L'essentiel de Project 2013

Insérer des notes et des pièces jointes dans les tâches

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Plutôt que d'avoir des documents de projets dispersés, centralisez l'information en utilisant des raccourcis des pièce jointe dans le fichier de planification lui-même.
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Transcription

Nous allons supposer maintenant que notre « projet » est terminé d'être planifié. Évidemment, ce n'est pas tout à fait le cas, parce qu'objectivement, il nous faudrait, puis on va le faire maintenant, lier ces trois « tâches » ensemble, voilà en relation « Fin Début ». Puis comme ça, on voit qu'on a un chemin qui est quasi complet, mais pas tout à fait, parce qu'il faudrait travailler encore un certain nombre d'heures. Mais la chose étant, c'est que maintenant, on va dans ce chapitre s'intéresser à des techniques qui vont vous permettre de communiquer avec le « planning » de façon un peu plus efficace, avec l'écosystème de votre « projet », c'est-à-dire les différents intervenants. Le premier sujet de ce chapitre, ça va être d'apprendre à insérer des pièces jointes dans les « tâches ». Effectivement, plutôt que d'avoir l'information dispersée, dans certains projets et quand la situation s'y adapte, c'est de mettre les fichiers de votre projet directement dans le fichier Microsoft Project. Alors, voyons ceci par exemple avec le jalon « Début ». Si on « double-clique » dessus, nous avons déjà vu qu'il y a un onglet « Remarques ». Et cet onglet « Remarques » a un bouton qui ressemble à un cactus. Et la légende de ce bouton, c'est « Insérer un objet ». Si on « clique » là-dessus, on peut soit créer des nouveaux fichiers, mais ce n'est jamais utilisé, enfin moi, je n'ai jamais vu être utilisé dans ce sens-là, Par contre, il y a une option « À partir d'un fichier ». C'est beaucoup plus intéressant, parce qu'on « cliquer sur Parcourir », et on peut aller par exemple chercher un fichier Excel. Et là, je vais cocher « Afficher sous forme d'icône », parce que c'est plus sympa de voir le fichier Excel sous forme d'une icône. On peut avoir le fichier Excel carrément ouvert dans cette petite boîte de dialogue. Et la case à cocher « Lier », on va le voir plus tard. Et là, si on fait un OK, j'ai effectivement le fichier Excel qui est ici. Si je « double-clique » dessus, j'ai là donc un fichier « Budget » qui apparaît, dans lequel je peux écrire par exemple une valeur. Là, « 100 », peu importe, j'enregistre. Je ferme, je « redouble-clique ». Et effectivement, on voit que tout est enregistré dans le pièce jointe elle-même, qui, entre guillemets évidemment, n'est pas liée à la pièce jointe originale qui est sur le disque, puisque c'est une insertion de pièce jointe. Maintenant, on va recommencer la manip, à partir d'un fichier. « Parcourir », on va reprendre ce « Budget » qui est ici. On va faire « Insérer », « Afficher sous forme d'icône ». Peut-être avez-vous remarqué quelque chose lors de l'insertion, c'est que le nom de la pièce jointe n'était pas bon, ne correspondait pas en fait à « Budget.xslx ». Là, en fait, il faut « cliquer sur Changer d'icône ». Et il faut changer l'étiquette. « Budget.xlsx ». On fait un « OK ». On valide par « OK », et pour le coup, voilà, on a maintenant l'icône Excel, avec par contre la bonne étiquette. le bon nom. Si on « double-clique », on se retrouve évidemment avec le fichier d'origine, qui n'avait pas encore la valeur 100 dedans. Et puis, encore une fois, si j'écris une valeur quelconque, et qu'on enregistre, c'est clair que lorsqu'on rouvre, on se retrouve avec la valeur qu'on a saisie tout à l'heure. Ceci ayant été fait et ayant été dit, supprimons ce fichier. Et sachez que si vous le voulez, vous pouvez insérer des fichiers avec liaison. C'est beaucoup plus intéressant, parce que si on fait un « Parcourir », je reprends « Budget », « Insérer », je vais dire « Lier » « sous forme d'icône ». Donc là, comme vous pouvez voir déjà, sous forme d'icône, avec liaison, il va prendre automatiquement le nom du « fichier ». C'est déjà intéressant. Ensuite, on va aller prendre un autre fichier. Vous voyez qu'on a le droit de mettre plusieurs pièces jointes. On va prendre un fichier Word « Contrat ». Maintenant, ce qui est intéressant à savoir là-dedans, c'est que si par exemple j'ouvre « Contrat », je peux ici taper quelque chose, par exemple « Test ». J'enregistre, je ferme, j'ouvre le fichier Excel. J'écris « Test ». J'enregistre, je ferme. Si maintenant on se rend dans l'explorateur Windows, vous remarquerez que j'ai les fichiers originaux ici. Si je « double-clique sur Budget », je retrouve ici mon mot « Test ». Si là par exemple je remets un autre mot « Test » et que j'enregistre, vous allez comprendre pourquoi je réécris une deuxième fois mon mot « Test », avec le fichier Word. On retrouve le mot Test que j'avais écrit dans Project, et j'en écris un autre. Au fait, l'idée c'est de vous montrer que « Project » reste connecté aux pièces jointes. Effectivement, maintenant, si je retourne dans mon jalon, je retourne dans « Remarques », j'ouvre ici « Budget », j'ai deux fois « Test, Test », donc on voit que ça reste connecté. Ensuite, je fais pareil avec le fichier Word. On voit à nouveau que c'est pareil, c'est connecté. Maintenant, je vais faire quelque chose d'un peu plus subtil. Effectivement, les gens qui insèrent les fichiers avec liaison, c'est mon cas et celui d'un bon nombre de mes clients, souvent la question c'est : Est-ce que je peux déplacer les fichiers d'origine, et ensuite envoyer le fichier à un fournisseur ? Considérez là les deux fichiers originaux. Et que je les déplace, par exemple, dans un autre dossier. C'est comme s'ils étaient supprimés. Et je retourne dans « Project », je « double-clique » sur le jalon. Évidemment, les liens sont toujours là en tant qu'images, icônes. Maintenant, si je double-clique ici sur « Budget », comme vous voyez, plus rien ne s'ouvre. Là effectivement, on a totalement perdu la liaison. Maintenant, si je viens fermer cette boîte de dialogue. je retourne ici dans l'explorateur. Lorsque le fichier m'est retourné par le fournisseur ou le client, imaginez, la question c'est est-ce que mes liens refonctionnent ? Si je retourne dans mon jalon et que moi qui ai accès, sur mon réseau, à ces fichiers originaux, je double-clique et on voit que les liens refonctionnent. Évidemment, c'est un choix de Microsoft, du fait que quand vous insérez des pièces jointes en tant que liaisons, et que vous les envoyez à l'extérieur, forcément, le fichier ne suit pas. Et que quand ça revient, le lien n'est pas brisé, excepté si votre client est effectivement allé directement dans les Remarques et a effacé les icônes. Donc, voilà pour cette histoire de pièces jointes. Maintenant, peut-être juste une remarque, vraiment avant de clore. Alors oui, c'est vrai, on ne voit pas ici, dans la colonne d'informations explicitement qu'il y a des pièces jointes, c'est juste un post-it qui apparaît, en disant qu'il y a un commentaire dans la zone de commentaire.

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Date de parution :28 juil. 2016

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