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Excel 2016 : Importation et exportation de données

Importer des données Microsoft Access

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Apprenez à importer des données Microsoft Access (mdb ou accdb). Découvrez également un problème d'Excel au niveau des filtres quand le nombre de lignes dépasse la limite autorisée.
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Transcription

Nous passons maintenant au chapitre concernant l’import de données dans Microsoft Excel Mais donc sans utiliser Power Query. Pour cette démonstration, nous allons utiliser trois fichiers. Un fichier d’abord au format XLSX, un fichier Access au format ACCDB et un vieux fichier Access au format MDB. Et puis on va se rendre maintenant dans notre fichier Excel. Et vous devez vous rappeler une chose, c’est que Excel est limité à seulement 1048576 lignes, Ce qui lorsque vous faites du data mining, ou si vous préférez, de l’analyse scientifique de données de masse. Ce que certains appelleraient un peu abusivement du Big Data. C’est fondamentalement très très peu. Alors voyons comment Excel va gérer ça, avec notre premier fichier Access. Donc là, la feuille, on va la renommer MDB. Et on va donc aller dans l’onglet Données. et dans le groupe Données Externes, qui est le groupe qui va nous intéresser dans ce chapitre, il y a comme premier bouton, Access. Donc nous prenons Access, et puis une fois que nous sommes dans cette boîte de dialogue, nous devons pointer sur le Bureau, et puis aller prendre ici si ce n’est pas déjà le cas, et là on va aller sélectionner notre fichier Access 97-2003. Il nous demande si on veut l’importer comme tableau, ce sera le cas. Ensuite pour ce qui est de l’option Rapport de tableau croisé dynamique, je vous renvoie à la formation sur les tableaux et graphiques croisés dynamiques qui est dans le catalogue. Ne créer que la connexion, ça on le verra un petit peu plus tard. Mais c’est principalement normalement relatif à PowerPivot et également Power Query. Et ensuite, en dessous, il nous demande si on veut dans la feuille de calcul actuelle à la position actuelle. ou dans une nouvelle feuille de calcul. L’option qui est en bas, Ajouter ces données au modèle de données, a été traitée dans la formation PowerPivot, donc on n’y reviendra pas. On clic sur OK, et on attend, et observez qu’ici il y a une planète dans la barre d’état qui tourne, et on a un message qui dit : « Cette requête a fourni plus de données On se dit que c’est logique. Pour continuer à afficher autant de données que possible, cliquez sur OK. On se dit qu’on va en afficher autant que possible. L’import se fait. Et puis on constate qu’effectivement il y a 1048576 lignes de remplies. Et on se dit pas de problème, c’est juste qu’on a perdu quelques lignes. Et puis ma foi, on pourra faire des analyses statistiques sur des échantillons, mais pas sur la population entière. Maintenant créons une nouvelle feuille qu’on va nommer ACCDB, et là on va maintenant importer un fichier ACCDB qui est un peu plus costaud, qui lui contient quatre millions de lignes. On va dans Données, Données externes, Access, Bureau, On va prendre donc le fichier ici Access_Données_2007_2010. D’ailleurs c’est pareil avec 2013 et 2016. On prend ce fichier, On dit qu’on veut en tant qu'un tableau. On fait un OK. On attend. Comme vous pouvez le voir il dit exécution de la requête en arrière-plan. À un certain moment apparait un message qui dit qu’évidemment Il y a plus de données que la feuille peut en contenir. On clique sur OK. Et à nouveau on attend. Après avoir attendu à peu près entre 5 et 10 secondes, pour un ordinateur, on va dire contemporain. On se retrouve là encore une fois, avec les 1048576 premières lignes. Ça c’est normal. Maintenant on va enregistrer ce fichier pour voir quelque chose d’intéressant dans cette formation, qui a déjà été mentionné dans la formation sur les tableaux croisés dynamiques, c’est que lorsque vous avez des gros fichiers Excel, il y a un format de fichier Excel qu'il est intéressant d’utiliser. Ou même ne serait-ce que d’analyser, ou de constater son existence. Alors on va d’abord enregistrer ici notre fichier actuel. On va aller dans Fichier, et ici regarder la taille. Donc ce fichier fait 111 Mo. Donc c’est normal, sur le fond il n’est pas très gros, Puisqu’il se connecte simplement à Access. Effectivement il faut savoir que lorsqu’on clique ici sur cette table, on a un bouton ici Actualiser. Pareil pour le fichier MDB, Actualiser. Ça c’est une chose. Maintenant si on va dans Fichier, Enregistrer sous, qu’on dit donc Parcourir, sur le Bureau, il y a un type de fichier Excel qui s’appelle, Excel binaire, qui est un type de fichier beaucoup plus rapide, qu’on appelle un XLSB, et par contre qui n’est pas conforme aux normes internationales, de gestion documentaire. Mais on peut des fois assumer ce choix. Et si on valide l’enregistrement, et qu’on attend que l’enregistrement se termine. Donc après avoir attendu un certain nombre de secondes que l’enregistrement se fasse. Maintenant fermons Excel, et déjà vous pouvez constater qu’un fichier XLSB n’a pas le même icône qu’un fichier Excel normal. Et maintenant observez une chose, c’est que le fichier ici Import_Access, lui maintenant évidemment, je ne l’ai pas enregistré avec les données stockées dedans. Donc ce qui fait qu’il est très petit sur le fond, vous allez voir je vais le rouvrir. Vous avez vu que Microsoft Windows indique qu’il fait 7,68 Ko, mais il prend quand même beaucoup de temps à ouvrir. Et le fichier XLSB, s’il veut bien m’afficher la bulle, il dit 26,9 Mo. Donc on a un fichier XLSB qui est beaucoup plus lourd, à priori que le fichier XLSX, c’est vrai, mais au fait en termes de rapidité, on y sera fondamentalement gagnant. Parce que voyez le temps que je prends à ouvrir le fichier XLSX, c’est vraiment très long. Donc là on ne va pas attendre. Je vous laisserez faire le test chez vous à la maison, parce que c’est vraiment laborieux. Mais normalement vous devriez constater un écart significatif entre l’ouverture de ces deux formats de fichiers.

Excel 2016 : Importation et exportation de données

Maîtrisez l’import de données depuis des sources externes avec Excel. Apprenez également à convertir celles-ci dans des formats adaptés aux exigences de vos interlocuteurs.

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Date de parution :19 déc. 2016

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