Excel 2013 : Analyse de données avec Power Query

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Microsoft Access est un programme de gestion de bases de données. Découvrez comment importer les données Access dans Power Query.
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Toujours dans les différentes techniques d'import, on reste donc dans les cas très fréquents, pour passer maintenant, non plus à des fichiers plats, mais pour passer à des bases de données, et la base de données que je rencontre le plus souvent en termes de base de données relationnelle, il s'agit de Microsoft Office Access. Alors, on va voir comment apporter ce type de données dans deux situations, et avec la version 32 bits d'Excel. Donc, on va se rendre dans l'onglet Accueil sur Nouvelle source, et on a donc une section Base de données, et on va prendre donc celui qui est le plus simple, que vous pouvez utiliser d'ailleurs, même si Microsoft Access n'est pas installé sur votre ordinateur, alors que pour les autres c'est une autre paire de manches, et bien en cliquant sur Access, il va vous demander où est le fichier que vous voulez importer. Alors, dans le dossier que vous avez téléchargé, qui est le dossier d'exercice, si vous allez dans chapître 02, il y a deux bases Access. Une base Access qui fait 145 méga-octets, qui contient environ 1 500 000 lignes, et il y a un fichier qui s'appelle Access données 2007-2010, qui contient à peu près 12 000 000 de lignes. D'ailleurs il fait 1.54 giga-octets, alors que le premier fait 145 méga-octets. Vous allez me dire : pourquoi je vous mets ces deux-là à disposition ? Et bien simplement pour le cas où votre ordinateur ne gérerait pas le plus gros. Comme ça, vous pouvez toujours vous reporter sur le petit. Alors déjà on va voir le petit, si notre ordinateur ici présent, celui que vous voyez à l'écran, est capable d'encaisser, donc déjà plus de lignes qu'il y a dans une feuille Excel. Alors je vais prendre donc ce fichier Access, il y a visiblement qu'une seule table dedans, il n'y a pas de requête, mais sachez que si la base Access avait des requêtes, on les verrait. Je vais donc prendre cette table qui est nommée XLSDonnées. Vous voyez que on n'a aucune information sur le nombre de lignes ici en bas dans la boîte de dialogue. On valide par Ok, et déjà on remarque que le chargement est extrêmement rapide en Power Query. On remarquera également que dans la barre d'état, malheureusement les versions actuelles de Power Query n'affichent que le fait qu'il n'y a plus que 999 lignes, mais rien d'autre comme info. Ensuite, là-dedans, par rapport à ces lignes que l'on vient d'apporter, on va cliquer sur le bouton Fermer et charger. Donc qu'est-ce que fait ici Excel ? On voit qu'il est en train de charger le nombre de lignes et qu'il dit qu'il y a un échec. Et là, si on regarde la ligne jaune, c'est marqué : Le résultat de cette requête est trop volumineux pour être chargé dans l'emplacement spécifié dans la feuille de calcul, les feuilles de calcul présentent une limite de 1 048 570 lignes. Et donc effectivement, on dépasse ce nombre de lignes. Alors là, ce que l'on va faire déjà, c'est que je vais supprimer les deux feuilles, d'ailleurs que j'ai laissées tout à l'heure. Parce que pour l'instant, je veux qu'on Et si il vous demande, vu que le chargement est trop gros par rapport à la feuille, Voulez-vous simplement Désactiver le chargement, ou carrément Supprimer l'import que l'on a fait ? On veut juste désactiver le chargement dans Excel, parce que c'est évident qu'on ne pourra pas gérer cette situation. Donc on clique sur Désactiver le chargement, on fait un clic-droit ici sur notre requête, on fait un Modifier pour retourner dans Power Query. Donc c'est une des méthodes pour retourner dans Power Query. Donc on est bien ici sur notre requête XLSDonnées et on aimerait savoir, cette table, combien de lignes elle a. Et bien pour ce faire, si on va regarder, par exemple dans Transformer, on pourrait regarder tranquillement en se disant, bon, Regrouper par, Inverser les lignes, gnagnagna... Et puis si on prend le temps de regarder et de lire, parce que c'est comme tout logiciel, si vous lisez, vous pouvez apprendre facilement un pourcentage très significatif du logiciel, et dans Transformer, il y a un bouton Compter les lignes, on clique dessus et là,comme on peut le voir, il y a 1 048 6505 lignes. Donc plus que ce qu'une feuille Excel est capable de gérer. Maintenant, poursuivons. Ok, il est capable, cet ordinateur, de gérer ça. On va supprimer en faisant un clic-droit sur cette table, on va carrément supprimer l'import, et on va aller prendre du plus costaud, pour voir si l'ordinateur encaisse. Alors il faut savoir que si il encaisse, il y aura rien de spécial. S'il n'encaisse pas, ben normalement, il plante carrément. Du moins dans les versions actuelles que j'ai pu voir dans la pratique courante que j'ai dans les entreprises et les administrations. Donc on va aller dans Accueil, Nouvelle source, Base de données, Access. On va prendre donc ce fichier Access 2007-2010 qui fait donc plus d'un giga octet, on fait un Ok. Donc on voit que, à nouveau, c'est un fichier qui contient donc dedans, une seule table, pas de requête, qui s'appelle aussi XLSDonnées. Les données sont tout à fait similaires à avant. On n'a aucun moyen, toujours dans cette boîte de dialogue, de savoir si il y a un certain nombre de lignes, ont fait Ok. Donc là, on voit qu'il a pris un petit peu plus de temps pour afficher les données. Il nous dit toujours qu'il y a plus que 999 lignes. Et puis maintenant, si je retourne dans Transformer, puis je dis Compter les lignes, et bien vous pouvez constater qu'il y a 12 044 587 lignes. Donc il y a, par-contre là, beaucoup plus de lignes qu'avant. Ceci étant dit, on dit Ok, cet ordinateur donc, il gère, même avec une version 32 bits, parce qu'il a largement assez de mémoire vive. Donc effectivement, sachez que c'est le cas. Mais est-ce que je peux charger ça dans Excel ? Alors oui, on va voir, mais évidemment il va y avoir un souci. Donc déjà, je vais supprimer ici dans les ETAPES APPLIQUEES le Lignes comptées. Je veux voir ma table à nouveau. Et puis là on va dire Fermer et charger, et on attend. Et comme pouvez le voir, ici il dit c'est bon, je suis en train de charger, 1 000 000 de lignes, 1 440 000, etc., 2 000 000, 2 500 000, 3 000 000, et il charge, il charge. Et évidemment, ce qui va nous intéresser, c'est Qu'est-ce qui va se passer lorsqu'il va arriver à 12 000 000 de lignes ? Est-ce qu'il va planter ? Bon, on sait que ça va probablement être pas le cas vu qu'il a largement assez de mémoire vive. Est-ce qu'il va nous afficher un message d'erreur, et surtout comment est-ce qu'il va charger ici dans la page Excel ou, si vous préférez dans la feuille, parce qu'on voit qu'il a chargé quelque chose, déjà. Donc là, voilà, il dit Echec du chargement, toujours avec le même message qu'avant. Et si on descend dans la feuille, et bien en fait, on voit qu'il s'arrête à la ligne 102. Et en fait, c'était pareil tout à l'heure, où y'avait 1 045 000 lignes, et on aurait pu observer qu'il se serait aussi arrêté à la ligne 102. Donc voilà pour la démonstration d'un apport d'une base de données relationnelle clients. Donc là je supprime la feuille, puis à nouveau je dis Désactiver le chargement parce qu'on va garder cette table. Donc comme je disais, voilà donc pour une démonstration d'une base de données relationnelle clients avec un certain volume de données, plus gros que un fichier CSV. Donc sachez que, effectivement, le nombre de lignes ici est plus gros que notre fichier CSV, mais en général les fichiers CSV peuvent contenir beaucoup plus de données que ne peut contenir un fichier Access. Parce que Access, je crois que de mémoire, il est limité, je crois hein, ce serait à vérifier, à 2 et quelques giga seulement de données. Alors que les fichiers CSV n'ont pas de limites intrinsèques. Donc voilà pour cette démonstration.

Excel 2013 : Analyse de données avec Power Query

Analysez des données avec Excel 2013 et Power Query. Apprenez à importer, consolider, lier, nettoyer, fusionner ou scinder des données provenant de différentes sources.

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