numéro de tâche, donc il faudra changer, ici "droite" et également, ici, changer "droite", et fermer la fonction MAX à la fin. Et pour le coup, vous aurez un système qui sera capable de gérer deux prédécesseurs et qui va prendre automatiquement le prédécesseur qui est le plus tardif. Donc, là, je vous ai montré, sur le principe, comment éventuellement faire plusieurs prédécesseurs, et encore une fois, j'argumente pourquoi je ne le fais pas. En concret, c'est parce que jamais personne ne me l'a demandé dans les formations "Planification et création d'échéancier" avec Excel. C'est cette raison-là. Cependant, vous aurez vu une petite démonstration et une piste pour le faire. Donc, voilà, ici, pour cette étape un peu difficile et délicate concernant la préparation de nos formules.

Créer un planning avec Excel 2016

Abordez la planification et la création d'échéanciers dans Excel. Concevez un diagramme à barres avec les activités en cours, un visuel de hiérarchie de tâches et de phases, etc.

3h29 (33 vidéos)
Aucun commentaire n´est disponible actuellement
 
Logiciel :
Spécial abonnés
Date de parution :7 sept. 2016

Votre formation est disponible en ligne avec option de téléchargement. Bonne nouvelle : vous ne devez pas choisir entre les deux. Dès que vous achetez une formation, vous disposez des deux options de consultation !

Le téléchargement vous permet de consulter la formation hors ligne et offre une interface plus conviviale. Si vous travaillez sur différents ordinateurs ou que vous ne voulez pas regarder la formation en une seule fois, connectez-vous sur cette page pour consulter en ligne les vidéos de la formation. Nous vous souhaitons un excellent apprentissage avec cette formation vidéo.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !