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Excel 2016 : Importation et exportation de données

Mettre à jour les liaisons et les options

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Dans cette vidéo, vous allez comprendre pourquoi et comment mettre à jour les liaisons. Parcourez-en les différentes options.
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Transcription

Nous allons maintenant parler à nouveau un petit peu des connexions, pour se concentrer sur les options de mise à jour. Alors l’idée ça va être de contrôler que ces dernières marchent effectivement, et de parler d'un problème qui est récurrent, dans les entreprises particulièrement. Alors, pour faire la démonstration de ce sujet, on va partir d’un fichier Excel vide qu’on va enregistrer sur le bureau et qu’on va appeler MisesAjour. Voilà, MisesAjour. Et dans ce fichier Excel, on va importer un fichier texte tout simple, Bureau, fichier PointVirgule, avec simplement comme Séparateurs le Point-virgule. On fait un Terminer, OK. On renomme la feuille CSV. Donc jusque-là on connait, il n’y a rien d’extraordinaire. On va dans les options de Connexions. Nous allons dans Propriétés, et on va dire qu’à chaque fois qu’on fait une actualisation, on souhaiterait qu’il ne nous demande pas le fichier. Voilà, on fait un OK, on fait un Fermer. Alors déjà le premier but, ça va être de voir si effectivement il est capable de faire une mise à jour et qu’il le fait correctement. Alors, je vais pour ceci, réduire ce fichier et ouvrir le fichier CSV dans un éditeur de texte où je vais supprimer ici le client 104 qu'elle a, comme vous pouvez le voir. Je peux même prendre d’ailleurs le client 117 parce qu’il a les caractères en japonais qui ont disparu, ça se verra mieux. On enregistre et puis si maintenant on retourne dans notre fichier Excel, et que l’on fait un Actualiser, effectivement la ligne disparaît. Donc l’Actualiser fonctionne effectivement. Maintenant, je vais faire une copie de cette feuille. Donc il y aura CSV_1 et CSV_2. Vous pouvez évidemment, c'est le cas ici, les considérer comme une seule source, mais sachez que la démonstration de ce que je vais vous faire serait identique si c’étaient deux sources de données différentes. Alors maintenant, je vais ajouter une donnée dans le fichier CSV. Donc on va l’ouvrir dans le bloc-notes, histoire de faire les choses de façon pure. Et puis ici, je vais mettre, par exemple un client 200, dans le domaine de l’informatique, numéro de commande 110, la date de commande : on va mettre le 18.06.2016, pour des Dell Alienware. Voilà, comme ceci, etc. etc. Quantité : 1, prix : 4 500, ensuite pas de rabais, ensuite prix total : 4 500, et payé : Oui. Maintenant, une fois ceci fait, on retourne dans notre fichier Excel et je souhaiterais pouvoir mettre à jour toutes les feuilles d’un seul coup. Dans le bouton Actualiser, il y a un Actualiser tout. Cet Actualiser tout, effectivement si on clique dessus, maintenant on peut aller vérifier que tout en bas, bon, je vais faire avec les raccourcis clavier, il y a 200, informatiques, Dell Alienware qui est ici et dans l’autre feuille également, il y a le 200, informatiques, commande 110, Dell Alienware qui est là. Donc le système fonctionne très bien. Maintenant, on va se rendre dans les options de Connexions et puis ici, comme on a deux fois la même source, de toute façon le principe serait identique si c’étaient deux sources différentes. On sait qu’avec les fichiers CSV on peut faire une Actualisation automatique. Donc regardez, il y en a un, je le mets en Actualisation automatique, c’est le premier et l’autre pas. Je le laisse ici en Actualisation manuelle. Si on va maintenant, tranquillement, modifier notre fichier texte, enlever le client Alienware, et qu’on retourne dans notre fichier Excel, eh bien là, il suffit maintenant d’attendre un petit peu, et de voir que quand la minute sera écoulée, le client 200 va disparaître dans une des feuilles, mais va rester dans l’autre. Donc on va patienter. Et voilà, vous venez de voir la ligne avec le client 200 disparaître dans la première feuille, mais rester dans la deuxième feuille. Maintenant, considérez qu'on retourne dans les options de Connexions, qu’on prenne la deuxième connexion, et qu’on aille dans Propriétés et on dit : oui, mais cette feuille-là, je veux qu’elle soit actualisée lors de l’ouverture du fichier. On fait OK, Fermer. Donc remarquez bien que le client 200 est toujours là. Je ferme ce fichier, je l’enregistre et maintenant ici je le rouvre, et après l’avoir ouvert, apparaît donc Excel qui me fait un avertissement de sécurité, comme quoi les connexions aux données externes ont été désactivées. On va dire : non, on veut activer le contenu et dès le moment où j’active, il applique les règles de connexion, dont la mise à jour automatique à l’ouverture de la feuille CSV_2. Ce qui fait qu'effectivement, le client 200 avec l’ordinateur Alienware disparaît. Maintenant, il nous reste un dernier cas à traiter. C’est le déplacement ou le renommage de la source. Considérez que ce fichier qui est ici, tout d'un coup, quelqu’un le renomme et l’appelle Données, ici MAJ, pour Mises À Jour. Il retourne dans le fichier Excel quelques semaines plus tard et quand il ouvre le fichier Excel, voilà la boite de dialogue qu’il a. Impossible de trouver le fichier texte pour l’actualisation de cette plage de données externes. Assurez-vous que le texte n’a été ni déplacé ni renommé et réessayez. Donc ça ne me convient guère évidemment puisque je sais que ça été déplacé ou changé de nom. Et là, la question c’est que si on fait un clic-droit sur une des sources Actualiser ou sur l’autre source Actualiser, on a de toute façon le même problème. Or, si on va dans Données, on sait que c’est évidemment un problème d’actualisation, mais dû aux Propriétés de Connexions. Donc on peut y aller via Connexions ou Propriétés de connexion, peu importe. Et maintenant, on va prendre notre première connexion, aller dans les Propriétés, Définitions, faire Parcourir, aller sur le Bureau, et aller chercher le fichier avec son nouveau nom. Vous pouvez remarquer que l’assistant redémarre. Donc ici, on refait l’assistant. Voilà, Suivant, Terminer, OK. Ensuite, on procède de même pour l’autre source. Donc Propriétés, Définition, Parcourir, Bureau, Données mises à jour. On va prendre encore une fois Délimité, Suivant, type Point-virgule, Terminer, OK, Fermer. Et maintenant, si on tente la mise à jour, clic-droit, Actualiser, comme on peut le voir, ça fonctionne absolument parfaitement. Et l’idée est exactement la même, que vous soyez connecté sur de l’Access, des fichiers XML. Pour les serveurs, c’est un petit peu différent parce qu'on peut dire : mais c’est un peu abusé que ce ne sont pas des fichiers, donc vous n'aurez pas le problème de renommage de fichier. Par contre, vous aurez peut-être le problème de renommage du serveur. Ce qui fait que dans Options de Connexions et dans les Propriétés, quand vous êtes connecté à un serveur, vous avez en fait la chaîne de connexions que vous pouvez modifier. Donc voilà pour les options d’actualisation, avec quelques options et relatives et des tests par l’exemple pour voir que tout ceci fonctionne comme attendu.

Excel 2016 : Importation et exportation de données

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Date de parution :19 déc. 2016

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