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Excel 2016 : Analyse de données avec Power Query

Importer depuis Microsoft Access

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Microsoft Access est une programme de gestion de base de données. Découvrez comment importer les données Access dans Power Query.
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Transcription

Nous poursuivons toujours avec les techniques d'import donc très classiques pour maintenant passer à un exemple relatif à une technologie de base de données relationnelle et on va prendre celle que je rencontre le plus souvent lors de mes interventions dans les administrations et les entreprises, il s'agit de Microsoft Access. Donc effectivement les informaticiens apprenant souvent tout seul à utiliser Power Query, la majorité de mon public reste des employés qui ont besoin d'être accompagnés pour se connecter à Access. Voyons comment procéder. On va donc aller dans l'onglet Dossier racine, dans le bouton et là parmi toutes les bases de données qu'il y a, outre le fait que je vous avais dit il manque quand même certains grands classiques, comme par exemple MongoDB, on a Access qui est donc le plus simple que l'on puisse avoir sur un ordinateur on peut dire d'employé lambda Sachez que vous pouvez vous connecter à une base Access même si vous n'avez pas Access installé sur l'ordinateur. Donc là on va prendre Access et puis on va aller prendre le dossier d'exercice que vous avez peut-être téléchargé, et dans le dossier d'exercice il y a un chapitre qui s'appelle chapitre 02 dans lequel il y a deux bases Access : une base Access qui contient à peu près un million cinquante mille lignes. Ce fichier-là fait si mes souvenirs sont bons 148 Mo et un fichier un peu plus costaud qui s'appelle AccessDonnees20072010 qui lui fait Alors notre but c'est aussi de voir comment Power Query va gérer ça, sachant qu'on a une version 32 bits d'Excel mais qu'on a un ordinateur avec énormément de mémoire vive. Donc on va prendre d'abord cette version light donc Access 2003 95 et puis là on va cliquer sur la seule table qui est disponible dans ce fichier Access mais sachez que si le fichier Access contenait des requêtes, on verrait les requêtes aussi. Donc on peut sélectionner les requêtes. Là comme vous pouvez le constater, il n'y a aucune information quant au nombre de lignes, donc on ne sait pas pour l'instant combien de lignes a ce fichier. On fait un Ok et si on attend on va pouvoir voir la rapidité du système donc on voit que ça va très vite. Mais on peut pas juger si c'est bon ou pas parce qu'on ne sait pas vraiment le nombre de lignes qu'il y a dans cette table. Donc là Microsoft a fait un choix qui a priori semble malheureux, c'est que ils disent il y a 10 colonnes et plus de 999 lignes, et puis en fait ils disent il y a 109 lignes. Si vous regardez, si je reste dessus Et bien on va voir si c'est vrai. Déjà première chose que je souhaiterais faire c'est le charger dans une feuille Excel. Donc je vais cliquer sur Fermer et Charger. Et puis ici si j'attends il me dit je suis en train de charger 445 000 lignes, 600 000 lignes donc déjà on voit que la petite bulle qui est en bas à gauche est erronée, donc ça c'est les problèmes de jeunesse de Power Query. Également si on regarde la feuille, peut-être ici, si je descends un petit peu, qu'est-ce qu'on peut constater ? C'est qu'il charge que les premières lignes et il s'arrête. Pourquoi ? Parce qu'il voit en fait simplement que le nombre de lignes dépasse largement ce que Excel est capable de gérer, donc il s'est simplement arrêté. Par contre, ce qu'il faut savoir c'était que dans Excel 2013 c'était quand même beaucoup mieux affiché et le visuel dans la feuille Excel comme quoi il y avait trop de lignes était beaucoup mieux fait. Maintenant si je vais avec la souris ici sur XLSDonnées, j'ai une zone jaune qui m'indique que effectivement ça a dépassé les 1 048 000 lignes. Effectivement c'est le cas puisque il y en a 1 050 000, vous verrez à peu près je vais vous le montrer dans quelques instants mais là également dans cette boîte de dialogue, il y a aucune manière de savoir combien de lignes a réellement cet import. Pour voir ça je vais d'abord supprimer cette feuille 2 que je ne souhaite pas garder. Je vais cliquer sur XLSDonnees, faire un Modifier. La à nouveau je vais ouvrir les requêtes pour être bien sûr que je suis bien Et on va aller dans Transformer et on se rend compte tableau : et bien je clique sur compter les lignes et je me rend compte qu'il y a 1 048 665 lignes. En fait il y a juste quelques lignes en plus que ce que peut le gérer Microsoft Excel. On comprend pourquoi quand même Excel a fait le message d'erreur disant je peux pas, il y a trop de lignes. Même si il y en a une en plus que ce que une feuille Excel est capable de gérer, il mettra ce message. Bon maintenant poussons cet ordinateur un peu plus loin. Je vais supprimer cette requête, donc clic droit Supprimer sur la requête. Vous voyez que supprimer une requête c'est simple pour le coup. On va retourner dans Dossier racine, Nouvelle source, Base de données Access. Et ici on se rend à nouveau dans notre dossier où on a téléchargé les exercices pour aller dans Chapitre 02 et on va prendre du plus costaud. Donc sachez que pour ce fichier Access qui s'appelle AccessDonnees20072010, si votre ordinateur n'a pas assez de mémoire, le comportement le plus fréquent que je vois c'est que Excel plante. Donc là on va essayer, on fait Importer. Encore une fois on voit qu'il y a qu'une seule table. Il n'y a pas de requête dans ce fichier Access. Encore une fois dans cette boîte de dialogue, on a aucune indication quant au nombre de lignes. Je valide par Ok. Là également le chargement a l'air d'être extrêmement rapide. En bas encore une fois dans la barre d'état : 10 colonnes et le nombre de lignes 999 +, mais on n'a aucune indication du nombre de lignes total par contre cette fois-ci comme vous pouvez le voir, je n'ai pas la bulle qui affiche le nombre de lignes total. Maintenant je vais essayer de charger ça dans Excel donc Fermer et Charger. Là comme on peut le voir, il s'est aussi arrêté à la ligne 22 et il est en train de charger les lignes. Cinq cent mille, sept cent mille, un million. Donc là pendant qu'il charge, je souhaiterais vous donner quelques informations mais vous inquiétez pas ça va pas durer longtemps c'est que curieusement Excel 2013 est plus performant que Excel 2016 Donc pourquoi est-ce que c'est Excel 2016 qui a pas été codé au niveau du noyau de la même manière ? On peut faire vingt-cinq mille hypothèses, je n'ai pas la réponse, que vous le sachiez. On voit cependant qu'il est à quatre millions, donc on va attendre. Donc quand il a fini de charger totalement toutes les lignes donc comme vous avez pu le voir, il y en a à peu près douze millions, et bien on se rend compte qu'on a le même message d'erreur qu'avant. C'est-à-dire cette zone jaune où il nous indique qu'on a dépassé le nombre de lignes maximale d'une feuille mais il ne nous indique pas le fait que il y ait Donc là à nouveau on va procéder de la même manière qu'avant. Déjà on va supprimer cette feuille où on voit qu'il s'est arrêté à la ligne 21. On va la supprimer. Et puis on retourne sur notre requête où on fait un Modifier. On va bien vérifier qu'on est bien sur la requête qu'on a apportée juste tout à l'heure. On va aller dans Transformer. On va aller dans Compter les lignes. On attend qu'il fasse le comptage et comme on peut le voir ici, on a bien le nombre de lignes c'est-à-dire 12044587. Donc voilà on voit ici toujours la manière de procéder pour compter le nombre de lignes et en même temps on voit que cet ordinateur est capable de absorber douze millions de lignes dans Power Query, sans planter, sans avoir de dépassement de mémoire. Maintenant pour la suite je vais juste supprimer dans Étapes Appliquées l'étape de lignes comptées car je souhaiterais que l'on ait visuellement à l'écran simplement notre table. Donc voilà pour l'import d' une base de données relationnelle de type client, c'est à dire une base Access pour le cas le plus typique. Nouvelle source on a donc une section qui s'appelle Base de données dans une entreprise. 1.6 Go et qui contient douze millions de lignes. qu'il y a un bouton ici qui s'appelle compter les lignes dans le groupe pour charger ce fichier-là. douze millions de lignes.

Excel 2016 : Analyse de données avec Power Query

Analysez des données avec Excel 2016 et Power Query. Apprenez à importer, consolider, lier, nettoyer, fusionner ou scinder des données provenant de différentes sources.

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Date de parution :8 sept. 2017

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