Excel 2010 : Astuces et techniques

Maîtriser les relations entre cellules et formules

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Affichez l'historique des résultats combinés avec les flèches d'antécédents et de dépendants. Surveillez également les cellules d'autres feuilles Excel avec la fenêtre Espion.
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Transcription

Il nous arrive fréquemment dans Excel, d'avoir à faire à des résultats calculés qui se cascadent. Par exemple, ici j'ai différentes feuilles avec les résultats de la région Ouest pour l'année complète, de janvier à décembre, j'ai la même chose pour la région Nord, la région Sud, la région Est. Et j'ai créé un tableau de bord récapitulatif qui reprend par région, mois par mois, les résultats. Mais je voulais également avoir quelque chose qui me le reprenne par trimestre. Et puis j'ai voulu obtenir également la moyenne générale, sur la totalité de mes régions et la totalité de mes mois. Et puis j'avais besoin d'une moyenne particulière, avec les pics d'activité, qui porte sur uniquement le trimestre 2 et le trimestre 4. Maintenant, ce n'est pas très facile tout le temps, de savoir d'où proviennent ces résultats. A fortiori, lorsque vous récupérez le classeur de quelqu'un d'autre qui a déjà créé les différents résultats. Pour cela, nous avons plusieurs outils. Le premier, c'est ce qui permet en fin de compte, de retracer les antécédents et les dépendants. Où est-ce que l'on va trouver cet outil ? On va le trouver dans l'onglet qui correspond aux formules, et en fin de compte, nous avons dans un groupe de commandes qui s'appelle Audit de formules, plusieurs options. La première, c'est par rapport à l'emplacement où l'on est, de repérer les antécédents, de repérer les dépendants, et puis bien évidemment, de gérer après l'affichage, ou pas, des flèches qui me permettent de tracer ces antécédents et dépendants. Commençons donc, si vous le voulez bien, par placer sur, ici, une valeur de la région ouest, pour le mois de janvier. Je vais lui demander d'où provient cette valeur. Je n'ai plus qu'à lui demander de repérer les antécédents. Il m'a automatiquement créé une flèche, mais qui porte vers un symbole un peu particulier. Pourquoi ? Tout simplement parce que les valeurs qui m'ont permis d'obtenir ce résultat ne se trouvent pas sur la feuille actuelle. Alors comment est-ce que je peux savoir à quoi cela correspond ? Si vous vous placez sur la flèche, il suffira de faire un double-clic dessus pour voir apparaitre la référence, en fin de compte, de cet antécédents. Et si je veux vraiment aller le voir, il suffit simplement de le sélectionner, ou de le sélectionner et de faire OK ou de faire un double-clic, pour qu'automatiquement qu'Excel vous emmène sur la cellule qui a permis d'obtenir ce résultat. Donc premier type d'antécédent, c'est un antécédent externe, que vous pouvez voir par l'intermédiaire ici, . de ce petit symbole. Mais si je me plaçais à un autre emplacement, je pourrais lui demander la même chose. Et voyez que je vais retrouver en fin de compte, les différents antécédents qui correspondent à ce que j'avais sur mes autres feuilles. À tout moment, je peux bien évidemment lui demander de nettoyer l'affichage en supprimant toutes les flèches, en supprimant les flèches des antécédents, ce qui serait mon cas, ou en supprimant les flèches des dépendants. Alors je vais d'abord supprimer toutes les flèches. On va y aller petit à petit. Je reprends toujours cette partie-là. Cette partie-là est exploitée, par contre, ailleurs. Donc cette fois-ci, je vais lui demander de m'afficher les dépendants. Je clique une fois. Il va m'indiquer qu'il y a un dépendant qui est ici, dans la création du résultat du trimestre, et également ici, au niveau de la moyenne générale. Je viens supprimer celle-ci et je vais me placer ici, sur le mois d'avril et je vais lui demander de repérer les dépendants. Toujours pareil, il me montre le trimestre 2. Et il me montre la moyenne générale mais rappelez-vous que j'ai demandé que ce résultat soit également la moyenne du trimestre 2 et du trimestre 4 Or il ne me montre pas que j'ai des antécédents également ou des dépendants, suivant le sens dans lequel on le prend, avec ce résultat-là. Pourquoi ? Parce qu'à chaque fois que je vais cliquer une fois, il va me montrer le premier niveau d'antécédents ou de dépendants. Je clique une fois dessus, voilà ce que j'obtiens. Je reclique une deuxième fois, regardez que j'ai bien le deuxième niveau. Pour vous montrer ça de façon plus précise, et surtout en plus grosse quantité, je me place sur le résultat ici, des moyennes du trimestre 2 et du trimestre 4 qui doivent avoir comme premier niveau, en terme d'antécédent, le trimestre 2 et le trimestre 4. Mais comme le trimestre 2 et le trimestre 4 sont créés à partir de valeurs que j'ai ici, en deuxième niveau, je devrais avoir ces valeurs. Mais comme ces valeurs proviennent également d'autres feuilles, je vais avoir un niveau supplémentaire. Alors regardez comment je vais pouvoir faire. Je vais lui demander dans un tout premier temps, en cliquant une fois, de repérer les antécédents et je continue à cliquer. Et automatiquement, il me donne les correspondances ici, également, avec les plages de cellules externes. Alors j'aurais pu faire ça, directement en une seule étape, en faisant un double-clic par rapport à la cellule, et en venant double-cliquer dessus, il me donne automatiquement les antécédents complets. Voilà ce que vous allez pouvoir faire à tout moment, lorsque vous êtes positionné sur un résultat pour pouvoir en voir ses origines et là où il est exploité. Un autre outil qui peut être intéressant également, s'appelle la fenêtre-espion. Ces résultats, nous l'avons vu, dépendent des résultats que nous avons sur les autres feuilles. Or étant donné que l'on est en fin de bilan, moi j'ai peur que les valeurs de décembre changent rapidement sans que j'en ai réellement pris conscience. Donc qu'est-ce que je vais faire ? Je vais venir positionner une fenêtre-espion sur des résultats que je souhaitent analyser, de façon plus fine et, toujours histoire d'avoir un oeil, voyez, sur ces résultats. Donc je vais me placer sur la feuille qui s'appelle Ouest. Je vais sélectionner la valeur de décembre, et je vais venir chercher ici, ma fenêtre-espion, en lui disant : rajoute-moi une fenêtre-espion, sur cette valeur. Voilà qui est fait. Bien sûr j'aurais pu faire la même chose partout, sur les autres feuilles, avec la valeur de décembre. Ce qui fait quoi ? Ce qui fait que lorsque je vais être ici, sur ma feuille de tableau de bord, j'ai toujours un oeil quelque part, sur quelque chose qui se trouve ailleurs. À savoir que si je viens changer la valeur, ici, de décembre, pour la mettre à 2 000, bien sûr, là je le vois puisque c'est moi qui ai fait la modification, mais rappelez-vous, j'aurais très bien pu être ici, exclusivement ici, et ne pas me rendre compte tout de suite, du résultat qui a évolué. Seulement par l'intermédiaire de cette fenêtre-espion, j'ai malgré tout, toujours un oeil, sur le ou les résultats que je souhaite suivre. Voilà comment l'on peut travailler avec des résultats de formules ou de fonctions, en retracer les origines, et garder toujours un oeil sur comment elles ont été montées.

Excel 2010 : Astuces et techniques

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