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L'essentiel de Project 2013

Lier les tâches

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Voyez comment créer des liaisons de base FD (Fin-Début), DD (Début-Début), FF (Fin-Fin), afin de définir les séquences des tâches.
09:13

Transcription

Maintenant que nous avons fermé cette parenthèse concernant le formatage dans la vidéo précédente, on va revenir sur notre protocole de gestion de projets. Donc, encore une fois, je vous rappelle qu'une fois que vous avez fait le jalonnement, c'est-à-dire, poser les jalons les plus importants, vous avez fait le phasage, c'est-à dire poser les phases les plus importantes, mis les tâches, en d'autres termes, avoir fait l'ordonnancement, eh bien, il vient normalement le séquençage. Et avec le séquençage, votre planning va commencer à prendre forme. Bien évidemment, les dates ne seront pas encore les dates réelles puisqu'il y a encore l'étape qui nécessite de mettre les contraintes et les échéances. Mais on arrive gentiment au bout de la chose. Donc, maintenant, pour le séquençage, ça veut dire faire des liaisons. Évidemment, les liaisons, ça sert à quoi ? Ça sert de faire en sorte que un, votre planning ait une dynamique correcte lorsqu'il recalcule les dates ; et également, de respecter les contraintes logiques de séquençage des tâches, et aussi, que les calculs de chemins critiques se fassent correctement. Alors, voyons l'exemple le plus courant, déjà pour commencer. Comme vous pouvez le voir, ici, ce jalon de début, il est assez cohérent qu'il sera suivi directement par les réunions ; et que les réunions, elles, se suivent les unes des autres dans une relation de type fin à début. Donc, là, je sélectionne le jalon de début avec la touche « Ctrl » Réunion 1 2 3 4 5, donc, c'est comme dans Excel. Et ensuite, dans l'onglet « Tâche », il y a ici un bouton qui s'appelle « Lier les tâches sélectionnées » ou « Ctrl+F2 ». Il faut savoir que ce bouton, par défaut, il crée une relation fin à début. Donc, si on clique là-dessus, vous pouvez remarquer que pour l'instant, effectivement, on voit dans le Gantt que des liaisons se sont créées, mais on voit que toutes nos réunions ont changé de place. Ça, on va le discuter dans quelques secondes. Mais avant ceci, remarquez qu'il y a un bouton juste à droite du bouton que l'on vient de cliquer, donc il permet de créer les liaisons fin à début, qu'il y a un bouton et qu'il y a une petite chaînette qui explose. Ça permet de supprimer les liaisons des tâches sélectionnées. Donc, si je clique dessus, eh bien, on voit qu'effectivement, les liaisons ont disparu mais mes tâches, maintenant, elles restent là où elles étaient alors que j'aurai peut-être voulu retrouver leur position d'origine. D'abord, il est clair qu'effectivement, il y a un séquençage fin à début. D'ailleurs, vous pouvez voir que la colonne prédécesseur qui est ici, c'est vrai qu'il est un petit peu large par ailleurs, contient un prédécesseur 1, 4, 5, 6, 7. C'est normal puisque chaque tâche contient comme prédécesseur la tâche du dessus. Si jamais, si vous préférez raisonner en termes de successeur, vous pouvez ajouter une colonne. C'est simplement comme vous l'avez vu : un « clic droit », « Insérer une colonne », et allez chercher la colonne successeur. C'est simplement une autre manière de lire les choses. Maintenant, ceci étant fait, relance une autre question de : mais qu'est-ce qui s'est passé ici avec nos tâches ? Eh bien, les réunions sont en mode manuel. Effectivement, c'est ici la petite punaise que vous voyez. Je vous ai dit qu'on reviendra dessus plus tard. Et là, si je les passe en mode automatique en les sélectionnant, d'ailleurs peu importe, vous sélectionnez la ligne entière ou seulement, certaines des cellules, eh bien, il y a un bouton « Planification automatique ». Si on clique sur « Planification automatique », eh bien, vous pouvez y voir que toutes les réunions se remettent à l'endroit attendu. Donc, ça, normalement, c'est un réflexe à avoir. Lorsqu'on crée des réunions, on les passe tout de suite en mode automatique. Ce qui fait que comme elles sont en mode automatique, elles ont, à ce moment-là, le droit d'avoir une contrainte. Et vous le remarqueriez qu'effectivement, il y a un petit calendrier qui est apparu dans la colonne Information qui indique que chaque tâche de type réunion est maintenant soumise à une contrainte début au plus tôt. Donc, voilà pour, déjà, les premières relations de fin à début. Après, il est évident, en considérant, du moins ce cas particulier, qu'après la « Réunion 5 » que j'ai sélectionnée là, et maintenant, en cliquant sur la touche « Ctrl », et en prenant le jalon de fin, je vais aussi faire une relation fin à début. Ce qui fait que le jalon de fin, donc là, si je vais aller regarder un petit peu à droite, il est, effectivement, directement lié avec la dernière réunion. N'oubliez pas que pour les déplacements rapides, vous avez dans l'onglet « Tâche » un bouton « Atteindre la tâche », que je vais tout de suite ajouter à la barre d'accès rapide, qui permet d'éviter justement de se déplacer comme ça longuement avec la souris. Il suffit de cliquer sur la tâche de votre choix, de cliquer sur ce petit bouton « Atteindre la tâche », et il vous y amène directement. Si vous préférez le raccourci clavier qui est « Ctrl+Maj+F5 », ça, c'est propre à vous. Maintenant, poursuivons avec nos relations. On a ici fait nos relations avec nos réunions, c'est une évidence. Maintenant, après le jalon de début, on veut qu'il y ait tout de suite une autre tâche qui s'appelle « Tâche ». Donc, à nouveau, on sélectionne le jalon de début avec la touche « Ctrl », la tâche qui s'appelle « Tâche », on clique sur la petite chaînette. Pourquoi ? Parce que je veux une relation simplement de fin à début entre ces deux-là. Donc jusque-là, rien d'extraordinaire. Maintenant, la phase « Initialisation ». Je souhaiterais qu'elle commence aussi tout de suite après le jalon de début. Donc là, la question qu'on pose fréquemment, c'est : est-ce qu'il faut faire la relation sur la phase ? Non. Il faut absolument éviter pour les raisons qu'on voit dans les cours de gestion de projets. Donc là, on va prendre nos jalons de début ; le jalon de début de la phase « Initialisation », et on lie simplement les deux ensemble. Maintenant, dans cette phase « Initialisation », on va insérer une nouvelle tâche qu'on va appeler « Tâche 2 », ce qui fait qu'évidemment, notre tâche qu'on a là au-dessus, pour le coup, on va la renommer et l'appeler « Tâche 1 ». Bien, maintenant cette « Tâche 2 », je vais lui donner une durée fictive. Imaginez 3 jours estimés. Et puis, je souhaiterais aussi qu'elle commence en fin à début. Bon, rien d'extraordinaire. Maintenant en dessous, on va créer une « Tâche 3 », avec une durée, imaginons, de 5 jours estimés. Et celle-là, là, je souhaite, par contre, qu'elle commence un jour après le début de « Tâche 3 ». Donc, ça, c'est ce qu'on appelle une relation début à début. Attention ! Une relation début à début, ce n'est pas le fait que ça doit commencer en même temps. Je vous renvoie à vos livres de gestion de projets, ou à vos cours de gestion de projets pour avoir la définition exacte rigoureuse d'une relation début à début. Donc maintenant, comment est-ce qu'on fait ça ? Alors, il y a de multiples manières de faire une relation début à début dans Project. Personnellement, lorsqu'on débute avec Project, je recommande d'utiliser la colonne prédécesseur et d'écrire, dans le cas présent, 14, parce que c'est la ligne de la tâche qui précède. Ensuite, de mettre « DD » pour dire que c'est un début à début. Donc là, vous pouvez voir effectivement dans le Gantt, ici, on observe bien que la flèche va du début de l'une au début de l'autre, mais comme j'ai dit que je souhaitais que ça commence avec un délai d'un jour, et non par un retard d'un jour ; parce que si vous arrivez à planifier les retards à l'avance, je vous dis bravo, eh bien, on va simplement écrire après le « DD +1J ». Donc, j'ai un délai d'un jour. Il faut savoir qu'au niveau des délais, vous avez le droit de mettre les délais en minute, en heure, en jour, en semaine et en mois, et également, bien évidemment, en durée estimée. Il y a également une autre unité qui est fréquemment utilisée par les chefs de projets ; c'est de mettre un pourcentage, plutôt qu'une durée. Donc là, par exemple, je pourrai mettre : oui mais elle commence la « Tâche 3 », donc, à la ligne 15, lorsque la tâche qui précède est faite à 25 %. Donc, là, j'ai tout à fait le droit d'écrire 25 %. Et à ce moment-là, la « Tâche 3 », donc celle de la ligne 15, se positionne toujours automatiquement au 25 % du début de la « Tâche 2 ». Donc, c'est-à-dire la « Tâche 4.2 » en réalité. Donc, voilà, ça, c'est déjà un autre type de relation. Maintenant, poursuivons pour voir encore un autre type existant. Avec « Tâche 4 » qui va avoir une durée, imaginons, de 2 jours estimés. Et puis, cette « Tâche 4 », je souhaiterais qu'elle termine une heure avant la fin de la « Tâche 3 ». Donc, là, encore une fois, on va passer par la colonne prédécesseur puisque je vous rappelle que le petit bouton qu'il y a en haut ici ne permet de faire que des relations de type fin à début. Et cette colonne prédécesseur, on va y écrire simplement, eh bien, « 15FF » pour fin, fin. « - ». Et ici, je vais mettre 1h estimée, et je valide. Donc, voilà pour les trois relations les plus basiques dans Microsoft Project. Et comme c'est une formation sur les fondamentaux, je ne vais pas faire la quatrième relation qui est la relation début à fin puisqu'il faut déjà avoir un certain niveau d'expertise en gestion de projets pour comprendre cette dernière relation que je vais omettre ; comme le font d'ailleurs la plupart des formateurs dans les cours de gestion de projets théoriques, et également la plupart des ouvrages basiques concernant la gestion de projets. En tout cas, là, vous aurez vu, je répète, la relation fin à début, qui est la plus courante. Ensuite, dans l'ordre des plus utilisés, la relation début à début avec un délai ; et également, la relation fin à fin avec un délai. C'est ce qu'on considère comme le minimum à connaître pour savoir gérer des petits plannings de projets.

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Date de parution :28 juil. 2016

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