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Écrire des e-mails professionnels

Indiquer l'objet de l'e-mail

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L'objet de l'e-mail doit faire l'objet de toutes les attentions. De cet objet dépend l'intérêt que lui portera le destinataire. Suivez les conseils et les recommandations de Nicolas Bonnefoix pour éviter les usages néfastes.
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Transcription

La première chose à faire, quand on écrit un e-mail, c'est de remplir le champ Objet, en haut. Et j'ai envie de dire, avant même de choisir votre destinataire. Pourquoi ? Parce que l'objet est ce que le lecteur peut voir en premier dans sa messagerie sans être obligé d'ouvrir l'e-mail. L'oublier ou ne pas en mettre délibérément, c'est prendre le risque soit de révéler une certaine étourderie voire un manque de politesse, soit de reléguer votre e-mail tout en bas de la pile que votre correspondant choisira d'ouvrir. Votre e-mail ne partira pas sans que vous ayez inséré au moins une adresse e-mail dans le champ Destinataire, en revanche il pourra partir sans objet. Et selon votre messagerie, vous n'en serez pas automatiquement averti. Or, choisir un objet bien clair, bien pensé, c'est ce qui fera qu'on saura immédiatement de quoi vous voulez parler, qu'on jugera l'importance de l'e-mail et en définitive qu'on aura envie de lire le contenu. Mettez-vous à la place de votre ou de vos lecteurs et appliquez-vous à trouver quelques mots, 5 ou 6 au maximum, qui puissent aiguiser la curiosité tout en restant informatif. On peut comparer l'objet d'un e-mail à un titre d'article de presse. Il y a des titres pleins, qui dévoilent un peu du contenu de l'article, l'information principale, par exemple « Le ministre mit en examen. » Il y a les titres creux qui se contentent d'évoquer le sujet, « L'affaire Tartempion. » Et on peut ajouter les titres évaluatifs qui vont donner le ton de l'article, refléter l'opinion personnelle de son auteur, comme « Réaction tardive du chef du gouvernement dans l'affaire Tartempion. » Pour chaque e-mail professionnel, je vous conseille d'opter pour un titre plein mais concis, en sélectionnant 2 ou 3 mots-clés qui donnent le strict minimum d'informations sur le contenu. Pas de phrase complète, si votre interlocuteur consulte ses e-mails sur smartphone, il ne pourra lire que les 5 ou 6 premiers mots. Si vous voulez rester classique mais efficace, commencez par l'information principale : réunion, visite, commande, devis, etc. Ensuite vient généralement la date en chiffres « 13/02/16 », éventuellement une référence de dossier ou un numéro client. Cela suffit pour trier, classer et archiver, pas la peine de broder. À trop chercher l'originalité et le sensationnel, on peut en oublier le réalisme et le pragmatisme, ne perdez pas de vue votre objectif. Dans ce champ et dans ce champ seulement, vous pouvez vous exprimer en mode télégraphique. Supprimez tous les mots qui ne sont pas utiles à la compréhension : les articles, les prépositions, les adverbes... Si possible, utilisez des abréviations courantes, en vous assurant qu'elles sont comprises par tous et commencez par les mots les plus importants, cela peut donner ce genre d'objet : « CR de réunion comité direction 21/02/16 », « Visite site St-Étienne 21/02 », « Exposé PPT du bilan global 2016. » Qu'est-ce qu'il faut éviter de faire ? Premièrement, il faut éviter de racoler, c'est-à-dire de forcer la main du lecteur en utilisant des termes accrocheurs comme « urgent », « important », « attention » souvent suivis d'une flopée de points d'exclamation. D'une part votre messagerie vous fournit sûrement la possibilité d'attribuer un degré d'importance à votre message, et d'autre part, et de toute façon, ce serait présomptueux de dire que cet e-mail est plus important qu'un autre. Deuxièmement, d'une manière générale, il faut éviter de trop enjoliver l'objet, de mettre une distance entre objet et contenu. Si votre objet est en décalage avec le contenu de l'e-mail, votre correspondant s'estimera trompé et n'aura plus confiance en vous, il pourrait vous lire par la suite avec beaucoup moins de conviction. Pour schématiser, n'annoncez pas une « super nouvelle » s'il s'agit du remplacement de la vieille photocopieuse. Enfin, troisièmement, il faut éviter ici de combiner certains mots comme « gratuit », « promo », « urgent », « offre immanquable », tout comme écrire en majuscules. Le filtre anti-spam des destinataires pourrait conduire ces e-mails aguicheurs directement à la corbeille. En résumé, restez réaliste, proche de votre message, utilisez les mots-clés et ne cherchez pas à tout prix le sensationnel.

Écrire des e-mails professionnels

Comment commencer un e-mail ? Qui mettre en copie ? Est-ce qu’il faut « répondre à tous » ? Apprenez tout ce qu’il faut savoir sur la rédaction et l’envoi d’e-mails professionnels.

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Date de parution :21 déc. 2016

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