L'essentiel d'Excel 2016

Manipuler les textes dans Excel

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Voyez comment et pourquoi il est utile de savoir manipuler du texte dans Excel. Découvrez les chaînes de caractères et les traitements possibles.
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Transcription

Dans ce chapitre, nous allons aborder le traitement des chaînes de caractères. Qu'est-ce que c'est qu'une chaîne de caractères ? C'est ni plus ni moins qu'un texte mis entre guillemets. Ce texte ne pouvant contenir des lettres ou des lettres et des chiffres. L'ordinateur ne comprend pas ce qu'est une chaîne de caractères, il se contente de l'afficher. Dans votre environnement professionnel, vous allez, à un moment où à un autre, lorsque vous allez utiliser Excel au quotidien, vous heurter au problème suivant : vous avez par exemple dans une colonne des noms et des prénoms. Plusieurs milliers de noms et de prénoms. Et vous souhaitez avoir dans une colonne le prénom, dans une autre colonne le nom. Comment faire ? Sous-entendu : comment faire de manière automatique ? Il va vous falloir manipuler la chaîne de caractères « nom complet ». J'ai ici « Jean-Dupont », c'est une chaîne de caractères. Je vais, grâce aux fonctions que nous allons aborder dans ce chapitre, je vais être à même d'expliquer à Excel que je souhaite couper sur l'espace blanc, le nom du prénom de manière à récupérer dans cette cellule le prénom et pourquoi pas dans la cellule d'à côté, le nom. Vous allez également rencontrer le problème pour des produits, par exemple, vous avez des produits dont l'intitulé est mis dans une seule colonne. Comment faire pour extraire le premier mot, par exemple, de « chaise longue » ? Ou le premier mot de « chaise pliante ». C'est encore les chaînes de caractères qui vont vous aider : le traitement des chaînes de caractères. Vous allez aussi vous trouver confronté à un moment ou à un autre à ce type de choses. Vous avez des noms et des prénoms écrient dans un joyeux mélange de majuscules et minuscules. Vous souhaitez avoir le nom et prénom écrient correctement, c'est à dire la première lettre du nom écrit en majuscule, et la première lettre du prénom écrit en majuscule. Et bien sûr, si le prénom est composé, la première lettre de chacun des éléments du prénom écrite en majuscule, le reste en minuscule. Là aussi, le traitement des chaînes de caractères avec les fonctions spécialisées d'Excel vont vous être utiles. Vous pouvez aussi récupérer des données d'une ERP par exemple, et donc ces données provenant de votre gros système sont constituées de milliers de lignes. Dans ces lignes, vous trouvez dans une seule colonne, par exemple, la date, l'heure, un numéro, un identifiant et deux lettres. Vous avez besoin de récupérer uniquement l'identifiant Comment faire pour automatiser ce processus ? Et bien là aussi, vous allez passer par le traitement des chaînes de caractères. Plus prosaïquement : vous avez des numéros de téléphone et vous voulez extraire le pays du numéro de téléphone, et dans une autre colonne, vous souhaitez avoir le numéro. Là aussi, les fonctions de traitement de chaînes de caractères vont vous être utiles. Ces fonctions, dans Excel, mais dans la plupart des outils informatiques proposent peu ou prou la même chose. La syntaxe va changer, mais on va trouver à peu près les mêmes outils. Déjà, le premier outil qui va nous être utile, c'est l'outil dit de « concaténation ». Le fait de concaténer, nous allons en parler, c'est le fait de demander à l'ordinateur de mettre bout à bout plusieurs chaînes de caractères. J'ai par exemple ici une chaîne de caractères, voilà une chaîne de caractères entre guillemets. Et bien, grâce à cet opérateur, suivant le langage, je vais pouvoir lui dire : « Tu rajoutes à cette chaîne de caractères une autre chaîne de caractères qui est constituée d'un espace blanc. Puis tu rajoutes à cette chaîne de caractères (c'est à dire, voilà une chaîne de caractères plus l'espace blanc), tu rajoutes la suite de cette chaîne. » Le tout pour obtenir une phrase complète : « Voilà une chaîne de caractères, espace blanc, la suite de cette chaîne. » Cette opération de concaténation existe dans la plupart des produits informatiques, des fois on utilise le symbole commercial « & », des fois on utilise une fonction spécifique, mais le principe reste le même, c'est le fait de mettre bout à bout plusieurs chaînes de caractères. Nous avons aussi la possibilité d'exploiter une chaîne de caractères en la lisant de gauche vers la droite. Pour ce faire, il existe des fonctions qui peuvent s'appeler « gauche », qui peuvent s'appeler « left », qui peuvent s'appeler de différentes manières suivant l'outil que vous utilisez mais qui offre le même principe, à savoir que lorsque j'ai une chaîne de caractères et que je veux travailler sur la partie gauche, cela sous-entend que je pars du premier caractère à gauche, et donc que fait l'ordinateur, il prend ma chaîne de caractères, il numérote chacune des lettres de cette chaîne de caractères : le premier caractère s'appelle 1, le deuxième caractère s'appelle 2, le troisième caractère s'appelle 3, quatre, cinq, etc. Ensuite, grâce à une fonction de type « gauche », je pourrais dire : « Donne-moi », par exemple, « cette chaîne de caractères, les quatre premiers caractères à gauche. » À ce moment-là, l'ordinateur me donnera la lettre V, la lettre O, la lettre I et la lettre L. Si je demande les cinq premiers caractères, j'aurais le mot « Voilà ». Donc, grâce à une fonction « gauche », je suis en capacité d'extraire la partie gauche d'une chaîne de caractères pour en faire quelque chose. Si la gauche existe, il y a fort à parier que la droite soit aussi présente. Donc, quel que soit l'outil que vous utilisez, vous serez aussi amené à vous dire : « Moi, je voudrais prendre la partie droite », c'est à dire du dernier caractères et quelques caractères. Ici, c'était du premier caractère et quelques caractères. Ici, c'est du dernier caractère et quelques caractères. Quand vous parlez de droite, l'ordinateur numérote votre chaîne de caractères en commençant par la droite : le dernier caractère est le numéro 1, l'avant-dernier est le numéro 2, l'antépénultième est le numéro 3, etc. Donc, si je dis « droite » de cette chaîne de caractères et trois caractères, je vais récupérer par exemple « r, e, s ». De la même manière, j'ai besoin de partir de l'extrême gauche ou j'ai besoin de partir de l'extrême droite mais j'ai aussi besoin de prendre des informations situées quelque part entre les deux. Je ne souhaite pas partir forcément de la gauche ou de la droite. Dans ce cas-là, je trouverai une fonctionnalité milieu qui peut s'appeler « milieu », « middle », « sous-chaîne », « stext », etc. Suivant le produit, le nom de la fonction sera différent, mais le principe reste le même : quand je vais demander le milieu d'une chaîne de caractères, ce n'est pas forcément le « milieu-milieu », c'est le fait de dire : je souhaite partir de telle position dans ma chaîne de caractères et à partir de cette position, prendre tant de caractères. Voilà donc les fonctionnalités les plus couramment utilisées en traitement de chaînes de caractères. Il y en a d'autres, mais celles-ci sont celles qui reviennent dans à peu près tous les produits. Être à même de faire une concaténation, mettre bout à bout plusieurs chaînes, être à même d'extraire une partie gauche d'une chaîne de caractères, être à même d'extraire la partie droite d'une chaîne de caractères, être à même d'extraire quelque chose à l'intérieure d'une chaîne de caractères sans forcément partir du premier caractère à gauche ou du dernier caractère à droite. Voilà donc les outils qu'il vous faut absolument connaître si vous voulez pouvoir maîtriser le monde impitoyable des chaînes de caractères !

L'essentiel d'Excel 2016

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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