Excel 2010 : Les formules et les fonctions avancées

Maîtriser les caractères de remplacement

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Dans cette séquence, vous apprendrez à faire des recherches plus souples et à automatiser votre travail avec les caractères de remplacement.
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Transcription

Durant cette session, nous allons apprendre ensemble à maîtriser les caractères de remplacement, dans Microsoft Excel. Qui sont-ils et, surtout, à quoi servent-ils ? Vous en avez trois à connaître. Le point d'interrogation ?, l'astérisque * et le tilde, c'est cet accent ~. Commençons par les deux premiers. Le point d'interrogation me permet de remplacer n'importe quel caractère que ce soit une lettre, un chiffre ou un caractère spécial, il le remplace, c'est un mini-jocker. L'astérisque est votre méga-jocker. Non seulement, il remplace n'importe quel caractère, mais, en plus, il remplace autant que vous le souhaitez. Autant que vous le souhaitez, ça peut être zéro, ça peut être un ça peut être un million, il les remplace. Le tilde, nous verrons plus tard à quoi ça sert. Prenons un cas concret où ces éléments vont me permettre donc, d'améliorer mes recherches et de les fluidifier. Là, à gauche, j'ai une colonne avec des prénoms et des noms, et une colonne avec des références. Mettons que je souhaite utiliser une recherchev. Donc, je prends les intitulés, Ctrl/Cmd +C, Ctrl/Cmd + V. Mon but va être le suivant : j'indique à Excel un prénom et un nom et il m'affiche automatiquement la bonne référence qui correspond à la personne. Je vais donc devoir écrire ma formule, ici. J'écris =recherchev, j'ouvre une parenthèse, valeur_cherchée : prénom et nom que je lui indique, point-virgule, table_matrice : mes deux colonnes. Point-virgule, je souhaite afficher une référence, mes références se trouvent dans la deuxième colonne, j'écris 2, point-virgule, je veux une correspondance exacte, j'écris FAUX, je ferme la parenthèse, je fais Entrée. N/A, c'est normal, je n'ai rien écrit. J'agrandis un peu. Pour que ça fonctionne, je dois lui écrire un prénom et un nom précis, même en respectant les espaces. Je vais écrire le premier : Jeannine de Launay, Entrée. Là, il me retrouve la bonne référence. Mais mettons, par exemple, que je n'ai que le nom de famille de Launay. Là, recherchev ne fonctionne plus. C'est ici, que les caractères spéciaux vont nous aider. Devant *de Launay, je peux glisser un astérisque qui va venir remplacer n'importe quel nombre de caractères. Ça lui permet de fonctionner à nouveau. Je sais non seulement que cette personne existe, mais j'ai également sa référence. Attention, toutefois, recherchev ne vous indique que la première information qu'il trouve. C'est-à-dire : je vais faire une recherche avec nb.si, j'ouvre la parenthèse, mon but va être d'effectuer une recherche avec ces éléments. Je lui indique la colonne A et, en critère, entre guillements, je vais écrire "*deLaunay". Mon but, ici, est de compter toutes les personnes qui ont pour nom de famille, de Launay. Je ferme les parenthèses et je fais Entrée. Il y a minimum 11 personnes dans cette colonne qui portent ce nom de famille. recherchev m'a permis de connaitre la première et sa référence, surtout, mais nb.si m'a permis de comprendre qu'il y en avait 11, je dois donc être vigilant et inspecter chaque personne. Là, j'ai pu voir dans quel cadre cela m'a permis d'élargir mes possibilités de recherche. Cela peut me permettre également d'élargir mes possibilités de contrôle. Par exemple, mettons que je souhaite connaître toutes les références qui commencent par AB. Si j'utilise directement nb.si, je ne peux pas. Pourquoi ? Parce que j'ai besoin d'indiquer une référence précise. Or, à chaque fois, mes références changent. C'est le but d'une référence, c'est qu'elle soit bien précise. C'est là où ces caractères génériques vont m'aider. Je vais écrire =nb.si, j'ouvre les parenthèses, plage toutes mes références sont ici, point-virgule, critère j'ouvre les guillemets, je commence à écrire mes références AB et là, plutôt que d'écrire avec un astérisque, je vais essayer de reproduire la même structure. Vous allez comprendre pourquoi. AB-??? ça peut être n'importe quoi au milieu, - et ça peut être n'importe quel chiffre, j'écris donc -???, je ferme les guillemets, je ferme les parenthèses, je fais Entrée, et je sais que j'ai 22 références qui commencent par AB. Pourquoi les avoir écrites sous cette forme et tout simplement pas avec un astérisque ? Parce que cela me permet d'être certain d'avoir des références qui soient bien écrites. Prenons un exemple. Mettons qu'il manque un caractère. Le fait de l'avoir écrit de cette façon, Excel se rend compte qu'il y a un problème que ça ne correspond pas à ses critères, il ne le prendra pas. J'ai donc, 21 références valides qui commencent par AB. Là, ça m'en ferait 22. Ecrire de cette manière est donc une garantie de sécurité en termes de format. Maintenant, vous pouvez la question : à quoi sert le tilde ? Il permet simplement de confirmer n'importe quelle recherche avec un point d'interrogation ou un astérisque. C'est-à-dire qu'il se peut que vous souhaitiez réellement chercher un point d'interrogation ou un astérisque, mais Excel ne le comprend pas. Le tilde va vous permettre d'insister. Par exemple, si vous écrivez ceci, vous indiquez à Excel : « écoute, je recherche vraiment un point d'interrogation », par exemple, si vous recherchez une question. Je ne souhaite pas rechercher n'importe quel caractère. De la même manière, en écrivant de cette manière, vous dites à Excel : « écoute, je recherche vraiment un astérisque », par exemple, dans les lignes d'un contrat ou dans des références. Je ne recherche pas n'importe quel nombre de caractère. Ces trois éléments vous permettent donc d'avoir une recherche beaucoup plus agile. Vous savez désormais comment manipuler les caractères de remplacement dans Microsoft Excel.

Excel 2010 : Les formules et les fonctions avancées

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Date de parution :16 févr. 2018
Mis à jour le:4 avr. 2018

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