SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Importer une feuille Excel et créer une liste SharePoint

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Apprenez à créer une liste SharePoint et à structurer les colonnes et les valeurs. Apprenez à le faire à partir de SharePoint.
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Transcription

Imaginons que cette liste que j'ai utilisée tout à l'heure pour faire l'export dynamique vers Excel, je l'ai déjà eu quelque part en terme de fichier Excel, parce que là, qu'a-t-il fallu que je fasse dans SharePoint ? Il a fallu que je crée une liste personnalisée, et que je crée toutes le colonnes qui m'intéressent. Nom du projet, Nombre de jours, Catégorie, et que je vienne alimenter tout ceci. Imaginons maintenant que tout ceci, je l'ai déjà eu quelque part, et c'est ce que je vais vous montrer sous forme de fichier. En fin de compte j'ai un fichier ici Clients, que jusqu'à présent, nous traitions par l'intermédiaire d'un fichier Excel, avec toutes ses contraintes, c'est-à-dire que tant qu'on travaillait sur des fichiers qui étaient placés sur des favoris réseau par exemple, nous ne pouvons pas être plusieurs à modifier le document en même temps. Maintenant, je me dis peut être que ça serait judicieux qu'en fin de compte, ça ne soit plus à proprement parler une feuille dans un classeur Excel, mais que ça devienne une liste. Alors, comment est-ce que j'aurais pu faire ça ? Dans un tout premier temps, j'aurais très bien pu, coté SharePoint, venir lui dire tiens, je voudrais créer une nouvelle liste. Bien évidemment, attention, si vous en avez les droits. Donc il faut être gestionnaire au minimum de site pour pouvoir faire ça. Et j'aurais pu lui dire tiens, je vais créer une nouvelle liste qui peut être une liste personnalisée comme ce que j'ai créé pour les projets. C'est-à-dire que c'est moi qui a créé toutes les colonnes. Mais, ça aurait pu être également basé sur un modèle, et notamment, vous avez une liste basée sur des contacts. Le seul problème c'est que si je crée cette liste par rapport à un modèle SharePoint qui est le Contact, il va me créer effectivement toutes le colonnes, voire même trop de colonnes par rapport à mon utilisation, mais surtout je ne récupère pas les données, il faudrait qu'après, je ressaisisse ces données. Donc, pour ceci, je vais utiliser une autre fonctionnalité de SharePoint, qui se trouve dans la deuxième page de modèles, donc, ici, je viens cliquer sur ma petite flèche et qui s'appelle Importer une feuille de calcul. Donc, je viens dans un tout premier temps choisir ce type d'information, je vais lui donner un nom. Puisque c'était mon fichier Clients, et ben, je vais l'appeler ici Clients, et il ne me reste plus maintenant qu'à faire Parcourir, pour lui indiquer où se trouve la source de données qui va me servir à créer maintenant, ma liste coté SharePoint. Voici le classeur Excel, je n'ai plus qu'à faire Ouvrir et Importer. Alors, il va automatiquement se lier à ce classeur Excel, et comme un classeur Excel peut comporter plusieurs feuilles, et bien évidemment plusieurs plages de cellules sur chaque feuille, il va me proposer de sélectionner les données qui m'intéressent. Alors que ça soit une plage de tableaux, que ça soit une plage de cellules, ou une plage nommée, moi j'ai l'habitude dans Excel, de nommer les plages de cellules sur lesquels je vais travailler, donc, je choisis Plage nommée. Et ici je retrouve mes plages de cellules nommées, et celle qui m'intéresse elle s'appelle Clients, ça correspond donc à la totalité de mes colonnes, et de mes lignes. Et je n'ai plus maintenant qu'à faire Importer, pour que automatiquement toute la structure, c'est-à-dire mes différentes colonnes coté Excel. Mais, bien évidemment toutes mes données, c'est-à-dire toutes mes lignes soient récupérées pour créer une nouvelle liste coté SharePoint, avec la structure de mes colonnes et bien évidemment les données. Et voilà, je récupère bien donc maintenant coté SharePoint, ce qui correspond à ce que j'avais coté Excel. Petite précision malgré tout, on a peut-être intérêt à prévoir la création et la constitution de nos fichiers au préalable, puisque j'ai de toute façon systématiquement une colonne qui s'appelle Nom dans SharePoint, comme il ne peut pas y avoir deux informations qui portent le même libellé, il me l'a appelée Nom1, et puis regardez qu'il a pris le première colonne qui est la colonne de prénom pour servir de ce qu'on appelle de pointeur, c'est-à-dire pour ouvrir ne serait-ce que le menu de sélection, et puis pour ouvrir la fiche qui correspond en fin de compte à ce client. Il aurait peut être été plus judicieux de le faire à partir du nom et non pas du prénom. Donc, pour ceci, il faut préparer son classeur Excel en amont, et mettre la première colonne qui nous intéresse comme étant le sélecteur ici, en première position. C'est ce que je vais faire tout de suite, et vous montrer bien évidemment le résultat une fois qu'on aura retravaillé ce fichier Excel. Voilà donc qui a été refait après quelques petites modifications du fichier source. Étant donné que maintenant je sais comment est-ce qu'il me récupère ces informations coté SharePoint, vous voyez que la colonne dans Excel, je l'avais nommée au départ Nom Client, ça m'évite d'avoir Nom1 à l'arrivée. Et puis c'est la première colonne que j'ai pris avec les noms de mes clients comme étant celle qui va me servir maintenant de point de départ pour aller voir la fiche de chaque client. Parce que si je clique ici sur M. AGARD, ça va me permettre d'obtenir sa fiche, d'abord en lecture, et bien évidemment, par la suite, en modification, si j'ai besoin de rajouter des éléments supplémentaires. Donc, voilà comment dans un tout premier temps, je peux récupérer la structure, et bien évidemment le contenu d'un fichier Excel, pour le transformer en liste SharePoint. Mais par contre, je précise bien, ça, par contre, c'est à un instant T. C'est-à-dire que maintenant, mon fichier Excel continue à exister, si je le modifie, en aucun cas ma liste SharePoint ne sera modifiée. C'est juste un changement de scénario d'usage. Jusqu'à présent, mes collègues venaient travailler sur un classeur sur un partage réseau. Maintenant, ils vont pouvoir tous venir, et en même temps, puisqu'on a plus de problématique de fichier à ouvrir de façon simultanée directement dans ma liste.

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