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L'essentiel de SharePoint 2016

Importer une feuille de calcul Excel

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Créez une liste SharePoint à partir d'une feuille de calcul Excel. Ensuite, vérifiez la récupération de la structure, des colonnes, des données et des métadonnées.
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Transcription

Dans l’exemple qui va suivre, Nicholas a besoin de créer une liste, il aurait pu effectivement faire ce qu’on a fait précédemment, c’est-à-dire créer une liste personnalisée. ses différentes métadonnées, ses différentes colonnes et ses différents affichages. Le seul souci c’est que Nicholas n’a pas envie de tout recommencer, et il a déjà un fichier Excel avec toutes les données qui l’intéressent à l’intérieur. Donc déjà il voudrait récupérer la structure, c’est-à-dire récupérer tout ce qui correspond à des colonnes côté Excel pour en créer des colonnes automatiquement côté SharePoint. Puis tant qu’à faire, il aimerait bien avoir également toutes les informations, c’est-à-dire toutes les lignes qui sont automatiquement créées dans sa nouvelle liste côté SharePoint. Va s’offrir à lui deux possibilités. Première possibilité, il se positionne sur la plateforme SharePoint, comme il a la possibilité non pas de faire exactement ce que fait Sabine, mais de créer des nouvelles applications. Il peut ajouter une nouvelle application basée sur un modèle un peu particulier, qui est le modèle Importer une feuille de calcul Excel. Donc il va chercher ici, sur la deuxième page de proposition, Importer une feuille de calcul. Il suffirait qu’il marque le nom, qu’il veut donner ici à sa liste. Et qu’il fasse Parcourir pour aller chercher le fichier Excel, et Importer pour que ça soit créé automatiquement. Deuxième possibilité et c’est celle que je vais vous montrer. Il est déjà sur son fichier Excel, et étant donné qu’il en Excel, dans ces outils de tableaux, il a quelque chose qui s’appelle Exporter. Exporter vers quoi ? Exporter le tableau vers une liste SharePoint. Et là il ne lui reste plus qu’à mettre l’URL du site, donc un petit Coller, Voilà qui est fait. Je n’ai pas besoin de tout ça. Je prends simplement en fin de compte, l’URL du site dans lequel il veut créer automatiquement cette liste. Il va lui donner un nom. ventes par exemple. Avec un « v » majuscule, ça sera mieux. Puis il fait Suivant. Il a donc la visualisation de tout ce qui existe côté Excel, et Terminer pour générer automatiquement cette fameuse liste créée à partir de ce fichier Excel. J’ai un lien pour aller voir directement ce qui s’est passé. Je peux faire simplement OK. Je n’ai plus besoin de ce fichier Excel, nous le reverrons d’ici quelques petites secondes, je reviens donc ici. Si je n’ai pas suivi le lien qu’il vous a proposé, c’est pour vous montrer la source d’erreur, qui très souvent nous arrive. Je vous promets que la liste a été créée seulement je ne la vois pas. Pourquoi je ne la vois pas ? Tout simplement parce que par défaut, les listes qui sont basées sur des contenus de type Excel, ne sont pas représentées ici, dans la partie du volet de lancement rapide. Il n’empêche que rappelez-vous, je sais que j’ai absolument accès à tout, donc à tout le contenu du site. Et j’ai bien ici, la nouvelle liste qui a été créée. Vous voyez, je vois-même le nombre d’éléments qui sont à l’intérieur, il y en a bien 25. Ouvrons cette liste et voyons voir ce qu’il en est. J’arrive ici directement sur un affichage de modification, puisqu’elle était en création. Je repasse en affichage normal. Et j’ai bien récupéré toutes mes colonnes, mais également toutes les données. Seulement qu’est-ce que j’ai récupéré comme types de colonnes ? Voyons voir un peu ce qui se passe. Nous passons ici dans les Paramètres de la liste. J’ai récupéré les colonnes Commercial, Date, etc. Mais seulement SharePoint lui, a pu arriver à exploiter certains types de contenus mais pas tous. Regardez que Date, il a bien converti ça et effectivement côté SharePoint on a Date et heure. Montant de la commande, il a bien trouvé que c’était une Devise. Mais par contre côté Excel, j’avais créé ce qui correspondait par exemple, à un choix de colonne déroulante pour ne pas pouvoir sélectionner n’importe quel client, ou n’importe quel type de produit, ou n’importe quel type de client, n’importe quel pays, n’importe quel agence, hors tout ceci, il me l’a interprété comme étant quoi ? Comme étant une seule ligne de texte. Il n’empêche que lorsque vous allez redévelopper certaines colonnes, je n’ai pas dit toutes. La colonne qui était la colonne de Pays, qu’il a interprété par défaut comme étant une seule ligne de texte, il me propose de la transformer, et de la transformer par exemple en quoi ? En une liste de choix. Et du coup il a repéré quels étaient les valeurs uniques dans mon ficher Excel, ou dans ma liste SharePoint maintenant, pour me créer une liste de choix de type Menu déroulant, qui sera bien évidemment exploitable maintenant directement dans mon formulaire côté SharePoint. Voilà une première colonne que j’ai modifiée. Je ne vais pas toutes les modifier, c’est juste pour vous expliquer. Je vais avoir exactement la même chose, par exemple au niveau des agences, Une seule ligne de texte, je veux que ça devienne un choix. Voilà, je ne veux pas de valeurs par défaut. Très bien. Du coup maintenant si je viens voir côté utilisation en quelque sorte, lorsque je reviens ici, Arrêter la modification, et que je lui dis que je voudrais créer un nouvel élément. Vous allez avoir un formulaire qui va être renseigné par rapport à quoi ? Par rapport à ces fameuses colonnes qui ont été récupérées telles quelles à partir d’None et que je vais pouvoir continuer à optimiser ou à modifier, comme je l’ai fait ici pour les agences ou les pays. Voilà comment je peux rapidement exploiter du contenu Excel, à partir d’Excel ou en allant le chercher à partir de SharePoint.

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Date de parution :29 mars 2017

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