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Comment se définit l'e-mail ? Faites le tour des différentes caractéristiques essentielles, et découvrez en quoi il se distingue des autres moyens de communication en entreprise.
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Transcription

En 2016 dans le monde, il y a près de 5 milliards de comptes e-mails. Le quart est représenté par des boîtes professionnelles. 2,672 milliards d'utilisateurs ont envoyé au moins un e-mail. Chaque jour, 215 milliards d'e-mails sont envoyés, sans compter les spams qui représentent à eux seuls entre 55 et 95 % du trafic global. Nul doute que l'e-mail devienne un jour prochain le premier mode de communication professionnel en France, devant le téléphone, comme il l'est déjà dans certains pays à l'instar des États-Unis. L'arrivée de l'e-mail a fortement augmenté le volume des communications en entreprise et ne cesse de l'augmenter. En moyenne chaque jour, en France, chaque collaborateur d'une entreprise reçoit 88 courriels et en envoie 34. On passe en moyenne près de 2 heures par jour à lire nos e-mails. Et les cadres estiment qu'ils passent plus de 5 heures au quotidien à consulter leur messagerie. Selon une étude du Créfac, 43 % des salariés français sont interrompus toutes les 10 minutes et 31 % avouent être distraits dans leur travail par l'arrivée d'e-mails. L'e-mail a supplanté le courrier classique, il est parfois préféré au coup de téléphone et pourtant il n'a pas du tout les mêmes caractéristiques. Quelles sont ces particularités ? C'est un écrit court, normalement, qui est rédigé et envoyé rapidement, parfois à plusieurs personnes en même temps, qui se lit sur écran, qui peut être transféré, même secrètement, qui véhicule bien sûr un message, une information principale et qui ne coûte rien ou presque. Pour le composer on a différents outils à notre disposition. Premièrement, un accès à notre carnet d'adresses où on aura mis en mémoire, souvent automatiquement, les adresses e-mail de nos différents interlocuteurs. Grâce à lui, on pourra composer des listes de diffusion. Deuxièmement, une fenêtre dans laquelle on tape notre message. Troisièmement, des outils de mise en page assez sommaires qui pourront par exemple nous laisser le choix de la police de caractère, de sa couleur, de l'arrière-plan, etc. Quatrièmement, des fonctions liées à l'envoi. On pourra décider d'écrire un nouveau mail, de répondre à un e-mail et ce de différentes façons, de transférer un e-mail à quelqu'un, de mettre quelqu'un en copie, de donner un titre à notre e-mail et de joindre des documents. Cinquièmement, des outils qui vont automatiser certaines tâches. Vous n'aurez pas à vous préoccuper d'insérer la date d'émission, ni votre adresse e-mail, ni votre signature. Ces informations seront transmises automatiquement d'où un gain de temps considérable. Et je mettrais en sixièmement pour finir, un code informel d'usage partagé par les utilisateurs pour se respecter les uns les autres et qui s'inscrit plus largement dans ce qu'on appelle la nétiquette : l'ensemble des règles de bonnes conduites et de politesse recommandées sur Internet. J'en reparlerai bien sûr dans cette formation. Voilà en gros ce qui constitue l'essence de l'e-mail. Ce n'est pas une lettre, ce n'est pas un texto, ce n'est pas comme un message téléphonique. N'en déplaise aux accros de l'e-mail, il a une utilité particulière qui n'est pas comme celle de ces autres moyens de communication et qui fait qu'il ne devrait pas être employé à tout bout de champ, on le verra par la suite.

Écrire des e-mails professionnels

Comment commencer un e-mail ? Qui mettre en copie ? Est-ce qu’il faut « répondre à tous » ? Apprenez tout ce qu’il faut savoir sur la rédaction et l’envoi d’e-mails professionnels.

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Date de parution :21 déc. 2016

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