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Identifier les parties prenantes

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Identifiez les parties prenantes du projet. Assurez-vous que toutes les parties ont une vision partagée et identique de la nature du projet.

Transcription

Une partie essentielle de l'étape une définir le projet et d'identifier les parties prenantes et de s’assurer que toutes ont une vision partagée et identique de la nature du projet. Si vous n'avez qu'un seul interlocuteur, c'est super ! Vous lui donnez ce qu'il veut. Ni souvent, vous aurez affaire à plusieurs personnes qui veulent chacune quelque chose de différent. Le service [inaudible] sera concerné par le budget. Le service client recherchera la qualité et la production [inaudible]. Ou tout simplement ils ont déjà tant de différente concernant la qualité, l'urgence ou les finances. La seule solution est de les réunir autour d'une table, de clarifier les priorités de chacun d'entre eux et de s'accorder sur la nature du projet. Mais attention ! Ce n'est vraiment le rôle du manager de projet de décider du livrable. Si vous le faites, il y a de grandes chances pour que le client se plaigne et soit mécontent. Votre rôle est plutôt d'accompagner la prise des décisions. Personnellement je recommande deux réunions de préparation. Dans la première vous posez la question : « Que voulez-vous ? » Après avoir identifier le but que poursuit votre client, vous faites les étapes de deux à huit. C'est-à-dire, vous faites votre planification. Lors de la seconde réunion, vous présentez votre plan et encouragez les échanges ce qui peut aboutir à avoir plusieurs plans « A », « B » ou « C ». Vous pourriez dire par exemple, « Voici le meilleur plan, il va coûter plus », ou bien, « pour le budget à louer voilà ce que nous pourrons faire ... » Certaines fonctions nous pourrons être opérationnelles. La seconde réunion est la réunion de validation de prise de décisions et d'engagements. Présentez des choix et des options. Vous avez un plan et vous pouvez l'argumenter. Assurez-vous que là, où les personnes qui sont les décideurs, soient présentes. Si on vous dit : « Nous ne pouvons vous donner une réponse ferme aujourd'hui, mais pourriez-vous commencer quand même ?» La réponse est clairement « non ». Ne commencez pas le projet, tant que vous n'avez pas l'accord de toutes les parties prenantes, sur le livrable final. Si vous démarrez un projet bancal, il se terminera dans la douleur. Ce sera un échec pour vous, car vous n'auriez pas fourni au client ce qu'il attendait et ce sera un échec douloureux pour le client, car il n'aura pas ce qu'il espérait. Vous pouvez leur dire : « Je ne peux pas commencer le projet, tant que nous ne sommes pas [inaudible] sur le livrable » . Imaginez que vous êtes une entreprise de maçonnerie et qu'un couple de jeunes mariés vous demande de construire une extension à leur maison et qu'ils argumente entre eux sur le nombre des portes, de pièce, de l'emplacement de la salle d'eau, et qu'ils vous disent : « Demandez les matériaux, commencez les fondations, même si nous ne savons pas exactement ce que nous voulons ». Bien sûr que vous leur répondrez que vous ne pouvez pas commencer à creuser tant qu'ils ne savent pas précisément ce qu'ils attendent comme résultat. Donc, deux réunions. Identifiez les attentes dans la première, et revenez avec un plan pour finaliser l'accord. Et n'oubliez pas, ne commencez pas à travailler tant que l'accord n'est pas signé. Maintenant, pensez au projet sur lequel vous travailler en ce moment. Est-il encore temps d'organiser ces réunions ? Est-il encore temps de rassembler tout le monde et d'obtenir un accord partagé sur le livrable ?

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Date de parution :10 nov. 2016

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