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Dans cette vidéo, vous allez activer les options de contrôle de version comme l'approbation, les versions et l'extraction. Vous découvrirez également les interactions avec Office.
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Transcription

L'objectif de cette vidéo, c'est passer en revue les options de contrôle de version, de les activer et aussi de connaître leur interaction avec Office. Donc, sur le site Fruits et Légumes, vous avez une bibliothèque qui s'appelle Mes documents. Donc, vous cliquez dessus pour l'ouvrir tout simplement. Et vous allez dans les Paramètres de la bibliothèque grâce au Ruban Bibliothèque. Puis ensuite dans Paramètres de la bibliothèque. Et dans Paramètres généraux, vous voyez apparaître Paramètres de contrôle de version. Vous l'ouvrez, et là, vous avez plusieurs choix qui sont indépendants, qui sont proposés. Notamment l'approbation de contenu est indépendante de l'historique des versions, qui est indépendante de la sécurité zemman Bouillon, qui est indépendante de l'extraction, qui sont des notions différentes. Or l'approbation, c'est assez simple, c'est un document enregistré. Est-ce que le contenu est approuvé ? Est-ce qu'il va être visible ? Là, ici, j'ai coché oui. J'ai effectivement demandé une approbation du document. Ça c'est une première activation que vous pouvez faire. Deuxième activation, c'est si vous le souhaitez, demander de créer des versions principales et secondaires. Autrement dit, tout simplement, est-ce que vos fichiers vont être versionnés ? Est-ce qu'il y aura dans le temps des versions un, un point un, un point deux, deux points zéro, etc. Quelles sont les différences entre par exemple, les versions qui se terminent par point zéro, et les versions qui se terminent par point un, point deux, point trois, point quatre, etc. Bien, on appelle version principale, les versions qui se terminent par un point zéro. Et on appelle version secondaire ou brouillon, les versions qui se terminent par quelque chose différent de zéro. Quel est l'intérêt de les distinguer ? C'est lié aux paramètres qui s'appellent sécurité des éléments de brouillons, où là, vous pouvez demander à ce que... Vous voyez, une question est posée. Qui peut voir les éléments de brouillons dans Bibliothèque de documents ? Tout utilisateur, seuls les utilisateurs pouvant modifier des éléments. Ou uniquement les utilisateurs pouvant approuver des éléments. Autrement dit, si vous gardez cette option là, seuls les utilisateurs approbateurs, pourront voir les éléments de brouillons. Dès lors, les autres utilisateurs, mêmes s'ils ont des droits de modifications ne verront pas les versions de brouillons, les versions intermédiaires. Ce qui est normal, aussi, dans un processus de travail, vous ne souhaitez pas forcément que les autres utilisateurs puissent voir des versions intermédiaires sur lesquelles vous êtes en train de travailler. Donc, pour l'instant, on va garder l'option qui est pas mal, Uniquement les utilisateurs pouvant approuver. Donc, on va garder celle-ci. Dernière possibilité : c'est la notion d'extraction. Est-ce que vous exigez l'extraction de documents avant de pouvoir les modifier. Il faut comprendre qu'une extraction quand vous extrayez un document cela permet de verrouiller le document en mis à jour. Autremet dit, l'intérêt de l'extraction, c'est que vous pouvez travailler sur plusieurs documents en même temps, extraire certains documents pendant que vous en modifiez un autre, de façon à être sûr que personne ne modifie les autres documents, qui ont un lien avec le document sur lequel vous êtes en train de travailler. Donc, on va voir comment ça réagit, on va l'exiger effectivement, OK. Alors là, on a activé les différentes options, et maintenant on va voir l'impact de ces choix sur un document. On va aller directement sur Mes documents. Je vais montrer une méthode un peu différente. Je vais télécharger un document avec le bouton Télécharger. Donc, je clique sur Parcourir Là, je vais directement pointer sur le dossier ou se trouve mon fichier. Et dans la liste des fichiers, je prends un fichier quelconque. Par exemple, je vais prendre le document qui s'appelle Valeur; je l'ouvre. Alors vous remarquerez que je peux indiquer d'ailleurs, des documentaires de versions, puisque j'ai actionné le Versionning. Donc, je vais mettre ici : Nouvelle étude à approuver. Normalement, cette bibliothèque sert à stocker des analyses et des études. Voilà, je vais cliquer sur Ok. Et là, vous remarquez qu'il y a une petite flèche, une petite icône un peu particulière, qui apparaît, qui indique que le fichier est extrait. C'est-à-dire que cette signalétique permet grâce à cette icône, de savoir que le document est extrait. Autre chose, vous remarquerez que je suis en version zéro point un. C'est-à-dire que pour ce nouveau document (j'ai activé, les versions principales et secondaires), automatiquement, il est en version zéro point un. Donc, ici, vous avez le versionning, on voit aussi l'état d'approbation. Et vous remarquerez que le document est en état brouillon, c'est-à-dire que pour l'instant, il n'est pas approuvé. Contrairement aux documents précédents qui étaient déjà présents avant que j'active les options, qui lui effectivement est bien approuvé. Donc maintenant, ce que je voudrais faire, c'est approuver le document. Donc, pour cela, je peux déjà archiver le fichier. Je sais que le mot d'archive est un peu perturbant pour les interlocuteurs en français Mais, il faut comprendre que cette notion d'archivage est une notion de GED : GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS. Et effectivement, techniquement, on parle bien d'une archive. C'est-à-dire qu'on met à disposition un fichier. C'est la raison pour laquelle vous trouvez dans les options qui s'affichent ici, l'option Archiver. Je sais bien que lorsqu'on archive un document, on sait qu'on a un sens qui signifie : on le met de côté et si vraiment on a besoin d'y aller, on y va. Et bien, en fait, en gestion électronique de documents, on parle effectivement d'archivage. On met à disposition le document, pour les gens qui en ont besoin. Il est archivé, il est présent. Donc, ici , je vais l'archiver. Le fait de l'archiver, me permet aussi de choisir dans quelle version, je veux être. Est-ce que je reste en version secondaire? Ou est-ce qu'au contraire, je veux basculer en version principale ? Si je bascule en version principale, cela signifie qu'à ce moment là, que je suis vraiment d'accord avec le contenu. Je peux même mettre un commentaire en disant : «Contenu prêt pour l'approbation», je fais Ok. Le document est bien en état d'approbation en cours. Par contre, il est en version zéro point un. Pourquoi, il est en version zéro point un parce qu'il n'est pas encore approuvé. Donc, il me reste une dernière étape. Dans la vie, évidemment, c'est pas moi qui approuverait mes propres documents. Mais ici, pour faire simple, je vais approuver mon document et vous allez voir qu'il va passer automatiquement à ce moment là, voilà, approuver. Je choisis Approuver, je peux même mettre un petit commentaire, si je veux. Je fais Ok, et il va changer de version automatiquement. Je suis bien en version un point zéro, un document approuvé. Toutes ces manipulations servent essentiellement à s'assurer que le document est bien approuvé avant qu'il soit publié.

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Date de parution :30 août 2016
Mis à jour le:28 févr. 2017

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