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La phase d'identification des bons destinataires ne doit pas être prise à la légère. Voyez deux exemples de situations à éviter.
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Transcription

L'autre grande question à vous poser avant même d'ouvrir votre messagerie est : à qui est-ce que je vais écrire ? Est-ce une personne seule ou plusieurs ? Qui sera mon destinataire principal ? Voir mes destinataires principaux. Et mes destinataires secondaires. Parfois, cela coule de source. D'autres fois, un peu moins. On entrevoit souvent quelques identités parmis un lectorat potentiel beaucoup plus large. Croyez-moi, cela vaut le coup de se pencher quelques minutes sur la question. Pourquoi ? Imaginez que vous avez cru cerner rapidement, instantanément toutes les personnes que vous jugez concernées par votre email. Ce n'est pas vraiment réussi. A peine l'email tourné, vous cliquez sur envoyer et vous ne vous posez plus de questions. Jusqu'à ce que l'existence de cet email arrive aux oreilles d'un collaborateur, peut-être même l'un de vos responsables que vous avez omis d'intégrer à la liste et qui vous repproche ce manque de délicatesse. Vous me direz : personne n'est à l'abri d'un oubli, c'est pardonnable. Mais plus vous réfléchirez à vos destinataires, plus vous éviterez ce genre d'impair et plus vous vous épargnerez des excuses, des transferts de messages, etc... Il peut y avoir une situation inverse : Une fois encore, vous êtes allé un peu vite. Parmis les destinataires figure une personne peut-être extérieure à l'entreprise qui ne devait pas être dans la confidence. A coup sûr elle recoit l'email et obtient des informations confidentielles. On ne peut pas supprimer un email dejà envoyé. Il part sur le serveur et ne vous appartient dejà plus. Dévoiler une stratégie qui devait rester secrète est une belle faute professionnelle. Raison de plus pour veiller à ce que tous vos lecteurs soient les bons. Pour finir, sachez que cette étape d'identification a un autre effet positif. Elle va vous permettre de visualiser vos interlocuteurs et d'adapter votre discours en fonction d'eux. Par exemple, utiliser un jargon technique si ce sont des collègues qui le maitrisent. Employer un certain ton avec des collaborateurs subalternes ou de la déférence s'il s'agit de supérieurs hiérarchiques. Tout cela doit se définir avant l'écriture.

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