​Outlook 2016 : Astuces et techniques

Gérer une ou plusieurs signatures

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Dans cette vidéo, vous allez voir comment créer et gérer une ou plusieurs signatures. Apprenez aussi à définir leurs utilisations.
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Transcription

Nous allons aborder maintenant le sujet des signatures dans Outlook. Donc bien évidemment je vais venir ici créer un nouveau message. Quand je crée un nouveau message, j'ai ici directement sur le premier onglet qui s'appelle « Message » la possibilité d'insérer une signature que je n'ai pas encore créée, que nous allons créer ensemble. Donc ici, pas de signature par défaut, je vais créer ma première signature. Voilà, c'est le nom donc que je lui donne et puis ici, je n'ai plus qu'à saisir ce qui m'intéresse : « Cordialement, Sabine Paris ». Voilà, je pourrais effectivement, également venir rajouter ça en termes de mise en forme parce que je voudrais de l'Arial, je voudrais que ça soit un peu plus gros, je voudrais que ça soit en gras, vous avez compris le principe, je ne vais pas en revenir dessus, on est quand même sur des trucs et astuces d'expert. Donc çà, c'est ma première signature, mais je ne suis pas du tout obligée d'en garder une, je peux très bien créer une nouvelle signature, on va y aller, je vais enregistrer la première. Et là, je vais commencer à faire un peu plus consistant puisque je vais avoir la possibilité de choisir quelle signature, donc imaginez que moi j'ai créé déjà des éléments dans un document Word que je vais aller récupérer. Donc là ce que je vais faire c'est la partie qui correspond au slogan. Donc je viens créer ici le nom et puis je vais retourner ici dans mon document Word. Puisque j'ai un slogan d'entreprise, je vais récupérer la totalité de ce slogan je vais juste me contenter de faire un petit « copier-coller » et je reviens ici sur Outlook, voilà, sur la création de mes nouveaux messages et puis je n'ai plus qu'à venir ici faire un « CTRL-V » pour appliquer en fin de compte cette signature que je vais à nouveau ici signer en faisant « Cordialement, Sabine Paris ». Ok, je peux à nouveau en créer une autre supplémentaire que je vais appeler « Présentation société ». Je n'ai plus maintenant qu'à aller chercher dans mon document la présentation de ma société. Et voilà qui est fait, un petit « CTRL-C », je reviens au niveau de ma signature et je fais un petit « CTRL-V » et puis je pourrais venir rajouter ici en-dessous, bah quelque chose qui correspond au logo de l'entreprise par exemple, voilà ! Et je n'ai plus qu'à venir maintenant enregistrer les modifications de cette nouvelle signature. Alors ça c'est une première chose, j'ai donc pu créer deux, trois, dix signatures hein, pour vous donner des exemples, moi je crée schématiquement des signatures spécifiques avec des événements dans l'année, pour les fêtes, pour ce genre de choses, alors bien évidemment je vais définir quel va être le comportement à la création des nouveaux messages, par rapport à mes signatures. Par défaut, Outlook vous propose automatiquement la dernière signature que vous avez créée pour les nouveaux messages. Bien évidemment, je pourrais en choisir une autre et puis je pourrais très bien lui dire : « moi, ce que je voudrais faire c'est les choisir à la volée », c'est-à-dire quand je vais créer mes nouveaux messages. Donc là, je vais dire « Aucune ». Nous avons également la même type de choix au moment du transfert ou de la réponse à certains messages. Donc c'est pareil, je pourrais choisir une signature par défaut ou n'en choisir aucune à ce moment-là et choisir au moment à proprement parler de la création, après de nouveaux messages. Donc c'est ce que je vais laisser moi par défaut, je demande rien. Je n'ai plus qu'à venir valider maintenant la création de mes signatures et je suis partie de la création d'un nouveau mail. Donc regardez que je vais pouvoir lui dire : « tiens, je voudrais mettre ma première signature » ou alors je vais pouvoir changer et je veux mettre mon slogan ou alors bah, je vais venir ici définir que je veux la présentation de la société. Donc voilà en fin de compte ce que je vais avoir à ma disposition pour faciliter la création d'éléments répétitifs dans Outlook. Vous voyez que la notion de signature ce n'est pas uniquement « Cordialement, Sabine Paris ».

​Outlook 2016 : Astuces et techniques

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Date de parution :28 avr. 2016
Mis à jour le:7 nov. 2016

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