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L'essentiel d'Excel 2016

Masquer des lignes, des colonnes ou des feuilles

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Dans cette séquence, découvrez pourquoi et comment masquer des lignes, des colonnes ou des feuilles dans Excel.
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Transcription

Il y a des cas où il est intéressant de pouvoir masquer des lignes et des colonnes. Je vais vous demander de vous rapprocher des fichiers d’exercice de cette formation et d’ouvrir le classeur qui s’appelle « Masquer/Afficher les colonnes, les lignes, les feuilles ». Dans ce classeur, vous trouverez deux feuilles : la feuille « salariés » et la feuille « semestre 1 », qui n’ont rien à voir l’une avec l’autre. Dans la feuille « salariés », j’ai une matricule, un nom, un service, une date d’embauche, un code interne, un salaire et une note. Donc si je souhaite imprimer ce document, je vais d'abord passer en mode Aperçu. On peut accéder au mode Aperçu de différentes manières. Le raccourci clavier permettant d’y accéder est « Ctrl + F2 ». Donc là, je vois que... J’imprime tout, à savoir le matricule, le nom, le service, la date d’embauche, et j’imprime d’autres informations comme par exemple, le code interne, le salaire, la note. Je reviens en arrière en cliquant sur cette flèche dans le coin gauche de l’écran, Mon props, c’est de dire qu’il faudrait que je masque certaines colonnes de manière à ce qu’elles n’apparaissent pas à l’impression. Pour ce faire, il y a plusieurs possibilités. Imaginons qu’on veuille masquer le numéro de matricule. On sélectionne toute la colonne en cliquant sur sa lettre, comme ceci, et là, on fait un clic droit et on vient sur masquer, on fait clic gauche et la colonne disparaît. Une autre manière de faire si je veux cacher la date d’embauche, le code interne et le salaire, je sélectionne tous ces éléments, comme ceci, si mes colonnes ne sont pas contigües, j’enfonce la touche « Ctrl », imaginons que je veuille aussi effacer le nom, donc je clique sur la colonne B et je sélectionne le nom et ces trois colonnes-là. Je reclique en dehors. Donc sélectionnons une autre colonne, ici, que nous voulons masquer ; on fait un clic droit, puis on clique sur masquer et les colonnes disparaissent. Si maintenant, je fais « Ctrl + F2 », je me retrouve avec quelque chose de beaucoup plus pertinent. Les colonnes qui me gênaient n’apparaissent plus à l’impression. Je reviens en arrière. Alors, c’est bien joli, mais il n’y a plus de A ni de D, E et F. Il y a un problème. Comment vais-je faire réapparaître mes colonnes ? Il existe plusieurs solutions. Je sélectionne ces deux colonnes avant et après les colonnes qui manquent, je me mets sur le trait vertical entre les deux et je double-clique. À partir de là, je fais réapparaître les différentes colonnes. Autre solution... je vais faire « Ctrl+Z » pour revenir en arrière, si je veux tout faire réapparaître d’un coup, la solution la plus rapide consiste à aller à l’intersection de la ligne 1 et de la première colonne affichée, en l’occurrence la colonne B, je viens dans cette petite case où se trouve ce petit triangle gris, je clique et cela sélectionne toute la feuille. À partir du moment où j’ai sélectionné toute la feuille, je me positionne sur une des colonnes, je fais un clic droit et je dis « Afficher », et donc, je récupère le contenu de toutes mes colonnes. Alors, il est aussi possible de modifier l’apparence d’une colonne, tout simplement en glissant. Si je me mets à l’intersection entre E et F, comme ceci, et que je glisse, je masque la colonne entre les deux. Pour faire le chemin inverse, je sélectionne à partir des lettres de ma colonne, la colonne avant et la colonne après, je double-clique et je récupère mes informations. Ce que je viens de vous dire au niveau des colonnes est tout à fait pareil au niveau des lignes. On va prendre un petit exemple. Je me mets sur le service de comptabilité, ici, le premier service que j’ai, je viens dans l’onglet « Accueil », dans le groupe « Édition », sur « Trier » et je choisis « Trier de A à Z ». J’ai donc tous les services qui sont très bien triés. Maintenant, ce que je voudrais, c’est masquer les gens qui sont en Fabrication. Je sélectionne de la ligne 28 et je descends jusqu’à la ligne 43, dans cet exemple, et là, je vais faire un clic droit sur ma sélection, comme ceci, faire un clic gauche sur « Masquer », et les lignes en question disparaissent. Bien évidemment, si je fais « Ctrl + F2 » pour revenir en mode Aperçu, les lignes en question n’y sont pas. Je peux descendre, je ne vois plus le service en question. Je reviens en arrière. Le scénario est le même pour faire réapparaître ces lignes. Je glisse sur la première juste avant l’effacement et la deuxième, ce n’est pas un effacement, c'est une réduction [inaudible] 0 pixel [inaudible]. Je sélectionne avant et après et je fais un clic droit, puis Afficher. Voilà donc comment on peut faire pour des lignes et des colonnes Maintenant, le problème qu’on peut rencontrer, c’est peut-être d’avoir besoin, non pas de masquer des lignes et des colonnes, mais de masquer carrément une feuille. Vous vous mettez sur l’onglet de la feuille que vous voulez masquer, vous faites un clic droit sur son nom et vous faites un clic gauche sur Masquer et la feuille disparaît. Alors, c’est très bien, mais comment je fais pour la faire réapparaître ? Pour la faire réapparaître, on fait un clic droit sur la feuille qui reste ici et on fait Afficher. À partir de là, on vous affiche ce petit dialogue à l’intérieur duquel il y a toutes les feuilles que vous avez masquées, notamment la feuille « semestre 1 ». Si je fais « OK », la feuille refait son apparition. Alors, que se passe-t-il si je sélectionne les deux feuilles ? Je clique sur la première feuille, « Shift » enfoncé, et je clique sur la dernière. Sur ma double sélection, donc sur mon groupe, je fais un clic droit et je dis « Masquer ». Là, on me dit qu’il faut qu’il y ait au moins une feuille visible, donc il n’y a pas de risque de ce côté-là. Maintenant, on peut avoir un autre problème qui est plus ou moins lié à tout ça. Je dois, par exemple, envoyer ce classeur à quelqu’un et j’aimerais le protéger de manière à ce que seule la personne à laquelle je l’envoie puisse l’ouvrir. Pour ce faire, il y a une possibilité qui consiste à protéger le classeur par un mot de passe. En cliquant sur l’onglet « Révision », je vais me retrouver avec plusieurs icônes qui sont dans le groupe « Modifications ». Je peux protéger la feuille ou le classeur. Si je clique sur « Protéger le classeur », il m’incite à mettre un mot de passe. Je vais mettre un mot de passe relativement simple. Dans la vraie vie, n’hésitez pas à faire des mots de passe très longs. Je fais « OK » et, à partir de là, mon classeur, une fois que j’aurais retapé le mot de passe va être protégé. Donc si je l’envoie, seule la personne à qui j’aurai donné le mot de passe pourra ouvrir ce classeur. Il est bien évident que je peux faire la même chose sur la feuille. Je retape le mot de passe pour déverrouiller. Autre chose, il faut savoir que cette protection de classeur ou de feuille peut être facilement crackée. Il existe des tutoriels là-dessus, mais, globalement, vous pouvez ouvrir le fichier xls pour aller deux, trois modifications à la main dedans et la protection saute quasi instantanément. Voilà, je vous ai dit que ça existait, mais sachez que ce n’est pas une protection absolue. Si vous tombez sur quelqu’un qui a quelques connaissances sur Excel, il passera outre votre mot de passe sans aucune difficulté. Vous savez maintenant tout. À vous de vous exercer, d’utiliser à bon escient, cette possibilité de masquer des lignes, des colonnes et de verrouiller des classeurs ou bien des feuilles.

L'essentiel d'Excel 2016

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016
Durée :7h47 (84 vidéos)

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