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SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Importer dans Excel selon une méthode différente

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Découvrez une méthode d'importation de listes SharePoint dans Excel. Travaillez ici à partir de feuilles Excel.
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Transcription

Une seconde méthode existe pour créer automatiquement une liste coté SharePoint, à partir d'une source Excel. Cette deuxième méthode consiste à se baser au préalable sur le fichier Excel. Donc c'est ce que j'ai fait ici, sur celui-ci, qui contient les ventes de mon entreprise. Par contre, restriction importante au départ, il faut que ma saisie Excel soit déjà ce qu'on appelle sous forme de tableau. Pourquoi ? Parce que c'est à partir de ces outils de tableau que je vais trouver une fonctionnalité qui s'appelle Exporter. Exporter vers quoi ? J'ai deux solutions. Exporter vers une liste SharePoint, ou exporter le tableau vers un diagramme croisé dynamique de Visio. C'est la première qui ma intéresse, donc je vais lui demander d'exporter ces données vers une liste SharePoint. SharePoint, rappelez-vous, est un site web, donc il va me demander l'adresse. Donc j'ai fait au préalable un petit copier. Je viens donc ici faire un petit coller, pour m'arrêter à l'adresse du site. J'ai pas besoin de marquer ce qui correspond par la suite à la liste, puisque la liste, elle va être créée à partir de là. Donc dans le site qui s'appelle testcom, je vais créer une liste qui s'appelle Ventes. Donc je viens ici saisir les informations qu'il me faut, avec un majuscule, ça sera très bien. Et maintenant, je n'ai plus qu'à venir lui demander de faire Suivant, continuer l'assistant. Cet assistant va me demander de bien vérifier quelles sont les types d'informations que j'ai dans les colonnes. Hors, par défaut, que ça soit Excel, ou que ça soit toute source de données qui interprète des données reconnait trois types d'informations, du texte, des dates, et ce qui correspond à des montants, ce que l'on appelle coté SharePoint des devises. Je vais voir ce qui va être à la sortie, et commet peut être je vais pouvoir l'optimiser. Il ne me reste plus qu'à faire Terminer maintenant, pour que l'importation de ces données se passe sur la liste SharePoint directement. Dès qu'il aura fini de créer la liste, et de la peupler avec toutes ces informations, il va ici me donner l'URL de cette nouvelle liste qui a été créée dans le site. Donc il suffit que je clique ici, pour atteindre directement la liste qui vient d'être créée. Et voilà ma liste. Alors cette liste on va l'avoir sous forme, à proprement parler de liste web SharePoint. Et voilà ce que j'obtiens, j'obtiens bien ici des dates, la colonne qui correspond à mes commerciaux, les clients, les types de clients etc. Ce qui fait que maintenant, quand mes utilisateurs vont venir pouvoir renseigner et créer une nouvelle vente. Ils vont pouvoir ici créer un nouvel élément qui va leur fournir un formulaire à renseigner avec toutes les informations. La seule chose qui est un petit peu gênante pour moi, c'est que ben, pour mes types clients par exemple, et mes types produits, mes agences et mes pays, dans Excel, j'avais ce qui s'appelait de la validation de données. C'est-à-dire que je ne permettait pas à mes utilisateurs de saisir n'importe quel type client, ou n'importe quel type de produit. Je ne leur permettait de choisir que dans une liste. Hors, lorsque j'ai fait l'importation, cette validation de données n'a pas été récupérée, et pour cause. Parce que ça, c'est SharePoint qui le gère. Donc maintenant que j'ai récupéré ça, allons voir un petit peu sa structure. Je vais donc passer ici sur la partie qui correspond aux paramètres de la liste, toujours pareil, n'oubliez pas, il faut avoir les accréditations pour pouvoir le faire. Et au niveau des paramètres de la liste, j'ai ici ce qui correspond aux colonnes. Et je vois bien la date, il me l'a récupérée comme étant un format de date. Mais par contre vous voyez, mes types de produit c'est une seule ligne de texte. Moi, je ne voudrais pas que ça soit une seule ligne de texte. Je voudrais qu'il ne me permette de choisir que des éléments qui sont déjà dans ma liste. Il suffirait que j'ouvre cette colonne, donc en cliquant dessus, pour lui dire en fin de compte, je voudrais transformer ce type de colonne en une colonne de choix. Et du coup, à partir du moment où je vais lui demander une colonne de choix, il va automatiquement me récupérer les informations de type valeur unique dans ma feuille de calcul, ce qui correspond en fin de compte à ce que j'avais coté Excel avec de la validation de données. Avec ici, un menu déroulant, et je ne veux pas de valeur par défaut, je veux que mes utilisateurs puissent choisir ces éléments. Il ne me reste plus qu'à valider maintenant, et bien évidemment je devrais faire ça sur toutes les colonnes qui ont été récupérées sous format d'une seule ligne de texte. Mais voyons déjà voir le résultat. Si je reviens maintenant sur Ventes comme si j'étais un utilisateur qui dont donc venir ici renseigner un nouvel élément. Donc je viens que ça soit à partir de la barre qui correspond au ruban là, ou choisir un nouvel élément ou pas. Et regardez que là, j'ai bien récupéré le champ qui correspond à la date, c'est ce que nous avions vu. Ici de la même façon, j'ai bien récupéré le choix qui correspond au type de produit, le montant de commande, et tant bien évidemment une valeur qu'il a récupéré avec son format. Maintenant il faudrait que je continue à renseigner les informations, et ici, eh bien c'est le commercial qui est moi même ROUSSEL, je renseignerai les informations de type Client, Type de client, Produit, etc. par la suite. Voilà comment à partir d'une source Excel, j'ai pu créer un liste dans SharePoint, récupérer tout le contenu, et j'ai même pu changer ce qui correspondait à proprement parler au type de contenu de colonnes que j'ai récupéré d'Excel. Dernière petite chose que j'ai à vous signaler. Chaque fois que vous allez importer un fichier Excel pour créer une liste, contrairement à ce que nous avons pu constater précédemment, vous n'avez pas de lien ici qui est créé automatiquement dans le volet de ce qu'on appelle de Lancement rapide. Alors bien sûr, vous pourriez retrouver vos différentes listes crées à partir d'une feuille de calcul Excel, en venant chercher tout le contenu du site. Mais si vous voudriez voir apparaître sur le coté, ce qui correspond ici à votre liste des ventes, il suffit de revenir dans les paramètres de la liste coté SharePoint, et venir lui demander d'être affiché dans ce qui concerne le volet de lancement rapide. C'est par l'intermédiaire ici, dans les paramètres de la liste de la navigation de liste, que je vais pouvoir lui demander d'afficher cette liste sur le coté gauche. Et ça, c'est vraiment quelque chose que vous allez retrouver chaque fois que vous allez créer une liste dans SharePoint, à partir d'une feuille de calcul Excel. Donc, je voudrais rajouter également ce qui correspond, puisque j'ai mes ventes ici, mais regardez que j'ai toujours pas mes clients. Maintenant, si je veux retrouver cette liste, il faut que je vienne dans tout le contenu du site. Je retrouve tout ce que j'ai créé, et là en l'occurrence, j'ai bien mes clients. Maintenant si je viens ouvrir cette liste, j'ai la possibilité par l'intermédiaire de l'onglet Liste, de venir dans les paramètres et de refaire exactement la même opération ici au niveau de la navigation de liste, de manière à lui demander de l'afficher sur le coté gauche, dans le volet de navigation. Voici donc des interactions supplémentaires entre SharePoint et mes différents classeurs Excel, par contre, je vous remontre bien, je viens dans le fichier Excel qui m'a servi de source, je viens changer une valeur. Donc là, en l'occurrence, je vais changer la valeur qui était à 54000, et je vais la passer à 120. Je viens ici fermer et enregistrer mon classeur. En aucun cas, ma liste SharePoint n'aura été modifiée. Ça m'a servi de source à un instant T, mais il n'y a pas de connexion dynamique dans ce sens-là.

SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

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