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Identifier les situations de communication

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Découvrez les situations de communication conduisant à l'écriture de l'e-mail. Voyez des exemples d'amorces reposant sur ces différents types de situation.
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Transcription

Lorsque vous écrivez un e-mail, vous ne l'écrivez pas pour vous ou pour votre plaisir. Vous avez un but, vous voulez signifier ou obtenir quelque chose. En fait, chaque cas de figure entre dans un nombre finalement restreint de situations de communication. On peut en répertorier disons six principales qui sont : « informer », tout simplement d'un acte, d'un événement, « rappeler » pour remettre en mémoire une promesse, une action programmée, par exemple. Je classerais dans cette catégorie l'action de confirmer. « demander », notamment solliciter la réalisation d'un acte, faire connaître ce qu'on attend de quelqu'un, pour ne pas dire ordonner, « accepter », en réponse à une demande, « refuser », toujours en réponse à une demande, « proposer », soumettre spontanément une idée, une solution, un projet. On pourrait aussi parler de préciser, d'accuser réception, même si je n'emploierais pas le terme tel quel dans un e-mail, de transmettre l'e-mail d'autrui, ce qui se rapproche d'informer, etc. Il y a plein de situations particulières mais généralement on peut les classer dans ces six grandes situations. Avant de rédiger votre e-mail, interrogez-vous : dans quelle catégorie de situation de communication entre-t-il ? En général, la réponse nous vient facilement, et pas seulement la réponse, si vous prenez conscience de la situation de communication, vous aurez aussi rapidement en tête votre plan et une idée assez précise de votre texte, en tout cas de l'amorce. Vous n'aurez plus qu'à dérouler le reste. Je vous invite à écrire une introduction assez générale. Quelques mots d'amorce pour chacune des grandes situations qu'on vient d'évoquer. On va le faire ensemble. Pour cette fois, j'utiliserai la première personne du singulier, le « je » et je vouvoierai mon interlocuteur. Vous pourriez tout aussi bien utiliser le « nous » ou bien décider de tutoyer votre interlocuteur, si c'est un proche contact. Allons-y. Informer : « Je vous informe que notre société... », « Je vous annonce que... », « Vous devez savoir que... », « Veuillez noter... », « Pour information... ». Rappeler, cette fois : « Je vous rappelle que... », « Pour mémoire... », « Je suis surpris de ne pas avoir eu de vos nouvelles... », « Mon email du 21/02 est resté sans réponse de votre part, or... », « Malgré mon e-mail du 21/02 et une relance téléphonique, vous n'avez toujours pas... » etc. Demander : « Je souhaite... », « Je vous prie de... », « Merci de bien vouloir... », « Vous seriez aimable de... », « Je vous serais reconnaissant de... » qui fait un peu moins guindé que le « Je vous saurais gré de... ». Accepter : « J'ai le plaisir de vous informer que je peux accéder à votre demande. », « Je suis en mesure de répondre favorablement à votre demande. », « Vous pouvez compter sur moi », « Je suis disposé à vous accorder... », « Conformément à votre demande, je vous consens... », etc. Refuser : « J'ai le regret de vous dire que... », « À mon grand regret, je ne peux donner une suite favorable à votre demande », « En dépit de l'intérêt... », « Il m'est impossible de répondre favorablement. » Proposer : « Je vous propose... », « J'aimerais vous soumettre... », « Vous pourriez... », « Je souhaite vous présenter... » ou même « Voici l'idée que j'ai eue : ». Je suis un peu en délicatesse avec l'expression « Je me permets de » qui signifie littéralement « je m'autorise une certaine liberté. » Elle me semble être à éviter quand on s'adresse à un supérieur hiérarchique. Mieux vaut écrire dans ce cas « Permettez-moi si vous le voulez bien... ». Avec toutes ces différentes amorces selon la situation, vous avez de la matière pour vous inspirer. Le développement dépend de chaque cas particulier et il devrait surgir plus facilement à votre esprit si l'amorce est déjà là. Tout cela est à moduler bien sûr en fonction de la relation que vous entretenez avec votre correspondant. Je vais terminer en vous disant qu'il vaut mieux éviter les modèles de lettres toutes faites que l'on trouve sur le web. Certaines ne sont pas bien écrite, pas bien structurées. Elles ne sont pas forcément adaptées à votre cas. Et à force de proposer toujours les mêmes mots, les mêmes tournures de phrases, ce genre de courriel n'incite pas à la lecture. Montrez-vous un peu original, personnalisez votre e-mail et collez au maximum à votre situation particulière.

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