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Gérer des plannings de projet

Identifier les tâches à accomplir

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Les projets se déroulent mieux lorsque vous commencez par identifier et détailler les tâches à accomplir. La plupart du temps, il est plus facile de commencer par les livrables principaux, puis d'identifier les tâches moins importantes.
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Les projets se déroulent mieux lorsque vous commencez par identifier et détailler les tâches à accomplir. La plupart du temps, il est plus facile de commencer par les livrables principaux, puis d’identifier les tâches moins importantes. Commençons donc par les principaux livrables. Dans notre exemple, ces livrables sont le programme d’intégration, le guide employé, les vidéos, le site et l’information présentielle. Chaque livrable appartient à une section du projet. N’oubliez pas d’y ajouter la gestion de projet, le « reporting », et la communication. Identifiez ensuite les tâches pour chaque livrable. Décomposez-les en plusieurs étapes pour obtenir des tâches faciles à estimer, attribuer et suivre. Lorsque vous avez une section par livrable principale, vous pouvez vous intéresser aux livrables secondaires. Dans cet exemple, ces livrables secondaires sont la formation des formateurs et le calendrier de formation. Pour chacun de ces livrables, identifiez à nouveau les tâches à accomplir. Evaluez ensuite les tâches pour vérifier que leur volume est adéquat. Pour ce faire, vous devez pouvoir les estimer et les suivre facilement. Les durées standards sont entre huit et 80 heures sur une période d’un jour à deux semaines. Voici quelques méthodes pour évaluer le volume des tâches. Décomposez les tâches jusqu’à ce qu’elles représentent un pourcentage faible de la durée totale du projet, par exemple 5% maximum. Répartissez le travail en tâches courtes pour les projets courts et longues pour les projets longs. Par exemple, pour un projet d’un ou deux mois, disons 40 jours ouvrés, définissez des tâches de deux jours maximum, soit 5% de la durée du projet. Pour un projet de 18 mois, choisissez des tâches d’une à deux semaines. Vous pourrez évaluer le volume des tâches pour obtenir une estimation satisfaisante. La tâche peut-elle être attribuée à une seule personne ou à une équipe? Estimez si la tâche sera plus courte que la période de « reporting » pour obtenir des mises à jour ponctuelles. Identifiez la chronologie des tâches. Dépendent-elles d’autres tâches ou éléments à livrés? Cela facilite le suivi des statuts. Si le volume est adéquat, vous avez terminé. Si la tâche est trop volumineuse, suivez à nouveau ces étapes. Pour les gros projets, faites appel à une équipe pour vous aider à décomposer les premières tâches. Ensuite, attribuez les tâches secondaires à d’autres équipes pour détailler le travail à accomplir. Par exemple, attribuez la création du site d’intégration à une équipe de développeurs. Ajoutez les tâches secondaires de vos équipes au projet. Une fois la liste terminée, passez en revue chaque tâche avec votre équipe de planification. Si vous trouvez des doublons, éliminez-les. Vous pouvez aussi réorganiser des tâches pour les attribuer à une seule équipe. Vous obtenez alors une sorte de tableau organisationnel. C’est ce que l’on appelle : « un organigramme des tâches ». Vous pouvez également procéder autrement. Si vous travaillez avec une petite équipe sur des projets d’une dizaine de tâches, vous pouvez travailler sur les détails de toute la liste. Avec cette approche, vous pouvez toujours définir des groupes de tâches. Nous verrons cela plus en détail avec les résumés de tâches. Vous pouvez également procéder de la manière suivante : définissez toutes les tâches du premier livrable principal avant de passer aux livrables suivants. Cela fonctionne bien si le projet est réparti sur plusieurs équipes et si les échanges inter-équipes sont clairement définis. Avec cet organigramme, vous pourrez créer votre planning initial plus facilement.

Gérer des plannings de projet

Améliorez vos connaissances dans la planification de projets. Identifiez les éléments à prendre en compte ainsi que les tâches à accomplir, estimez le temps et les coûts, etc.

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Date de parution :28 juin 2016

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