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Excel 2013 : Analyse de données avec Power Query

Importer tout un dossier

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Voyez comment importer tout le contenu d'un dossier de données Excel dans Power Query, et appréhendez les options spécifiques.
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Transcription

Nous allons voir maintenant un sujet très important: il s'agit d'importer tout le contenu d'un dossier. Ce dossier peut contenir, soit que des fichiers CSV, soit que des fichiers Excel, soit un mélange. Mais on ne pourra fusionner facilement que les données d'un seul type de fichiers. Il faut savoir que la technique que je vais vous montrer par contre ne fusionne que les fichiers qu'il voit au moment où on fait l'import dans Power Query. Si des fichiers viennent à se rajouter après-coup, Power Query ne les rajoutera pas. Il faut à ce moment-là changer la requête que l'on a créée avec du langage M, et la technique utilisée dépasse le cadre de cette formation où nous, nous nous concentrerons plus tard que sur les bases du langage M. Mais voyons quand même comment faire ceci, car il est très fréquent que des entreprises ou des administrations où je me rends ont des dossiers dans lesquels des fichiers CSV ou Excel sont générés chaque mois par exemple par SAP. Alors pour la démonstration, on va dans notre onglet Power Query, on va dire ici que l'on veut "A partir d'un fichier", et prendre l'option "A partir d'un dossier". Là il nous demande : "Où est le dossier avec tous les fichiers que l'on veut importer ?" Donc on va faire un Parcourir, et on va aller chercher le dossier d'exercices que vous aurez peut-être téléchargé, qui s'appelle chapitre 02, dans lequel il y a un dossier qui s'appelle Import Dossier. Vous sélectionnez ce dossier, et vous validez par Ok. A ce moment-là, Power Query va vous montrer tous les types de fichiers qu'il a trouvé. Nous ce que l'on veut faire, c'est pas combiner les fichiers actuellement. Parce qu'on a un mélange de types de fichiers, et ça va pas bien se passer, parce que leur contenu Par contre ce qu'on va faire, c'est d'abord dire à Power Query qu'on ne veut prendre que les CSV. Je vais d'abord vous montrer quelque chose avec les CSV, et ensuite on fera les Excel, comme promis. cliquons sur le bouton Modifier : Power Query, donc, s'ouvre naturellement. On va ici dire qu'on veut prendre que les fichiers CSV, voilà comme vous pouvez le constater. Et dans la colonne Content, on a ici une option "Combiner les fichiers" sur laquelle on va cliquer. Là, il nous demande juste de visualiser le premier fichier. On peut en voir d'autres si on le veut. Remarquez que chacun des fichiers CSV a, dans la ligne ici d'en-tête, les titres des colonnes, c'est important. Là on remarque que tout est bien reconnu par l'assistant Power Query. il n'y a pas certains fichiers qui ont des particularités. Donc on peut sans doute cliquer sur Ok, et effectivement observer que la fusion s'est parfaitement déroulée. Certes il a créé une colonne Source Name que l'on peut supprimer si on a envie. Et on remarque que sur la gauche, il a créé un groupe de transformation qui s'appelle "Transformer le fichier à partir de". Et maintenant, étant donné que ce que je vais vous montrer, c'est la même chose mais avec des fichiers Excel (et vous verrez que c'est beaucoup moins simple par contre), je vais supprimer le groupe de transformation et l'import ici. Donc d'abord, si je cherche à supprimer ce groupe-là, et que je fais un "Supprimer le groupe", il me dit qu'il ne peut pas, parce qu'il faut d'abord supprimer la requête d'origine. Donc on va supprimer la requête d'origine d'import de notre dossier, et on va supprimer le groupe qu'il y a en haut. Ceci étant fait, maintenant allons-y pour la partie Excel, qui est comme je l'ai déjà mentionné, beaucoup plus subtile que la partie des fichiers CSV. Alors on reste dans Power Query, on va dans Accueil, Nouvelle source, Fichier, Dossier. On va aller prendre à nouveau le même dossier que précédemment. Fichiers d'exercice, Chapitre 02, Import Dossier, Ok. On fait un Ok, on va lui dire de modifier ici le type de fichiers que l'on veut importer. On va filtrer pour prendre le cas le plus classique qui sont les XLSX, et puis maintenant, on y va, et vous allez voir que c'est loin d'être évident. Personnellement, je vais déjà supprimer toutes les colonnes qui vont de Extension à Folder Path : supprimer les colonnes. On peut aussi supprimer la colonne Name, mais j'aime bien la garder parce que psychologiquement, çà aide les gens qui apprennent Power Query. On remarque qu'il y a aussi comme pour les fichiers CSV une colonne Content. Mais sachez une chose, c'est que contrairement aux fichiers CSV, si je clique ici, et bien ça ne marchera pas. Pour les fichiers Excel, il faut, et c'est très subtil, il faut passer par "Ajouter une colonne", cliquer sur "Colonne personnalisée". Là, je vais l'appeler FusionXL. Et là il faut utiliser, dans la zone de formule, une fonction qui est dans la liste des fonctions documentées sur le site de Microsoft relativement à Power Query, qui s'appelle Excel.workbook. Donc il faut savoir que toutes les fonctions sont en anglais, même dans la version française. Ensuite on ouvre la parenthèse puisque ça reste une fonction quand même, comme dans Excel ou les parenthèses s'ouvrent et se ferment, et on va lui dire de prendre en entrée la colonne Content, que l'on avait ici derrière. Donc en fait qu'est-ce que ça veut dire ? Çà veut dire que l'on veut du classeur extraire le contenu dans une nouvelle colonne. Si je valide par Ok, une nouvelle colonne apparaît, où visiblement il a extrait des tables : il appelle çà table... Si je vais voir ce qu'il y a dedans, en cliquant sur ce que j'appelle l'expandeur, on remarque qu'il a trouvé différents types d'éléments, mais il y a une famille d'éléments sous la catégorie Data. On va prendre Data. Je valide. Et là on voit que, à partir de là, il dit : j'ai trouvé plein de tables de type Data, donc je me dis très bien. Et à partir d'ici, si je retourne dans le "trois petits points", je retrouve toutes les colonnes qu'il y a dans mes tables, des fichiers que je cherche à importer. Donc ces colonnes 1 2 3 4 5 6 7, ça m'est égal, je vais en faire abstraction. Je veux importer les colonnes nommées, donc je les sélectionne. Après on peut dire "charger plus" pour voir s'il y a vraiment plus, mais en fait y a rien dans le cas présent de plus, donc je vais recocher. On valide par Ok. On voit qu'il a effectivement fusionné tous les fichiers, mais il a pris des lignes vierges, qu'il y avait dans les fichiers et qui ne servent à rien. Donc là c'est absolument pas un problème, on peut simplement aller dans le filtre d'une des colonnes et dire : je ne veux pas les null. Donc il suffira évidemment de décocher les null. Donc là je vais "Sélectionner tout", décocher le null, je valide par Ok. on voit que la fusion pour le coup est parfaite. Et là je peux éliminer maintenant ces deux colonnes ici en les sélectionnant avec la touche majuscule du clavier, et on va dans Transformer ou Accueil pour cliquer sur le bouton "Supprimer les colonnes". les boutons se trouvent toujours à plusieurs endroits. Donc voilà comment fusionner des fichiers Excel de différentes sources. Alors attention : ce que je viens de vous montrer à l'instant a changé entre Excel 2010 et même Excel 2016, donc si vous passez à Excel 2016, il y a des petites variations subtiles que normalement, il est fort probable que vous ne remarquiez même pas, mais au niveau de l'écran, les boîtes de dialogue qui apparaissent ne sont plus tout à fait les mêmes. Et il en va de même pour Excel 2010. Mais en tout cas, voilà pour ce sujet qui est extrêmement important, et souvenez-vous que si on rajoute des nouveaux fichiers Excel dans notre dossier, il ne les prendra pas en compte. Il faut à ce moment-là passer par du langage M. dans lequel il y a un chapitre n'est pas parfaitement identique.

Excel 2013 : Analyse de données avec Power Query

Analysez des données avec Excel 2013 et Power Query. Apprenez à importer, consolider, lier, nettoyer, fusionner ou scinder des données provenant de différentes sources.

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Date de parution :8 sept. 2017

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