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Maximiser des capacités limitées

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Adoptez une technique de gestion du temps collective, délestez-vous des tâches simples au besoin et pensez à faire appel à des travailleurs occasionnels. Vous verrez que vous maximiserez ainsi les capacités de votre équipe.
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Transcription

J'aime l'expression « il faut faire avec les moyens du bord ». Vous pouvez « voir le verre à moitié vide » et regretter que votre équipe soit bonne sans être excellente ou vous pouvez me suivre et « voir le verre à moitié plein ». Il vous faut alors trouver comment faire au mieux avec ce que vous avez. Je pars du principe que vous avez des objectifs clairs, des employés compétents et des ressources adéquates. Si c'est bien le cas, voici trois approches de maximisation des capacités. La gestion du temps collective, l'allégement de la charge et les renforts de personnel. Passons-les en revue. 1. La gestion du temps collective. La gestion du temps est souvent une question personnelle. Dans ce cas, vous pouvez vous référer à une autre de mes formations sur le site « Savoir gérer son temps ». Mais voyez donc cette notion sous l'angle de l'entraide au sein de votre équipe. Dans ce cas, deux options s'offrent à vous. D'abord, les agendas partagés... Leur appel électronique précise quels collaborateurs sont en réunion ou en congé et vous pouvez même signaler à votre équipe ses échéances proches. Ensuite, il existe des techniques plus créatives qui consistent à se servir d'objets ou à faire certains gestes. Par exemple, faire le tour de l'équipe pour distribuer à tout le monde un post-it afin de rappeler que le projet en cours doit être bouclé avant vendredi et qu'il ne faut pas hésiter à demander de l'aide. Plus imaginatif, j'ai connu un responsable qui portait une casquette au bureau quand son équipe avait du retard et devait mettre un coup de collier pour tenir les délais. À la vue de cette casquette, ses collaborateurs revoyaient leur planning et se recentraient. La technologie peut être utile mais parfois un simple geste est très efficace. 2. L'allégement de la charge... En y regardant de plus près, il est évident que certaines de vos tâches sont simples ou routinières. Pour maximiser les capacités de votre équipe, identifiez les quelques tâches dont vous devez vous débarrasser. Pensez à externaliser, automatiser ou déléguer. La compilation de données, les formulaires et la création de présentations ou de rapports peuvent ainsi être confiés à des tiers si vous avez plus important à faire. Il existe des sous-traitants spécialisés dans ces tâches. Les collègues débutants et les assistants peuvent aussi aider. Ne perdez plus de temps en tâches ordinaires. Enfin, en complément de cette idée, intéressez-vous aux renforts de personnel. Ces aides non conventionnelles ou spécialisées, qu'elles soient employées ou non, contribuent à doper votre productivité. Par exemple, prenez des stagiaires pas chers et très volontaires ou embauchez un assistant dédié. Il est courant qu'un assistant à temps plein ou non ait pour seule mission de vous aider à vous concentrer sur l'essentiel. Bien sûr, en cas d'activité saisonnière, vous pouvez envisager de faire appel à des intérimaires. N'oubliez pas l'option du partage des employés. Un employé d'une autre équipe pourrait mettre à votre service 20 % de son temps au moins sur une période donnée. Vous devrez alors convenir avec son responsable de la prise en charge de son salaire mais c'est une bonne rustine par temps de gel des embauches. Nous pensons toujours que nous ne verrons jamais le bout de notre charge de travail. Réfléchissez donc à de nouvelles approches qui vous garantiront une forte productivité. Adoptez une technique de gestion du temps collective. Délestez-vous des tâches simples au besoin et pensez à faire appel à des travailleurs occasionnels. Vous verrez que vous maximiserez ainsi les capacités de votre équipe.

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Date de parution :23 mars 2017

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