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​Outlook 2016 : Astuces et techniques

Imprimer ou envoyer son calendrier par e-mail

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Vous avez la possibilité d'imprimer ou d'envoyer votre calendrier Outlook par e-mail. Découvrez comment procéder.
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Transcription

Dans cette vidéo, nous allons découvrir ensemble comment diffuser les informations de mon calendrier ou de mes calendriers. La première chose que je voudrais réaliser, c'est l'envoi par mail de mon calendrier à un de mes collaborateurs. -Je n'ai pas parlé de partage,- je veux juste lui envoyer des indications via mail. Donc déjà, rappelez-vous que nous pouvons gérer un ou plusieurs calendriers. J'ai ici un autre calendrier. Je choisis celui que je veux envoyer par mail. Donc, je le sélectionne et je viens chercher l'option qui est ici, qui s'appelle « Envoyer le calendrier par courrier électronique ». Automatiquement, bien évidemment, un mail vient s'ouvrir avec des informations que je vais spécifier pour savoir d'abord quel est le calendrier. Bien évidemment, il a pris le calendrier sur lequel j'étais positionnée, mais si par mégarde j'avais oublié de sélectionner le bon, vous voyez que je pourrais sélectionner l'autre calendrier qui s'appelle « Mon autre calendrier ». Je veux bien celui-ci. Après, je vais pouvoir définir les plages de dates. Est-ce qu'il y a une date butoire ? Je vais avoir le choix sur le calendrier d'aujourd'hui, celui de demain, celui des sept prochains jours, des trente prochains jours, le calendrier entier sans limite de date, ou purement et simplement spécifier les dates de début et les dates de fin. C'est ce que je vais choisir, et à partir de ce moment-là, je vais avoir la possibilité de définir la date que je veux, c'est celle en date du 17 octobre. Par contre, la date de fin, je veux aller la positionner en fin d'année, c'est-à-dire au 31 décembre. Donc déjà, premièrement, choix du calendrier, choix de la plage de dates concernée, et puis ici, je vais avoir le choix également de la diffusion des éléments, ce qu'on appelle les « détails », à savoir est-ce que je veux simplement fournir aux collaborateurs à qui je vais envoyer ce calendrier, des informations de disponibilité. Donc, il ne verra pas du tout ce que je fais, ni le contenu, il verra simplement si je suis libre, occupée, provisoire, absente du bureau, ou alors si je choisis ce qu'on appelle les « détails limités », c'est-à-dire que ça va correspondre à la disponibilité, à l'objet, mais absolument pas au contenu de ce que je vais mettre à l'intérieur de mes différents rendez-vous ou réunions. Puis, je peux décider d'envoyer tous les détails. Dans ce cas-là, si je décide d'envoyer tous les détails, je vais également en plus avoir la possibilité par l'intermédiaire des options avancées de lui dire si je veux inclure ou pas les détails des éléments que j'ai marqués comme étant privés, rappelez-vous ce petit cadenas. Bien évidemment, si j'étais venue choisir « Détails limités », vous voyez que je n'aurais pas eu la même possibilité, puisque les détails limités ne prennent pas en compte par exemple les pièces jointes dans les éléments de calendrier. Donc je reprends ici « Tous les détails ». Je choisis si je veux afficher ou pas les éléments comme étant privés, non, et je peux choisir d'inclure les pièces jointes dans les éléments du calendrier. Dernière étape, je vais avoir la possibilité de lui dire si c'est un agenda que je veux envoyer, ou si c'est juste la liste des jours sur lesquels j'ai des événements. Moi, c'est un agenda. Donc, je reprends le départ, un calendrier sur lequel j'ai spécifié les dates et tous les détails. J'inclus également les pièces jointes et je le vois au format agenda. Il ne me reste plus qu'à valider maintenant pour qu'automatiquement une copie de mon calendrier soit insérée ici avec tous les éléments qui correspondent à ça, et lorsque mon collègue va recevoir ce calendrier, il n'aura plus qu'à cliquer dessus pour voir la visualisation comme étant un calendrier, qui n'a pas été partagé, j'entends bien, mais sur une plage de dates spécifiée. Il ne me restera plus qu'à venir sélectionner le nom de la personne à qui je désire envoyer ce message, qui est donc « augustos@... », le nom complet de son adresse mail. Et voilà qui est fait. Première étape, c'est ce qu'on appelle l'envoi du calendrier par courrier électronique. Mais j'aurais pu également choisir d'imprimer mon calendrier. Dans ce cas, toujours le même point de départ, je choisis le calendrier sur lequel je veux travailler, et je viens ici dans l'onglet « Fichier » chercher l'option qui s'appelle « Imprimer ». Vous avez ici bien évidemment l'aperçu dynamique de ce calendrier avec déjà dans un tout premier temps la possibilité de choisir l'affichage : l'affichage mensuel, l'affichage hebdomadaire, tout ce qui correspond à d'autres types de présentation, le dépliant en trois parties, ou l'affichage journalier. Admettons que je reprenne l'affichage mensuel, j'ai également en plus des options d'impression ici, où je vais retrouver de la même façon ce qui correspond à mes différents styles. Mais je vais également avoir la possibilité de définir ce qui s'appelle « l'étendue », exactement ce que l'on vient de voir précédemment avec l'envoi par mail. Je peux lui demander la date de début qui va être prise en compte pour l'impression et ma date de fin. Donc, je reviens à stipuler exactement les mêmes caractéristiques, et de la même façon, j'ai la possibilité de demander de rester à l'affichage ou pas, les éléments considérés comme privés. Il ne me reste plus maintenant qu'à voir l'aperçu et vous pouvez constater que j'ai bien les différents éléments qui apparaissent sur quelque chose que je destine à être imprimé. On va choisir l'imprimante, on n'aura plus qu'à faire « Imprimer » vers une imprimante réellement, ou vers un fichier PDF pour peut-être l'envoyer par mail. Donc voici résumées deux options qui ne sont pas du partage, c'est juste la diffusion de mon calendrier, soit un envoi par mail, soit la possibilité de l'imprimer.

​Outlook 2016 : Astuces et techniques

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Date de parution :28 avr. 2016
Mis à jour le:7 nov. 2016

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