Excel 2010 : Astuces et techniques

Maîtriser la fonction RECHERCHEV

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Maîtrisez la fonction RECHERCHEV à partir de cellules et de plages de cellules nommées. Appréhendez également la notion de valeur absolue.
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Transcription

Il faut maintenant que je trouve le moyen d'associer automatiquement le type de client, lorsque je vais choisir le client par l'intermédiaire de la validation de données, et puis le pays, lorsque je viens choisir l'agence. Ceci, je le fais par l'intermédiaire d'une fonction qui est parmi les plus utilisées d'Excel, qui est la fonction de recherche verticale. Cette recherche verticale est basée sur le fait d'aller chercher un élément dans un tableau ou une matrice. Alors commençons par voir quel est le tableau ou la matrice dans lequel je vais chercher les informations. Ceci, je l'ai créé sur ma feuille numéro 2, feuille qu'en règle générale, je bride en mettant de la sécurité, en la protégeant pour éviter que l'on ne vienne modifier tout ce qui est contrainte de saisie. Et ici, j'ai bien quelque chose qui me permet d'avoir l'équivalent, l'association entre la société et le type de client. Également ici, je vais avoir la même chose entre mes villes et mes pays. Et je peux l'avoir de deux façons différentes. Première méthode, l'avoir par l'intermédiaire d'une plage de cellules nommées, si je veux voir ce qui correspond à la matrice des agences. J'ai bien l'association par l'intermédiaire d'une plage de cellules nommées, de toutes mes agences associées au pays. Je pourrais également me servir directement de la référence de cellule, En disant pour mes clients, cela va de cellule H10 à ici, la cellule I18. Nous allons voir les différences lorsque nous allons venir les appliquer. Donc je viens ici et je commence à compter la première fonction de recherche pour mes types de clients. Donc je viens chercher ici mes fonctions. Pour voir toutes les fonctions, je pense à sélectionner la catégorie TOUTES. Et je commence à saisir les premiers caractères de la fonction recherchée. Il existe trois types appelés RECHERCHE. La RECHERCHE simple, la RECHERCHEH pour horizontale, et la RECHERCHEV pour verticale. La plupart du temps, nos données dans la matrice étant stockées de façon verticale, nous allons utiliser la RECHERCHEV. Je décrypte un petit peu maintenant ce que je trouve ici dans un tout premier temps, en gras. Je vais trouver ce qui correspond à la syntaxe de la fonction telle qu'elle va être montée dans la barre de formule. À savoir le nom de la fonction, le premier argument qui est la valeur cherchée, le deuxième, qui est la table matrice, c'est-à-dire dans quoi on va chercher la valeur, l'index de colonne et puis j'ai trois petits points. Et pour avoir une explication un peu plus textuelle, je peux lire ce qui est en-dessous, qui m'indique que ça cherche une valeur dans la première colonne à gauche d'un tableau, la fameuse matrice, puis renvoit une valeur dans la même ligne, à partir de la colonne spécifiée. Et il me précise bien, par défaut, le tableau doit être trié par ordre croissant. Allons vérifier. Je n'ai plus qu'à faire annuler ici, revenir là. Et je vais déjà commencer à regarder ce qui se passe par rapport à mes clients, Est-ce que c'est trié par ordre croissant ? Là oui, mais là non. Et pourtant, vous voulez que je vous dise ? Je ne vais absolument pas trier quoi que ce soit par ordre croissant. Donc je reviens ici, je cherche la fameuse fonction, et cette fois-ci, on va la mettre en place immédiatement, et au fur et à mesure, je vais vous expliquer pourquoi nous n'avons pas besoin de trier. Donc ici, j'ai les différents arguments, avec tous les arguments qui sont en gras, ce sont des arguments obligatoires. Et ceux qui ne le sont pas, ce sont des arguments facultatifs. La première chose qu'il me demande, c'est quelle est la valeur que je vais chercher. Bref, à partir de quoi je vais trouver l'association. C'est à partir de la valeur que je vais saisir ici, au niveau des clients. Donc en l'occurrence, étant donné que je suis dans un tableau, il ne va pas me sélectionner ici B2 mais il me marque bien la valeur de la colonne B ligne par ligne, en quelque sorte. Après, je vais aller chercher dans ce qui s'appelle la matrice, matrice que j'ai nommée, donc je vais faire F3, pour aller le chercher dans la matrice clients. L'index de colonne, à savoir que j'aurais pu très bien avoir associé à mes clients, plusieurs informations. Le type de client, mais cela aurait pu être l'adresse également, le site Web. En fonction des informations que j'ai dans ma matrice, j'ai plusieurs colonnes, la première colonne étant le nom du client, la deuxième étant le type de client, il faut que j'indique à Excel quelle est la valeur par rapport à la colonne que je dois remonter. C'est simple, là je n'ai que deux colonnes. Donc c'est l'index de colonne 2. Si j'avais une troisième colonne, avec par exemple l'adresse, et que c'était l'adresse que je voulais, il aurait fallu que j'indique l'index de colonne 3. Et puis et c'est celle-ci qui est importante, remarquez qu'à chaque fois que vous êtes sur un argument, vous avez une description de l'argument. Cette valeur proche, c'est la valeur logique pour trouver la valeur la plus proche dans la première colonne du tableau. À savoir que si effectivement, je ne viens rien renseigner dans la valeur proche, Excel, en quelque sorte, va faire un petit peu le feignant, le paresseux. Il va commencer par regarder les premières valeurs, Il estime que le tableau est trié par ordre croissant, donc si j'ai le S, comme c'est le cas pour mon client Sarrazin, mais qu'il se trouve après le W, Excel ne va même pas continuer à chercher, puisque pour lui, j'ai trié par ordre croissant. Donc si je ne veux pas être obligée, à chaque fois que j'ai une modification dans mes clients, de venir retrier cette matrice, il faut simplement que dans la valeur proche, je lui indique que je veux qu'il aille chercher la correspondance exacte et pour cela, il faut que je marque « faux ». Et ça, c'est très important. Il faut impérativement s'en souvenir, si l'on veut vraiment qu'Excel aille chercher sur la totalité de la colonne des informations de clients, en l'occurrence. Donc, reprenons, la valeur que je cherche, c'est bien ce qui est ici, dans la cellule de mon client. Il va le chercher dans quelque chose que j'ai nommé, qui s'appelle la matrice, et vous pouvez voir déjà, l'aperçu des premiers éléments. Quelle est la colonne il doit s'arrêter pour me remonter l'information, c'est la colonne numéro 2. Et je ne veux surtout pas d'approximation, donc la valeur proche est toujours à « faux ». Il ne me reste plus qu'à valider maintenant. Et vous pouvez constater tout de suite, que j'ai bien l'équivalent ici, pour mon client, de son type de client. Si je viens ici maintenant continuer à la saisie, j'ai pour Continental, une autre valeur de type de client. J'ai pour ici, par exemple, la DRTEFP, un autre type de client. La seule chose que l'on aura peut-être à optimiser, parce que ce n'est pas très joli, rappelez-vous que l'on est sur un tableau, donc automatiquement, il va étirer ma fonction sur la totalité de mon paramètre, c'est tant que je n'ai pas effectivement de valeur ici, ce serait peut-être judicieux que je ne vois rien. On verra cela avec ce qui s'appelle les fonctions imbriquées. Première possibilité, maintenant, j'aurais pu également, et pour cela, je vais revenir à supprimer ce que j'avais demandé au départ, je vais même supprimer tout ça, donc toute la colonne. J'aurais pu également partir non pas d'une matrice nommée, mais je vous l'ai dit, j'aurais pu partir également de la plage de cellules. Nous allons voir par contre à quoi il faut impérativement penser lorsque l'on vient le faire par rapport à une plage de cellules. Donc je recommence. La fonction, c'est toujours la même. La valeur que je recherche, c'est toujours la même. Par contre, ici effectivement, je pars du principe que je n'ai pas créé de plage de cellules, il faut que j'aille chercher ici, la plage de cellules correspondantes. Je remonte tout ça. Et en tout et pour tout, voilà ce que je fais. L'index de colonne, c'est toujours le 2, et je ne veux toujours pas d'approximation donc c'est toujours « faux ». Et je valide. J'ai ici ce qui correspond à Sarrazin. Un Continental à la DTREFP. Mais regardez que si je viens ici, saisir Sarrazin, tout à l'heure, il m'a bien dit que c'était une PME ? Et pourtant, maintenant, il ne me trouve rien. De la même façon ici, si je viens choisir à nouveau Continental, voyez qu'il ne me trouve rien non plus. Alors pourquoi ? Reprenons en fin de compte, la première cellule sur laquelle j'ai monté ma fonction. Je lui ai dit : tu vas rechercher verticalement la valeur de cette cellule, dans quelque chose, qui correspond sur la feuille numéro 2 à la plage de cellules de H10 à I18. Mais seulement, étant donné que cette fonction a été étirée, si je me place ici, il ne fait plus référence à H10-I18, il a également étiré la plage de cellules de référence. Or sur H22-I30, regardez que je n'ai pas grand-chose. C'est ici, I30. Donc avant de mettre en place cette fonction, il aurait fallu que je ne zappe pas, que je ne loupe pas une étape importante, qui est le fait de rendre absolu cette plage de cellules. Donc je vais redévelopper ma fonction. Et c'est ici, lorsque je suis allée chercher la plage de cellules, je reprends l'étape, qu'il aurait fallu, à la sélection, que je vienne utiliser la touche de mon clavier F4 pour faire tourner les différents comportements de ma cellule jusqu'à obtenir des $ devant les références de colonne et devant les références de ligne, ce qui rend ma cellule ou ma plage de cellules absolue. Et là effectivement, j'aurai eu exactement le même comportement qu'au départ, lorsque j'ai utilisé une matrice, une plage de cellules nommées. Alors pourquoi ? C'est assez simple, et pour cela, nous allons retourner voir dans ce qui correspond à la partie formule c'est là que nous avions vu, rappelez-vous, le gestionnaire de nom. Et nous allons regarder plus en détail à quoi correspond une plage de cellules nommées ou une cellule nommée. Cela correspond systématiquement et toujours à une référence absolue. Voilà comment j'ai pu utiliser une date qui était la date d'aujourd'hui et qui était fixée par rapport à la cellule. Et voilà comment ici, je n'ai pas eu besoin, lorsque j'ai utilisé ma plage de cellules nommées, de venir spécifier en plus, le fait de rendre la cellule ou la plage de cellules absolue. Pourquoi ? Parce que par défaut, un nom est égal à une référence absolue. D'où peut-être l'intérêt d'utiliser ce qui correspond aux noms plutôt qu'aux références de cellules.

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