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Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

Hiérarchiser en fonction des éléments de portée

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Lorsque vous établissez des plans de projet et des prévisions de dépenses, vous pouvez être sûr que les choses ne se dérouleront pas exactement comme prévu. La gestion de la portée entre alors souvent en jeu.
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Lorsque vous établissez des plans de projet et des prévisions de dépenses, vous pouvez être sûr que les choses ne se dérouleront pas exactement comme prévu. Les variables d'une dynamique de projet sont beaucoup trop nombreuses. Le tout est de savoir comment s'adapter et réagir face à ces changements. La gestion de la portée entre alors souvent en jeu. La portée est l'ensemble des activités devant être effectuées pour réaliser les bénéfices d'un projet. Ces activités nécessitent des ressources, du temps, des personnes, des équipements, etc. Vous pouvez redéfinir ou ajuster la portée de votre projet. Le plus efficace pour faire face aux changements de statut d'un budget est de trouver un compromis entre budget et portée du projet. Voyons quelques moyens courants pour ajuster portée et budget. Un, on peut vous demander d'augmenter la portée, d'ajouter des éléments. Dans ce cas, vous devez poser plusieurs questions. Quel sera l'impact sur le budget ? Obtiendrais-je des fonds supplémentaires en cas d'augmentation des coûts ? Comment concilier cette augmentation de la portée et le planning ? Quel est l'impact financier si je livre plus tard le projet dont la portée a été augmentée ? Les réponses vous indiqueront les options pour vous adapter à l'augmentation de la portée. Vous pourrez ensuite les proposer au sponsor et aux parties prenantes clés. Deux, on peut vous demander de modifier le budget pour réduire les risques. Dans ce cas, vous pouvez avoir à fournir des éléments supplémentaires pour répondre à des risques spécifiques. Par exemple, pour respecter des exigences gouvernementales de conformité ou bien fournir un produit spécifique demandé par votre principal client. Généralement, répondre aux risques nécessite une augmentation de la portée. Mais, parfois, vous pourriez devoir réduire la portée pour répondre à un risque. Par exemple, si vous construisez un nouveau système informatique et que vous décidez d'utiliser le matériel le plus récent mis sur le marché pour en optimiser les capacités. À mesure que le projet avance, les médias parlent de soucis avec le nouveau matériel. Pour éviter le risque d'avoir à traiter ces problèmes, vous pouvez réduire la portée et diminuer les capacités pour ne pas avoir à utiliser ce matériel récent mais problématique. Trois, on peut vous demander de réduire la portée en cas de dépassement des coûts ou pour réduire votre budget global. Dans ce cas-là, je vous conseille de lister vos engagements par ordre de priorité, par ordre décroissant. Pour un gros projet, je regrouperais les priorités par quarts : premier quart, deuxième quart, etc. À partir de là, établissez combien coûte le fait de répondre à ces exigences. Il peut être coûteux de répondre à certaines exigences. Examinez celles-ci en priorité. Comparez les bénéfices potentiels pour l'entreprise et les coûts engendrés par la production de ces bénéfices. Demandez-vous ensuite comment apporter au client un bénéfice maximal pour un coût minimal. Étudiez comment en avoir pour votre argent. Si vous voulez réduire la portée de votre projet, vous devrez réduire les dépenses nécessaires en conséquence. On appelle cela la réduction de portée. Beaucoup de gens réduisent la portée et pensent que ces éléments formeront la base des futurs projets. Soit dit en passant, ce que je vais décrire est souvent appelé la phase deux de planification. Notez qu'il faudra justifier le coût des éléments de portée de la phase deux par rapport à leur valeur commerciale pour l'entreprise. Mieux vaut prévenir votre client que le fait d'avoir défini des éléments de phase deux n'est pas une garantie qu'un projet de phase deux sera livré. Un changement de portée implique toujours des compromis. Votre mission est d’aider votre entreprise à obtenir les meilleurs résultats possible grâce au projet en respectant le budget disponible. Examinez avec soin les alternatives. Décrivez des options et leurs impacts sur la portée et le budget et vous serez bien placé pour aider votre sponsor à prendre les bonnes décisions concernant votre projet.

Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

Étudiez les bases de l’élaboration des budgets et utilisez les techniques d’estimation. Découvrez les différents outils de prévision de projet et assurez le suivi de vos budgets.

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Date de parution :31 janv. 2017

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