SharePoint 2016 : Les flux de travail

Mettre en œuvre un flux de travail à trois états

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Votre objectif, ici, est de s'assurer que les relecteurs junior et senior ont vérifié la traduction de la notice stockée dans la bibliothèque des traductions. Dans ce but, vous allez créer un flux de travail à trois états.
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Transcription

Pour créer des flux de travail dans SharePoint 2016, vous avez plusieurs outils. Le premier outil consiste à utiliser tout simplement les modèles qui sont mis à disposition par Microsoft à travers SharePoint. Donc c’est ce que vous allez faire en créant un flux de travail basé sur un des modèles qui est livré, et notamment le modèle qui s’appelle Flux de travail à trois états. Bientôt vous apprendrez à créer des flux de travail à plusieurs états. Mais dans le modèle qui est livré, vous n’avez que trois états. Mais c’est déjà suffisant pour nous. Pour cela vous allez utiliser la bibliothèque Traductions. Cette bibliothèque Traductions a une colonne qui contient, je vais dans les paramètres pour vous le montrer, Relecteur, qui contient en fait trois valeurs : Relecteur junior, Relecteur senior, et Relu. Eh bien en fait, ça correspond à ces fameux trois états. Quand un document est déposé dans la bibliothèque Traductions, le document doit être relu. D’accord, donc là ici par exemple, si j’ajoutais un nouveau document, c'est ce que je vais faire d’ailleurs. Là, je vais dans les fichiers d'exercice, je prends textes. On suppose que dans ce texte, il y a un texte à traduire. Eh bienç vous avez vu que par défaut, c’est le Relecteur junior qui a été affecté, parce que c’est effectivement la valeur par défaut. Et donc ça indique d’un point de vue métier que le Relecteur junior doit faire maintenant la relecture du texte traduit. Alors, vous allez faire un Workflow qui permet de dire au Relecteur junior : ça y est j’ai fait mon travail, et du coup, le Relecteur senior va être informé qu’il doit relire à son tour, et qui à son tour va dire : ça y est, j’ai terminé. Et donc à ce moment-là, le document aura été relu. Donc pour cela vous devez créer un workflow. Donc rien de plus simple à partir d’un modèle. Vous allez dans Bibliothèque. Là ici vous avez un petit raccourci qui vous permet d’ajouter un flux de travail. Vous descendez dans la liste des modèles de flux de travail. Et vous voyez Flux de travail à trois états. Ce flux de travail à trois états a déjà été préparé finalement par Microsoft. Donc vous allez tout simplement indiquer les valeurs qui doivent le personnaliser. En particulier, vous mettez son nom. Donc wf, pour workflow, 01A, alors c’est complètement arbitraire. Par contre vous avez intérêt effectivement de mettre des noms courts. Vous verrez un petit peu plus tard pourquoi. J’ai besoin d’une liste des tâches. Eh oui, le workflow va produire des tâches. Il faut comprendre aussi que l’idée des workflow, c’est de venir alimenter une liste de tâches pour indiquer aux utilisateurs ce qu’ils doivent faire. Vous avez aussi une liste de tâches un peu particulière, qui est l’historique des flux de travail, qui est très utile, et qui permet de savoir qu’est-ce qui s’est passé sur le workflow. Alors on va autoriser le démarrage manuel. On pourrait autoriser le démarrage lors de la création d’un élément. Mais là ici, on va se contenter d’un démarrage manuel. Alors voilà, c’est là où tout se joue. Dans un workflow à état, en fait, SharePoint a identifié que vous aviez une colonne de type choix. Il a récupéré le nom de la colonne et les valeurs. Et il a associé la première valeur, mais vous pouvez le changer, à l’État initial, la deuxième valeur à l’État moyen, la troisième à État final. Et à l’état initial correspond tout ce bloc de paramètres. Pourquoi ? Parce que ça correspond justement au flux de travail lorsqu’il est initié, qui commence là, et qui s’arrête ici. Donc c'est-à-dire que tout ce bloc de paramètres correspond exactement à l’état où le workflow débute par Relecteur junior. Alors nous allons garder tous les paramètres, sauf le Message électronique. Vous apprendrez à créer des messages électroniques un petit peu plus tard. L’état moyen, lui, correspond au bloc de paramètres, qui est l’état ici intermédiaire ou moyen, qui débute ici, et qui se termine aussi ici. Là aussi on va décocher Envoyer un message électronique. Pour l’instant je n’en ai pas besoin. Et l’état final, eh bien l’état final, c’est terminé. Donc quand vous arrivez à l’état final, il n’y a plus de paramètre. C’est terminé. Vraiment la tâche, finie. Donc on arrête là. Donc maintenant, vous laissez tous les autres paramètres par défaut. Vous faites OK. Et vous allez lancer le workflow pour vérifier qu’il fonctionne bien. Donc ça tombe bien, j’ai un texte. On pourrait, soit cliquer sur les trois petits points, trois petits points, Options avancées, Flux de travail. Sinon vous cochez, voilà, l’élément, vous allez dans Fichier, et vous faites Flux de travail. Vous voyez la liste des flux de travail qui sont disponibles, notamment votre premier flux de travail. Cliquez dessus. Et il est en cours. Vous avez vu qu’il a été ajouté automatiquement à l’affichage. Vous cliquez sur En cours. Et là il vous dit: ah bah tiens il y a une tâche qui a été créée. Ok, donc on pourrait l’ouvrir directement, et là vous avez l’historique. Donc là on retrouve la liste des tâches. Et là vous retrouvez l’historique. Allons plutôt directement dans la liste des tâches qui se trouve ici. Et là vous avez, donc la tâche, c’est la même évidemment, qui est initiée. Vous l’ouvrez. Vous avez la possibilité d’avoir un lien direct sur le document. Supposons que vous êtes le Relecteur junior. Alors évidemment dans les exercices, je vais vous faire porter tous les rôles et tous les chapeaux. Mais bon, ne m’en voulez pas. C’est pour des raisons purement pédagogiques. Dans la vraie vie, évidemment, le Relecteur junior sera une personne différente. Vous aurez l’occasion, et vous le ferez, d’assigner dynamiquement même, qui peut faire quoi. Pour l’instant, on va être très simple : vous allez tout faire tout seul. Vous allez modifier l’élément en tant que Relecteur junior. Et vous allez dire : ça y est, j’ai fini mon travail. Eh bien pour ça, il faut cliquer sur Afficher plus. Et là ici, vous avez l’état. L’état, vous dites, bah il est terminé. J’ai terminé mon travail. Ça y est, j’ai relu, c’est bon. S’il y a eu des fautes, je les ai corrigées. J’enregistre. Là, c'est au niveau de votre tâche. Vous revenez au niveau de votre bibliothèque Traductions. Voilà, le workflow est toujours en cours. Ah, vous avez vu, la colonne Relecteur est passée de Relecteur junior à Relecteur senior. Ouvrez le workflow. Et là vous découvrez que vous retrouvez évidemment la tâche initiale. Et vous retrouvez la deuxième tâche. On pourrait cliquer là directement. Mais on va aller plutôt dans Tâches. Et là vous avez bien la deuxième tâche. Donc là on suppose que vous êtes le Relecteur senior. Donc vous ouvrez la Tâche de vérification. Vous avez toujours la possibilité d’accéder au texte. Mais je vais vous l'ouvrir pour vous le montrer. Voilà. Alors, le texte est assez symbolique. Et là vous avez effectivement votre tâche, vous l’avez terminée. Vous avez relu, vous êtes d’accord avec le contenu. À ce moment-là, vous cliquez sur Afficher plus. Vous cliquez sur Modifier l’élément. Vous descendez, et vous cliquez sur Afficher plus. Et vous dites que l’état est terminé. Enregistrez. Si vous patientez, dans quelques secondes vous verrez que ce sera indiqué Tâche terminée ici. Vous pouvez faire F5 pour vérifier. Mais ça va venir, ne vous inquiétez pas. Vous retournez dans Traductions. Vous patientez quelques secondes. Et vous faites F5. Remarquez déjà qu’on est passé à l’état Relu. Je refais F5, et mon workflow

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