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Outlook 2013 : La gestion du temps

Gérer une tâche

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Vous allez voir ici comment vous pourrez modifier, déplacer, effacer une tâche et gérer les paramètres d'affichage.
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Transcription

Nous allons dans ce tutoriel voir comment Gérer une tâche. Alors, j'ai par exemple la tâche Tournage du film promo pour le client XXXXX qui est enregistré sur le compte que j'ai sur mon serveur Microsoft Exchange, et cette tâche a un petit peu avancé, donc lorsque je sais qu'elle a avancé, je reviens sur la tâche en question, en double-cliquant dessus, et je vais indiquer qu'elle est achevé à 25 pour cent. Automatiquement, l'étape passe à En cours de réalisation. Je souhaiterais aussi, parce que je pense que mon nombre de tâches va augmenter dans le temps, je souhaiterais pouvoir me faciliter la vie en terme de recherche par la suite, j'ai donc la possibilité d'attribuer à une tâche, comme à un événement du calendrier, eh bien, une catégorie. Catégories que j'ai actuellement, Bureautique, Gestion projet, Relance prospect, Web, je vais rajouter une nouvelle catégorie, je vais dire Nouveau, et il s'agit de la catégorie Tournage de film. Cette catégorie, je vais lui donner un code couleur, donc, on va prendre par exemple vert, je fais Ok et je valide avec Ok. Et donc, j'ai une catégorie pour ma tâche. Donc, il est possible d'attribuer des catégories à la fois sur les événements dans calendrier, mais aussi sur les tâches. Maintenant que j'ai fait cette modification, j'ai aussi la possibilité à tout moment de changer la priorité. Nous avons vu dans un tutoriel précédent que la priorité, on l’attribuait en choisissant dans cette boîte Faible, Normal ou Haute. Mais il existe une autre solution, pour changer la priorité d'une tâche, c'est le fait de passer par les indicateurs. Si vous cliquez sur Importance haute, vous voyez qu'automatiquement la priorité change dans cette boîte. Si je reclique sur Haut, je reviens en Normal, puisque cette icône, ainsi que l'icône Importance faible, est un interrupteur en réalité, allumé, éteint, allumer, éteint. Voilà, donc, on a la possibilité à tout moment de venir modifier nos tâches, notamment pour changer son pourcentage d'achèvement. Je fais Enregistrer et Fermer, la tâche est enregistrée, vous remarquez que maintenant j'ai une catégorie. Le petit problème que je vois à cette affichage, c'est que je n'ai pas le pourcentage de réalisation. Donc, ça, c'est pas très très pratique, je comprends pas d'ailleurs pourquoi Microsoft n'a pas mis systématiquement cette colonne pour les tâches. Donc, nous allons remédier au problème, je souhaite rajouter en plus de la catégorie et en plus du drapeau m'indiquant si la tâche a été exécuté, la petite coche verte, ou si la tâche est en cours, le petit drapeau rouge, eh bien, je vais rajouter le pourcentage d'achèvement. Pour ce faire, je viens sur les titres des colonnes, je fais un clic droit, je me positionne sur paramètres d'affichage, clic gauche. Dans la fenêtre qui fait son apparition, je viens sur colonne, et dans colonne, eh bien, je vais venir chercher dans cette boîte combo ce qui a très haut... tâche, voilà, tous les champs Tâche, je clique dessus, et dans les champs Tâches je cherche la rubrique Pourcentage achevé. Je clique dessus, je fais ajouter, Cette rubrique, je compte la mettre en autre endroit, je vais la monter, monter, monter, pour la mettre juste après l'objet. Je fais Ok, je confirme par Ok, et là, vous voyez que je vois actuellement que cette tâche est à 25% achevée. Donc, ça, c'est une information qui de mon point de vue, mais ça n'engage que moi, est relativement importante pour savoir où est-ce que nous en sommes d'une tâche. Alors, là, par exemple, cette tâche qui est terminée, bien, était terminée à 100%. Voilà donc quelques petites possibilités pour gérer nos tâches. Nous avons aussi la possibilité de déplacer une tâche d'un compte à l'autre. Là, je suis sur mon compte Microsoft Exchange, mais je peux prendre, par exemple, cette tâche, la glisser, pour venir me positionner sur le compte local le compte que j'ai sur cet ordinateur. Je lâche mon bouton de souris quand je viens sur ce compte, je trouve bien ma tâche à cet emplacement. Donc, il est possible avec toutes les informations bien évidemment que j'ai mise dedans. J'ai donc la possibilité à tout moment de prendre n'importe quelle tâche et de la déplacer pour la positionner dans un compte ou dans l'autre. Voilà donc quelques-unes des possibilités. Il n'en reste une qui peut avoir son intérêt, c'est le fait de pouvoir supprimer une tâche. Quand vous voulez supprimer une tâche, parce qu’elle ne vous intéresse plus pour une raison, pour une autre, vous cliquez dessus et vous cliquez sur l'icône Supprimer qui va vous permettre donc de supprimer cette tâche, ou vous faites Ctrl+D, D pour Delete en anglais effacement, ou encore vous appuyez sur la touche Suppr, ce qui permet de détruire cette tâche. Je vais faire Ctrl+Z pour ramener ma tâche, Ctrl+Z, c'est zéro, je remonte d'un cran. J'ai enfin une dernière possibilité, c'est de dire que ma tâche en question est terminée. C'est donc une manière aussi de la modifier. Pour dire que ma tâche est terminée, bien, je clique tout bêtement sur l'icône Marquer comme terminée(s), comme ceci, et là vous remarquez que le pourcentage passe automatiquement à 100 %. Je retire la coche. J'ai aussi une autre possibilité, c'est de cliquer soit ici, pour dire que c’est terminé, soit de cliquer sur le petit drapeau ici pour dire que c'est terminé. Donc, tous les chemins mènent à Rome, eh bien, je vous convie à utiliser [inaudible] de ces options pour indiquer que votre tâche est terminée.

Outlook 2013 : La gestion du temps

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Date de parution :24 déc. 2013

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