Écrire des e-mails professionnels

Limiter la longueur de son e-mail

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Définissez la longueur idéale d'un e-mail, afin de ne pas rebuter le lecteur. Initiez-vous aux différentes méthodes permettant de rédiger des e-mails concis.
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Transcription

On l'a dit : l'e-mail est un écrit court. Il doit être entièrement visible, y compris les champs expéditeur, destinataire et objet, sur la hauteur d'un écran. Normalement votre futur lecteur n'a pas à actionner le scroller, l'ascenseur, cette petite barre à droite de la fenêtre qui permet de faire défiler verticalement le contenu. Son regard doit pouvoir embrasser l'ensemble du texte. Cela correspond à quoi ? Un vingtaine de lignes tout au plus. En fait, cela varie selon la taille de la police, les paramètres d'affichage du poste sur lequel l'e-mail sera lu, les dimensions et la configuration de l'écran, le fait qu'il y ait, ou non, une signature avec logo, des fichiers joints, etc... Pensez aussi au fait que votre e-mail pourrait très bien être lu sur Smartphone. Je vous suggère de ne pas dépasser les quinze lignes en moyenne. C'est largement suffisant. Si vous ne parvenez pas à faire passer votre message sur quinze lignes, y compris les sauts de ligne, c'est qu'il vous faut un autre type de support, un autre moyen de communication. Est-ce que vous liriez un long rapport ou un compte rendu de réunion inséré dans le corps d'un e-mail ? Avouez, ce serait vraiment inconfortable, fastidieux. En revanche, l'e-mail est très efficace pour l'annoncer et le transmettre en pièce jointe. Une étude récente faite à partir du Plug-in Boomerang a établi que les e-mails comprenant entre cinquante et cent vingt-cinq mots sont ceux qui sont les plus susceptibles d'obtenir une réponse. Au-delà, le taux de réponse baisse progressivement. Peut-être peut-on voir là un certain seuil de longueur acceptable pour un e-mail en milieu professionnel. Mais ces résultats sont à prendre avec des pincettes. Il y a tellement de paramètres à prendre en compte pour qu'un e-mail soit plaisant à lire et invite à une réponse. En tout état de cause, l'e-mail professionnel est, par définition, l'écrit où il faut le plus condenser l'information en un minimum de lignes. Une formule d'appel sur la première ligne, deux ou trois paragraphes de quatre lignes maximum qui ne développent qu'une seule idée chacun, éventuellement encadrés par une très courte intro et une conclusion encore plus brève, voilà à quoi doit se limiter chacun de vos e-mails.

Écrire des e-mails professionnels

Comment commencer un e-mail ? Qui mettre en copie ? Est-ce qu’il faut « répondre à tous » ? Apprenez tout ce qu’il faut savoir sur la rédaction et l’envoi d’e-mails professionnels.

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Date de parution :21 déc. 2016

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