L'essentiel d'Access 2016

Importer des données Excel

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Apprenez à copier et à importer des données Excel dans une table Access. Ainsi, vous pourrez tirer parti de la gestion des données d'Access et permettre un accès multi-utilisateur en toute sécurité.
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Transcription

Une des opérations récurrentes que vous allez rencontrer lorsque vous utiliserez Access au quotidien, c'est le besoin d'importer dans l'une de vos tables des données issues d'Excel. C'est ce que je vous propose donc de découvrir dans ce tutoriel. Je vais ouvrir un fichier Excel, un classeur qui contient des clients. Vous trouverez d'ailleurs ce classeur dans les fichiers d'exercices de cette formation au chapitre 10 sous le nom de Client_import.xlsx. Alors j'en ai pas mis beaucoup, c'est juste pour vous montrer le principe. Ce qui est important c'est que le classeur contienne une feuille avec autant de colonnes que de champs dans votre table, chacune des colonnes portant en en-tête le même nom que le nom de vos champs dans la base de données. Si je fais clic-droit, mode Création, vous voyez ici que j'ai « nom », « prénom », « téléphone », « mail ». « Tel » pour téléphone, mail, « prenom » il n'y a pas d'accent et nom. Ce qui compte c'est le nom que vous avez donné au champ, ce n'est pas sa légende. Donc quand je regarde ce qui se passe au niveau d'Excel, j'ai la même chose : nom, prenom, tel et mail. À partir du moment où vous avez les mêmes noms de champ, vous devez avoir en-dessous des valeurs. Pas forcément partout, vous voyez qu'ici il manque des téléphones mais il faut que vous ayez une présentation sous forme de listes dans Excel. Si elle n'est pas sous forme de listes, ça ne peut pas fonctionner. Donc à partir du moment où vous respectez ces quelques critères, je ferme Excel, vous avez la possibilité dans Access d'importer votre table de clients, dans l'exemple, les données issues d'Excel. Comment est-ce que je fais ça ? Alors je fais ça en utilisant l'onglet Données externes. Vous pouvez faire ça à n'importe quel moment. Imaginons qu'on vient de créer toutes nos tables et qu'on a déjà une liste de clients dans Excel, on va les importer, sans autre forme de procès, on ne va pas s'embêter à retaper tous nos clients dans Access. Maintenant, on peut être dans le 2e cas, le cas qui nous concerne actuellement, j'ai déjà des clients. Lorsque je clique, j'ai déjà des clients dans ma table de clients et on m'a fait parvenir un fichier Excel contenant d'autres clients. Je veux les importer dans ma table de clients. Les deux cas de figure qui vont se présenter. Alors comment on fait ? Dans les deux cas, la même chose. Données externes, ensuite dans Importer et lier on vient sur l'icône Excel et là à l'aide de Parcourir on va chercher sur le disque dur l'emplacement où se trouve notre fichier, notre classeur. Là je viens dans le chapitre 10, je trouve Clients-import.xlsx. Et je fais Ouvrir. À partir de là j'ai plusieurs solutions, je peux importer les données sources dans une nouvelle table de la base de données active. Donc ça va créer une nouvelle table. Je peux ajouter une copie des enregistrements à la table : j'ouvre et je choisis Clients puisque je veux importer des clients. Mais attention cette option ne fonctionne qu'à la condition que je vous ai indiquée précédemment, les noms de champs doivent être écrits de la même manière. Je peux lier aussi à la source de données en créant une table attachée. Ça c'est dans le cas où je souhaite que mes données puissent évoluer en dehors d'Access et que malgré tout dans Access il y ait des mises à jour qui se fassent par rapport à ces données. Attention toutefois, si vous choisissez cette option, il ne faut plus déplacer le fichier original du dossier dans lequel il se trouve sinon la liaison sera perdue. Donc moi je vais faire cette 2e option, je vais faire Ok. Là on me dit « j'ai repéré que t'as une colonne nom, prénom, téléphone et mail, et voilà les valeurs que j'ai trouvé ». Tout va bien, c'est exactement ça que je veux. Je fais Suivant. Je veux importer dans la table de clients, donc je n'ai rien à toucher, je n'ai plus qu'à faire Terminer. Je patiente et là on me dit « l'importation a réussi ». Alors là la question qu'on peut se poser, c'est : est-ce que ce type d'importation, je vais le faire de manière récurrente, régulièrement ? Par exemple est-ce que tous les mois je vais importer des nouveaux clients ? Ou toutes les semaines ? Bref, est-ce que je vais le faire de manière récurrente ? Si oui, je n'ai qu'à mettre une croix ici de manière à ce que je puisse obtenir dans cette icône par la suite une importation enregistrée, de manière à ce que par la suite je n'aurai qu'à venir sur Importation enregistrée, cliquer sur le nom que j'aurais donné ici à cette importation pour que l'importation se fasse sans que j'aie à aller chercher sur le disque dur telle ou telle chose. Là c'est à vous de voir ce que vous souhaitez faire. Je fais Annuler. Je viens maintenant dans Clients, je double-clique. Et là je m'aperçois qu'effectivement mes clients sont là. Tout à l'heure je n'avais que 8 clients et maintenant j'en ai quelques-uns supplémentaires. Voilà donc en deux mots comment ça se pratique. Et vous remarquez au passage que l'identifiant client s'est créé automatiquement sans que j'aie dit quoi que ce soit. Donc là j'ai importé des clients, vous pouvez aussi importer des biens immobiliers, des visites, bref tout ce que vous voulez, le tout c'est qu'il y ait cohérence entre votre fichier Excel et votre table Access.

L'essentiel d'Access 2016

Apprenez à concevoir une base de données relationnelle avec Access. Utilisez les tables, saisissez des données, effectuez des requêtes de sélection, créez des formulaires, etc.

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Date de parution :9 févr. 2017

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