L'essentiel de Project 2013

Marquer une tâche en tant que jalon et désactiver une tâche

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Faites en sorte qu'une tâche de durée non nulle apparaisse en tant que jalon instantané. Désactivez une tâche avec la version Pro pour des raisons de traçabilité.
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Transcription

Nous allons voir maintenant deux techniques dont l'une d'elle nécessite la version professionnelle de Project. La première, c'est d'être capable de créer des jalons qui ont une durée non nulle. La deuxième, c'est d'apprendre à supprimer une tâche, mais sans réellement la supprimer à cause déjà de raisons de traçabilité, de simplification du suivi de projet ; mais il faut savoir que cette deuxième technique que l'on va voir nécessite la version professionnelle de Microsoft Project. Alors, commençons par le premier sujet. Évidemment, vous voyez, dans les formations théoriques en gestion de projets, surtout les formations méthodologiques, qu'une tâche ou une phase a régulièrement un jalon quelque part, qui précède, ou qui suit, ou qui sert d'étau. C'est vrai. Par contre ces jalons, contrairement à ce qu'on dit dans les cours académiques, ont rarement une durée nulle, comme on le voit dans les formations d'ingénierie de gestion de projets. Donc là, pour voir comment est-ce-qu'on fait ceci, considérez notre « Tâche 12 » et notre jalon « Fin réalisation ». Déjà, on va les lier en fin à début. Et dans la réalité, on le sait bien que la fin de réalisation qui est une validation que quelqu'un va faire, ça ne va pas durer 0. Ça peut durer 3 heures, ça peut durer 3 jours. Donc, ce n'est pas acceptable d'afficher quelque chose qui devrait être juste une étape quasi-instantanée, comme une fin qu'il est. Alors là, ce que l'on va faire, c'est qu'on va dire, par exemple, ah oui, mais ce jalon-là qui est une validation, va durer en réalité à peu près 3 heures estimées. Mais, on ne peut pas l'afficher sous forme d'une tâche. Ce n'est déjà pas joli, et ça ne se fait pas. C'est les us et coutumes de la gestion de projets. Alors, on peut double-cliquer sur notre tâche, aller dans l'onglet « Avancées », et en bas, à gauche de l'onglet «Avancées», il y a une case à cocher qui s'appelle : « Marquer la tâche en tant que jalon ». Si vous faites un « OK », eh bien, observez bien que dans le gantt, cette tâche apparaît en tant que jalon. Donc, on ne peut pas voir dans le gantt facilement qu'elle a une durée non nulle. Et ici, dans le tableau de gauche, c'est clair que l'on voit qu'elle a une durée non nulle. Alors, souvent les gens disent : « mais donc, ça ne sert à rien. » Faux ! Parce que c'est très rare en gestion de projets, voire vraiment l'exception, que l'on imprime la table qui est à gauche. Normalement, on n'imprime que le gantt, qui est à droite, auquel on rajoute les informations d'intérêt, comme le nom des tâches, par exemple. Donc, je vous rappelle que je vous avais montré comment ajouter les noms des tâches, tâches partages puisque le faire pour l'ensemble des tâches, c'est réservé à un cours de reporting. Donc, ça c'est déjà le premier point. Donc, ce n'est pas un réel problème d'avoir, effectivement, ici en visu, le fait que le jalon a une durée non nulle. Maintenant, deuxième point. C'est d'apprendre à désactiver une tâche. Effectivement, dans certains standards d'ingénierie de gestion de projets ou de gestion de projets tout court, eh bien, on vous dit que pour des raisons de traçabilité et de retour sur expérience, vous ne devez jamais supprimer des tâches qui ont été annulées. Et c'est le cas de la tâche 5.4 qui est ici. C'est un prototypage, et finalement, il a été décidé de l'annuler. Il serait très malvenu de la supprimer. Évidemment, ceux qui ont la version standard de Project, qui, donc on va dire « ne travaillent pas de façon professionnelle », ne peuvent pas désactiver une tâche. Pour la désactiver lorsqu'on a la version professionnelle, il suffit de la sélectionner, et dans l'onglet « Tâche », il y a, dans le groupe « Planifier », un bouton « Désactiver ». Ce bouton « Désactiver » va changer la couleur de la tâche, vous voyez elle passe en blanc. Dans le tableau d'entrée, donc à gauche du diagramme de gantt, on voit que tout le texte est passé en grisé, et en quelques sortes avec un trait, on va dire surligné. Et puis, au fait, il faut savoir que l'ensemble des calculs du projet, que ce soit au niveau des coûts, des horaires des ressources, ou de la durée de ses tâches, a éliminé ces tâches du système. Par contre, on la garde quand même à l'écran, et on garde son numéro de ligne. Ce qui va simplifier le suivi et la comparaison du glissement de projet dans le temps. Parce que ceux qui ont la version standard et qui sont obligés de supprimer les tâches annulées, eh bien, eux après, lorsqu'ils font du suivi de projet, eh bien, c'est un peu du cassage de tête de comparer comment le projet a bougé entre l'instant maintenant et l'instant qu'il y a six mois, sachant qu'il y a des dizaines de tâches qui ont été rajoutées, d'autres qui ont été supprimées. Donc, c'est assez cauchemardesque. C'est d'ailleurs aussi pour ça que Microsoft le met dans la version Pro. C'est un petit peu malin de leur part. Donc voilà pour ces notions de tâches marquées en tant que jalon, ou de tâches annulées.

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Date de parution :28 juil. 2016

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