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Excel 2016 : Analyse de données avec Power Query

Importer depuis un fichier Excel

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En tant que complément du tableur de Microsoft, Power Query vous permet bien évidemment d'importer des données provenant d'Excel.
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Transcription

Nous allons maintenant dans ce nouveau chapitre traiter l'import de données externes et internes via Power Query. Mais attention d'abord une mise en garde, le nombre de possibilités d'import est beaucoup trop vaste par rapport au temps que nous avons à disposition. Donc je vais me limiter aux cas hyper classiques que l'on retrouve dans les entreprises et les administrations. Alors allons-y, commençons. On supposera donc que vous avez déjà ouvert Microsoft Excel 2016, qui est donc là à l'écran, et puis que on veut donc importer des données dans Power Query. Pour ceci, vous allez dans l'onglet Données, et sachez que au fait Power Query est ici, dans le groupe qui se nomme Récupérer et transformer. On va pouvoir donc utiliser le bouton Nouvelle requête pour importer à partir d'un classeur Excel, de fichier CSV, XML, fichier texte ou carrément un dossier en entier, ou également à partir de technologie de base de données relationnelle, comme SQL Server, Access, SQL Server Donc vous voyez qu'il y a quand même un grand nombre de choix, mais il manque encore quelques choix triviaux et très courants, mais je reviendrai là-dessus plus tard. On a également Microsoft qui se fait de l'autopublicité avec Azure. On a d'autres sources de données, comme le web qui est très utile, le SharePoint que l'on retrouve, qu'on avait déjà avant, l'OData donc également utile dans de nombreuses situations, Hadoop pour les Data Scientists qui font du big data, Active Directory, CRM Online, Exchange, Facebook, Salesforce, ODBC qui est très important parce que pour le coup on va donc pouvoir se connecter à n'importe quelle technologie de base de données, et les requêtes vides sur lesquelles on reviendra. On a ici un outil qui s'appelle Combiner des requêtes, qu'on n'utilisera pas depuis ici, mais depuis Power Query lui-même, et on a également là la possibilité de rechercher des sources de données open data que l'on ne va pas étudier dans cette formation, toujours à cause de contraintes temporelles. Donc tout ceci pour dire que nous on veut importer des données d'un fichier Excel externe dans le cas présent, car c'est le cas le plus courant de la part des employés dans les entreprises et administrations. Donc on clique sur À partir d'un classeur Excel, et là dans le chapitre 02 du dossier avec tous les exercices que vous avez téléchargés, il y a un fichier qui s'appelle SourcePrincipale. Vous allez donc prendre ce fichier, moi je peux vous montrer son contenu d'abord, si vous voulez, je vais l'ouvrir. Donc voilà le contenu, donc comme vous pouvez le voir, il y a une feuille qui s'appelle TablePrincipale. Il y a une liste qui a été transformée en tant que table, d'ailleurs on voit bien que La table s'appelle tbl_Ventes, il y a dans cette table quelques pièges, donc simplement des nombres qui ont été saisis en tant que texte, des formules qui ne marchent pas, des colonnes masquées, des cellules fusionnées, enfin bref des pièges qu'on retrouve couramment dans les entreprises et administrations que j'ai mis afin que les gens apprennent à les gérer dans Power Query. Bon sachez que on n'est pas obligé de transformer une liste en tant que table pour utiliser Power Query avec Excel, mais Microsoft le recommande pour des raisons de performance, et également de pérennité de la technologie. Pour rappel, on transforme une liste en tant que table en allant dans Insertion Tableau. Bref maintenant qu'on sait quel est le contenu, je vais prendre ici SourcePrincipale. Et l'assistant donc d'import de Power Query va démarrer. Première chose que l'on remarque, c'est qu'il y a un outil de recherche au cas où on aurait énormément de feuilles et de tables dans le fichier, on peut taper ici, comme vous pouvez le voir, un texte. Et il commence à filtrer. Donc là par exemple, si je dis tbl, on voit qu'il a enlevé la feuille qui s'appelle TablePrincipale pour m'afficher que le tableau qui s'appelle tbl_ Ventes. Donc vous voyez bien la distinction dans les icônes entre une feuille et une table. Si on a plusieurs tables qu'on veut importer, on peut dire qu'on veut sélectionner plusieurs éléments, bon là il est évident que je veux prendre que la table des ventes. J'en ai ici une prévisualisation, je peux rafraîchir à tout moment au besoin. Et là on a en bas à droite 3 boutons qu'on va très rapidement parcourir, mais également que vous sachiez répéter de très nombreuses fois indirectement via d'autres sources d'import. Donc je ne vais pas cliquer sur le bouton Annuler, parce que je pense que vous savez ce que ça fait, mais on va commencer par Modifier. Si on clique sur Modifier, vous allez voir ce qu'il se passe. Vous avez Power Query qui s'ouvre. Donc voilà ce qu'est Power Query. C'est un logiciel, donc un complément dans le cas présent, à part, qui s'ouvre donc de Excel. Il a ici un volet Requête qui nous affiche la requête qu'il vient donc d'importer, et puis ici ce que l'on va faire, c'est déjà observer qu'on ne peut pas réduire cette fenêtre. Voyez, le bouton Réduction ne fonctionne pas, et si on restaure la fenêtre, et qu'on essaie de cliquer derrière dans Excel, on ne peut pas atteindre Excel. Donc ça je vous en avais déjà fait mention, c'est un problème actuellement assez énervant. Enfin, c'est plus une limitation qu'un problème. Maintenant si je ferme, Power Query va me demander si je veux enregistrer le fait qu'il y ait cette requête dans Power Query, ainsi je vais dire non, je ne veux rien garder, donc j'abandonne. Maintenant, je vais recommencer cet import, mais en allant dans Sources récentes. Donc comme vous pouvez le voir, il se rappelle que et à nouveau on retombe exactement sur l'assistant précédent. Maintenant qu'on connaît ce que fait le bouton Modifier, c'est-à-dire il prend la table dans Power Query pour qu'on puisse faire des filtres, des transformations, des nettoyages, enfin tout ce que sait faire Power Query, c'est-à-dire c'est assez vaste, on va avoir le bouton Charger. Donc il y a Charger et Charger dans. Si vous prenez Charger, eh bien c'est simple, il va reprendre la table dans une nouvelle feuille Excel, donc voyez avec tous les problèmes y relatifs. Il y a à droite un volet qui apparaît, qui nous résume ce qui a été importé, donc tbl_Ventes, 111 lignes avec 2 erreurs, donc on va apprendre plus tard à gérer les erreurs, du moins les bases, et on peut à nouveau cliquer sur le bouton Modifier ici pour ouvrir Power Query. On retrouve à nouveau ici la requête sur la gauche. Donc je vais fermer Power Query, je vais dire Abandonner, et là je vais carrément supprimer cette feuille, je ne veux pas conserver, et là comme pouvez le voir, la requête est toujours sauvegardée. C'est normal puisque je ne fais que supprimer la feuille, je vais aussi supprimer la requête dans Power Query. Enfin, on fait la troisième méthode, Nouvelle requête à partir d'un fichier Excel ou Sources récentes, SourcePrincipale, Se connecter. On reprend la table des ventes et on va voir donc ce qu'est le Charger dans. On clique sur le Charger dans, on voit que on a Tableau, qui est exactement ce que l'on a fait juste avant, il va créer une feuille, il va y mettre le tableau, il va balancer le tableau dans Power Query en parallèle, ou ça, cette deuxième option qui s'appelle Créer une connexion uniquement, ça fait ce qu'on a fait en premier. Ça veut dire que ça n'importe pas le tableau dans Excel, mais c'est juste que ça l'amène dans Power Query. Et sachez que c'est le cas le plus fréquent. Il y a ici une option que l'on pratiquera plus tard, qui est pour les gens qui veulent prendre dans Power Query un tableau qu'ils ont dans le fichier Excel actuellement derrière, et pour ceux qui veulent utiliser ce tableau dans Power Pivot, Power View, ou Power Map, ils peuvent directement l'ajouter au modèle de données. Donc on ne va pas faire ça maintenant, mais plus tard.Donc là, je fais un Charger, et pour le coup effectivement, si je double-clique, il a chargé la requête dans Power Query, mais sans créer de feuilles, donc je vais dire Conserver dans Excel lui-même. Maintenant je vous conseille d'enregistrer ce fichier et de l'enregistrer, donc ce fichier Excel, dans le même dossier que là où il y a les sources. Ça vous simplifiera la vie, vous l'appelez Formation, vous évitez les espaces, _PowerPivot. Vous pouvez l'appelez comme vous voulez évidemment, mais évitez les espaces et les accents pour ce qui concerne la conformité avec les normes et les standards informatiques. Et dans les types, vous pouvez prendre Classeur Excel, Classeur Excel prenant en charge les macros si vous savez à l'avance que vous aurez des macros, ou Excel binaire si voulez des performances optimales. Donc pour cette formation, je vais prendre Excel binaire, car souvent quand je vais dans les entreprises, on veut des performances optimales. On fait un Enregistrer, et voilà pour ce premier exemple d'import avec Excel. Donc ça a été relativement rapide, je le sais, mais on va répéter ça de nombreuses fois, avec plusieurs sources, ce qui fait qu'à la longue, vous allez parfaitement maîtriser ces différentes manières d'importer. j'ai utilisé SourcePrincipale et je vais dire Se connecter,

Excel 2016 : Analyse de données avec Power Query

Analysez des données avec Excel 2016 et Power Query. Apprenez à importer, consolider, lier, nettoyer, fusionner ou scinder des données provenant de différentes sources.

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Date de parution :8 sept. 2017

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